——全面贯彻实施《关于加强重特大事件档案工作的通知》之四

利用是发挥档案作用、实现档案价值的关键环节。利用不充分是当前重特大事件档案工作存在的问题之一。为此，《关于加强重特大事件档案工作的通知》（以下简称《通知》）提出“要不断提高重特大事件档案利用效能”。持续提高重特大事件档案利用效能是实施《通知》的重要任务。

  第一，准确把握提升重特大事件档案利用效能的有关要求。发生时间、发生地点都具有不确定性是重特大事件的特点，因此重特大事件档案利用需求和特点与我们日常档案利用服务也有很大的差别，这给重特大事件档案利用带来了较大的难度。《通知》就不断提高重特大事件档案利用效能提出了4个方面的要求。一是对各级档案主管部门提出要求，明确要加强统筹协调，推动档案馆、档案室协同响应、信息互通、资源共享，在符合保密规定前提下，实现重特大事件档案跨地区跨部门跨层级查询利用。二是对各级各类档案馆、档案室提出要求，明确要建立重特大事件档案服务快速响应机制和绿色通道，主动研判档案利用需求，简化优化档案利用流程，优质高效做好查档服务，及时精准提供相关档案资料。三是对重特大事件档案资源的深度开发利用提出要求，明确要整合有关部门和高等院校、科研机构的力量，加强重特大事件档案资源深度开发，形成一批可借鉴、可复制的典型案例，为现实工作提供服务。四是对各级档案主管部门、档案馆、档案室提出要求，明确要落实相应机构和人员负责重特大事件档案工作。贯彻好这些要求，是《通知》实施的重要任务。

  第二，采取措施实现重特大事件档案的跨地区跨部门跨层级查询利用。重特大事件的不确定性决定了其档案利用人员、利用内容的不确定性。这种不确定性决定了重特大事件档案的跨地区跨部门跨层级利用是一种常态。如疫情初期，对“非典”时期档案利用需求最迫切的是湖北省武汉市，但“非典”档案主要保存在北京，武汉需要调用这些档案存在很大难度。为了应对这种跨地区跨部门跨层级档案利用需求，要从3个方面着手加强相关工作。一是加强统筹。重特大事件一旦发生，对档案调阅利用的时间要求是分秒必争。档案主管部门要第一时间快速响应，分析重大事件档案利用需求，协调有关档案室、档案馆快速提供档案，与重特大事件档案利用部门和人员精准对接，实现重特大事件档案的跨地区跨部门跨层级快速调用。二是充分发挥协调机制作用。随着《通知》的实施，各级档案主管部门将陆续加入重特大事件工作协调机制。各级档案主管部门在重特大事件档案利用中要充分发挥协调机制的作用，通过协调机制全面了解突发公共卫生事件应对进展，精准识别档案利用对象和内容，提高档案利用的精准度。三是加大重特大事件档案利用工作的协调力度。重特大事件档案利用一般涉及多个部门，加上重特大事件档案利用较为紧急，极易造成多头指挥、多头对接的混乱局面，影响重特大事件档案利用工作效率。《通知》特别要求，要明确相应机构和人员负责重特大事件档案工作。为此，包括档案主管部门、档案馆、档案室等在内的各级档案部门，要实行重特大事件档案工作归口，在重特大事件档案利用过程中，由相应的部门和人员统一协调指挥，加强协同，以提高重特大事件档案利用效能。

  第三，提高档案馆、档案室重特大事件档案利用效率。各级档案馆、档案室是提供档案利用的场所，也是重特大事件档案利用的关键环节。根据《通知》要求，应做好以下几个方面的工作，提高利用效率。一是建立快速响应机制。为了应对重特大事件档案利用紧急的需求，档案馆、档案室除需要指定部门或人员归口负责外，还应建立重特大事件档案利用值班制，在重特大事件发生时能够对档案利用作出快速响应。二是要主动研判需求，提前做好相关准备。为实现重特大事件档案利用的快速响应，档案馆、档案室应实现“平战结合”，在平时做足功课。加强对重特大事件档案利用需求研究，梳理出参与重特大事件应对管理的不同部门、不同人员在不同阶段对不同档案的利用需求，将各阶段的有关人员对档案利用内容拉条挂账，形成应急方案。要提前准备目录，提前准备档案数据，提前熟悉馆室藏重特大事件档案内容等。三是简化利用流程。为实现重特大事件档案利用快速响应，档案馆、档案室还要简化重特大事件档案利用流程。如提前对重特大事件档案进行利用审核，在符合保密规定前提下，尽可能使重特大事件档案开放。简化重特大事件档案查阅审批手续，如实现重特大事件档案查阅现场审批或尽可能简化审批。还可以采用重特大事件档案利用人员备案制，提前对重特大事件应对管理部门档案工作人员进行备案，从而简化档案利用时的身份核验工作流程。四是主动送档案信息上门。重特大事件发生后，往往需要大量人力物力投入到应对处置工作中，应对处置部门人力物力较为紧张。此时，档案馆、档案室最好能够主动将重特大事件档案信息送达正在承担或参加重特大事件应对管理的单位和人员，更加快速地响应利用需求。五是用好重特大事件档案数据库。档案专题数据库对于提高档案利用效率具有独特的作用，要尽可能投入使用。已经建设重特大事件档案数据库的单位要做好利用授权，将重特大事件应对管理部门人员纳入数据库检索用户。已经着手重特大事件档案数据库建设或完成建设工作的单位要加紧数据充实工作。

  第四，做好重特大事件档案资源深度开发利用工作。深度开发档案资源是提高档案利用效能的有效途径。贯彻《通知》精神要做好以下工作。一是开展案例库建设。案例具有典型、形象、易用等特点。以重特大事件档案信息为基础，就重特大事件应对管理的方法以案例形式予以呈现，是进一步发挥重特大事件档案作用的有效措施。《通知》对重特大事件档案资源深度开发工作重点要求是“形成一批可借鉴、可复制的典型案例”。档案部门要整合力量，与重特大事件应对管理部门、高等院校、科研机构等合作，形成一批可借鉴、可复制的典型案例，汇总形成案例库，为重特大事件应对管理工作提供服务。重特大事件案例一般有以下内容：事件概述，包括发生时间、事件内容、涉及范围、事件损失等；事发地周边环境，包括地理标签、行政级别、周边环境、事件主体；事件基本情况，包括事件级别、事件类型、伤亡情况、涉事企业等；事件演化过程，一般以时间顺序，分阶段将事件关键节点表述清楚；事件特点分析；可吸取的经验与教训。二是开展重特大事件档案编研工作。档案编研可以缩短利用者获取有用档案信息的时间，提高档案利用的精准度。具体做法是将重特大事件档案按照事件进行汇编，形成汇编型档案编研成果。一般以事件为单位，以事件发生、处置、调查、事后重建的顺序编排档案。综合档案馆还可以按重特大事件类别进行重特大事件档案编排，形成多种类型重特大事件系列汇编成果。三是开展重特大事件规律特点研究。档案馆、档案室保存有丰富的档案资源，对于分析重特大事件发生、发展、处置等的规律具有得天独厚的优势。要发挥好这种优势，利用重特大事件档案，开展重特大事件研究，形成资政报告，为本地区本部门本单位预测、应对、处置、事后重建等提供决策参考。

  原载于《中国档案报》2023年6月29日 总第4002期 第三版