据现有的较为可靠的材料分析，“档案”一词，在明末清初已被使用，目前发现最早见诸文字的是《清太宗皇帝实录》崇德三年（公元1638年）正月甲午日的记载，其中有三处出现“档案”一词。原文为：“初，户部承政韩大勋为其家人李登法司首告盗取库内金银、珍珠等物，搜获黄金七两，银十五两五钱、珍珠七两九钱。又讯，大勋据供，‘从刑部赍金二十七两。我与布丹、赫世密三人同谋盗取是实’等语。⋯ .坐此议：众人同谋盗金，故不记档案，俱应论死。⋯ .赫世密系值日官，他物皆记档案，独金数未经登记，姑免死，革职，解部任，鞭一百，贯耳。阿尔拜系值月笔帖式，他物皆记档案，独金数未经登记，姑免死，解部任，鞭一百，贯耳鼻。”①这里的“档案”是指仓库财务的登记簿。在顺治年间的官府文件中也出现了“档案”一词。顺治十五年（ 年）九月二十五日浙江巡抚陈应泰揭帖：“因年久记不得了，还当查彼时出征档案。等语。及查档案，并无马进宝带来兵丁数目。”②现存清代档案康熙十九年（1680年 ）的《起居注册》中即曾谈及“档案”。该年十月，在披阅秋审众犯册时，“上问： ‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。从十六年（1707年）杨宾的《柳边纪略》中说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也。存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”这一名词的说明，因而为我国许多档案学著作经常引用。尽管有人对该书及其关于档案的记述持有某些异议，但它总是较早对“档案”的一种解释，所以至今仍不失其作为辞源的参考意义。据《东华录》在清入关以后，确曾明令“各衙门奏事俱缮本章，不许复用木签”，改用纸张等书写。但由于习惯相因，仍将保存起来的文书称做“档子”、“档案”。在其后的律令条例中，则多处使用诸如“缮写文书、收贮档案”、“录存档案”、“档案副本”等称呼。

从语义学方面来研究，中国使用的“档案”一词也很可取。“档”，《康熙字典》解为“横木框档”，就是木架框格的意思；“案”，《说文解字》释作“几属”，就是像小桌子一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文书叫做一案，并通称收存的官文书为“案”，或“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的文书案卷，而且把放置档案的架子称为档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，至今我们称档案，依然有形象的和内在的意义。它的科学定义，乃是这一直义的深化和发展。

摘自于－《档案之窗》http://www.dawindow.com/tech/201807/103.html