赴境外征集档案是一件富有挑战性的工作，充满艰辛。2004年以来，青岛市档案馆先后赴德国、美国、日本、奥地利、英国等国征集复制青岛历史档案资料90多万页，照片9000余张，地图近400张，电影560分钟，还购买了近300册青岛历史图书资料原件。这批档案大大地丰富了青岛市档案馆馆藏内容。

    在笔者多年的赴境外征集档案工作中，发生了很多或值得回味、或值得思考的故事，对今后的境外征集工作或许会有所启示。

    彼“青岛”非此青岛

    在赴美国国家档案馆征集档案之前，我们提前通过其网站检索了馆藏青岛档案的目录，发现有多部电影的摘要中有“青岛”的关键词，遂将这些电影列为重点征集目标。

    在美国国家档案馆，笔者调阅的电影档案分为三种载体：凡是已经数字化的提供光盘，已经转录的提供录像带，原始电影提供拷贝。利用方式为馆方提供计算机、录像机和电影机等播放设备，由利用者自行播出查阅。刻录在光盘、录像带的电影很快就查阅完毕，确定了复制内容，但是在播放电影环节却花费了1个多小时。学会操作放映机不难，问题出在对一部有6个拷贝的电影内容的判断上。虽然其内容明显是日本的影像，但是笔者还是寄希望于电影中或许会出现与青岛有关的场景，坚持快速浏览了整部电影，结果一无所获。

    事后，我们仔细研究了档案目录，并查阅相关资料，了解到这是一部涉及日本爱媛县大洲市的海中小岛——青岛的电影。有关人员在翻译地名时将其与中国青岛混为一谈，导致目录著录错误，误导了利用者。

    大多数情况下，通过国外档案馆网站只能检索档案目录的条目，有的可以看到内容摘要，但毕竟没有见到档案全貌，无从把握档案的具体内容和价值，类似的事情在涉外征集工作中屡屡发生。

    可以说，赴外征集档案能否取得满意的成果，掌握准确的档案目录是最为关键的因素。所以，在行前应尽可能采取措施，把档案线索摸得更广、更细、更准。日本、德国等国集中保存涉及青岛档案的机构非常多，我们请专业公司开展调查，做出详细的档案征集目录，在出国前已经明确了重点征集的对象，作了工作预案，在实地判断档案价值之后，有利于尽快进行取舍，作出是否复制的判断；对馆藏青岛档案不多的档案馆，我们则直接提出具体的征集范围，使征集更具针对性。如在奥地利军事档案馆，我们将征集内容具体到在青岛沉没的“凯瑟琳皇后号”巡洋舰档案史料，并及早提交预约查档目录，对方不仅有充足的时间准备档案，还派出海军史专家，与我们交流关于该舰的研究成果。

    选择适用的征集方法

    赴美国国家档案馆征集档案，是笔者首次率团赴外征集档案。此行的主要征集目标之一，是复制美国驻青岛领事馆档案。根据行前调查，美国驻青岛领事馆档案有308卷，全部档案均为精装订，每卷档案在500页以上，非常厚，馆方不允许复印和扫描，但可缩微拍摄，缩微拍摄每画幅需支付0.5-0.6美元左右，为此，我们准备了相应的复制费用。

    到工作现场后笔者发现，利用者普遍自带照相机拍摄档案。经调卷核实，美国驻青岛领事馆档案均为文书档案，主要价值在于历史研究，没有必要进行精度较高的专业复制。笔者遂形成了委托当地留学生家属拍摄档案的方案。按照这一方案，我们购置了笔记本、数码相机和小型三脚架，聘请2名留学生家属，拍摄每页档案向其支付8美分工资，另据实支付市内交通、工作午餐、光盘刻录、国际邮寄等费用。此次实际拍摄档案近20万页，实际支出费用仅为预算的四分之一。

    档案复制的方法多种多样，但适用的方法就是最好的方法。一般而言，赴外复制档案有购买成品、购买服务和自行复制等多种方法，应根据实际需要加以选择。如在美国国家档案馆，我们以每卷90美元的价格购买了76卷外交档案缩微胶片。由于这些档案涉及青岛的内容极为分散，如果挑选复制，需要花费较多的时间和人力。在日本，由于集中保存青岛档案的机构甚多，我们通过购买服务的方式，委托一家当地公司代为复制档案，将分散保存的档案按照统一的标准和方式集中复制回来，确保了复制工作的顺利开展。这种办法复制质量高、进度快、节省时间，但成本较高。对具有展览价值的档案，特别是照片档案及地图，我们自带扫描仪、照相机，进行高精度复制。但需要注意的是，并非所有的机构都允许利用者自行复制，复制前应征得馆方同意，以免造成误会。我们在德国巴伐利亚州图书馆复制青岛历史照片时，由于没有了解该馆规定，用照相机和扫描仪自行复制，该馆工作人员发现后提出异议，我们真诚地表示歉意，按照其规定当面删除了数码照片，并请该馆代为复制，得到了对方的谅解和支持。

