电子文件（Electronic Records/documents）是世纪中期以后出现的新名词，是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。早些时候曾有“机读文件”、“数字文件”等称谓，近年来逐渐被“电子文件”所取代。

关于电子文件的定义，目前尚未有统一的说法。国际档案理事会电子文件委员会1997年制定的《电子文件管理员会 指南》中给出的定义是：“通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件”。美国联邦管理法规对电子文件的解释是：“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。”我国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1--2000）的定义为：“电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。”我国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》(GB/T17678.1—1999)则将电子文件定义为：“能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。”该标准同时提出了电子档案的定义：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软硬件说明。”综观这些定义，其要点不外乎有这样三条：一是用计算机生成和读取；二是用数字代码记录信息；三是要符合“文件”的要求。

在国外学者的著述中，较多使用的是电子文件，但也有少数人使用“具有档案性质的电子文件”（Archival Electronic Records）或“ 电子档案”(Electronic Archives）的提法。国际档案理事会电子文件委员会1994年至1995年对全世界1000个档案馆关于电子文件管理的问卷调查，凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”，而不称“电子档案”。产生这种现象的原因大概有两个方面：一是在电子环境中，文件和档案的界限不像纸质文件与档案那么清楚，索性全部称为电子文件；二是目前电子文件的法律效力尚未得到全面的认可，电子文件尚未取得与“档案”一样的法律地位，但是，档案馆又不能等这些问题都解决了再来接收电子文件，因此，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”，当然这不仅仅是名称上的简单变化，其中也蕴涵着深刻的含义。

电子文件作为现代信息技术的伴生物，具有与传统纸质文件完全不同的特征。其特征归纳起来主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。这些特征决定了对电子文件必须采用与以往不同的管理方法。电子文件问世的时间还不长，如果把计算机技术比作它的母体的话，计算机软硬件技术及其通信、网络等相关技术的发展都会对它的生成、保存和利用方式产生直接的影响。今天描述的电子文件特性，只能是今天情况的近似反映，随着时间的推移，它可能在一些方面发生变化，但现有的许多特征是会伴其终生的。

电子文件在我国、在全世界的应用领域、应用范围日益广泛，数量日益增加，它给档案管理工作、档案学研究提出了新的全方位的挑战。机关、企事业单位的文件--档案管理流程要重构，档案馆的馆藏组织方式要变化，档案机构的角色和职能要转变，由此还将导致档案学某些基本理论的发展和变革。

从我国档案及其名称的演变中可以看出我国的档案文化源远流长。档案是历史的真实记录，是人类社会文明进步的明鉴。这不仅反映在档案的内容上，而且表现在档案的载体、形态等外在特征上。周代青铜器制造技术的成熟、奴隶制的发展、疆土的扩大以及国家权力的加强，使许多青铜钟鼎具有了档案的性质；我国具有代表性的铁质钟鼎文档案，大约始于冶铁业发展和成文法公布的春秋时期；秦汉以后石刻碑碣的大量出现与金属工具的普遍使用及其他社会背景直接相关；纺织业的发达使之有可能成为书写材料而有了缣帛档案；造纸术的发明使我国拥有最早的纸质档案；摄影、录音、录像技术的发明和进步造就了各种类型的音像档案；电子文件更是现代信息技术的结晶。从档案的出现到每一次变化，都是人类记忆的一次进步，人类的记忆从大脑中独立出来之后，由其记录载体和记录方式的变化，不断向高密度、易传递、易查找、多媒体的方向变化，越来越丰富、准确地反映社会生活的真实面貌，成为连接过去、现在与未来的纽带。

摘自于－《档案之窗》http://www.dawindow.com/tech/201807/103.html