    随着信息化的发展，许多国外档案馆、图书馆及历史研究、教育机构通过网站，发布档案数字化成果，有的允许用户自行下载，有的可有条件使用，对此可善加利用。如日本亚洲史料中心发布了日本国立公文书馆、外务省外交史料馆、防卫省防卫研究所的部分馆藏档案，对研究中国历史具有较高的利用价值。

    民间征集别有天地    

青岛市档案馆的工作人员在德国耶琳女士家征集档案

    在德国慕尼黑郊区的一个偏僻小镇，我们拜访了耶琳女士。她出生于北京，是417名曾经在中国生活过的德国老人自发组成的“德国东亚人会”副会长，收集了大批德国人在中国生活的档案史料，这个组织还定期刊印会刊，交流研究成果。耶琳女士对青岛的感情源于她的爷爷鲁道夫·斯戴兹。他是第一批抵达青岛的德国士兵，在青岛服完兵役后，进入海关工作，1902年至1903年到济南府担任警察教练，其后从事胶济铁路治安管理工作。耶琳保存了她爷爷1907年在青岛拍摄的许多照片。在耶琳女士家中，我们现场扫描和翻拍了一批青岛档案史料，其中不乏视角极为独特的档案。如《青岛及近郊防御计划》地图，详细记录了德军的防御阵地和部队实际部署情况，其特别之处在于该图是日德青岛之战后由被俘德国人绘制的，绘制和印刷的地址是日本阪东。

    开展民间档案征集要特别注意与档案保存者深入交流，考证档案的内容与出处，否则往往很难理解档案的内容。另外，与征集馆藏档案相比，掌握民间档案的线索要复杂得多。我们在德国顺利开展民间档案征集工作，与在青岛出生并生活了16年的波恩大学教授马维利有直接关系。马维利教授长期研究青岛历史，掌握了大量官方和民间的涉青档案，为我们联系民间档案保存者提供了大量线索。在拜访马维利教授时，我们向他赠送了他和母亲、哥哥在青岛居住时的外侨档案仿真复制件，他十分感动，对我们工作予以极大的帮助。

    善于宣传赴外征集档案的成果，对进一步增加档案征集线索会起到意想不到的效果。一位德国驻华使馆的青岛籍工作人员，通过我们在德国海外历史学会所作的“档案征集与青岛历史研究”学术报告，主动介绍德国专家韦伯先生及其家人专程到青岛，捐赠其父在青岛形成的档案照片和资料。我们精心举办了捐赠仪式，请新闻媒体重点报道其捐赠档案的做法，韦伯先生非常满意，回国后多方宣传我们重视保护历史档案的做法，拓宽了档案征集工作范围。

    不拘一格辟蹊径

    借助国家间文化交流活动征集档案，为青岛市赴外档案征集工作再添新章。今年6月，德国驻华大使馆薄瀚德公使向青岛市档案馆移交了青岛德国老建筑档案。这批档案是中国德意志文化遗产基金会中国德国建筑档案调研项目——《青岛德国建筑文物保护计划》的调研成果，汇集了从德国联邦档案馆、军事档案馆、德国外交部政治档案馆等复制的青岛德式老建筑档案资料，共计175份图纸、78张照片、60份文献资料、3份博士论文，其中包括1898—1914年青岛城市规划图、城市地图、青岛德国建筑设计图纸、老建筑照片等。

    东洋文库是世界知名的东亚历史文献中心，也是日本开展青岛历史研究工作的机构之一。通过其网站我们了解到，在该文库收藏的青岛历史资料目录中，有200余本资料青岛市档案馆没有收藏，同时了解到对方馆藏也不完备。为了增进交流，节约双方经费，我们形成了互换资料数字化成果的思路。在拜访东洋文库期间，主动提出按照对等互惠原则进行交换的计划，并现场提交我馆拟交换资料的目录，得到对方的首肯，换回200多册图书资料、实现了双赢。

    在国外收购档案资料原件，也列入我们赴外征集工作的日程。收购主要通过两个途径：一是通过网络收集资料出售信息，确认其价值后购买；二是到旧书店、文物市场直接采购。如笔者曾经在日本东京神田、大阪梅田的中古书店买到大量青岛的老明信片、古旧图书资料，在英国伦敦滑铁卢桥下找到出售十八、十九世纪中国地图的书摊等。这些原件既有历史研究价值，还有鉴赏价值，应列入收集的重点范围。

    原载于《中国档案报》2014年9月12日 总第2660期 第三版