山东省青岛市档案馆馆藏报纸3600余册，形成时间最早的为1903年出版的《胶州报》。馆藏报纸比较全面地记载了青岛各个历史时期的发展变化。但由于没有对报纸内每篇文章进行著录，使报纸中的大量信息没有很好地发挥其作用。基于此，青岛市档案馆从2004年7月份开始开展馆藏报纸的篇名级著录，着手建立馆藏报纸篇名级数据库，截止目前，该项工作已取得初步成效。

为了做好馆藏报纸篇名级数据库的建设，在进行数据库建设伊始，先对馆藏报纸进行了摸底调查，最终确定从利用频率较高、报纸纸张状况较差但已经进行了数字化的建国前青岛地方报纸入手进行著录。原则上报纸内容全部著录，主要包括新闻、文学作品及部分有检索利用价值的广告，著录项目包括了可以用于检索利用的资料编号、题名、报纸名称、报社名称、版面、出版日期、责任者、文章体裁等，以满足不同用户从不同途径检索利用的需要。考虑到馆藏建国前报纸年代比较久远，纸张大部分已经发脆、变黄，每次翻阅都会受到不同程度的损坏，而这部分报纸已经进行了数字化，所以该馆决定直接对照数字化后的全文进行著录，最大程度保护报纸原件。

在报纸篇名级数据库建设过程中，为了保证数据库的质量，该馆在调查研究的基础上，首先制定出简便易行的馆藏报纸著录办法，该办法对著录用软件、著录范围、著录项目、著录方法及著录质量进行了详尽的规定，并按照此规定对著录人员进行必要的业务培训，使著录人员能熟练运用著录程序进行著录。为了保证著录质量，要求各著录人员每天拿出一定的时间浏览自己当日的著录条目，自己验收合格后再告诉负责人员进行验收，做到日事日清。著录的总差错率控制在4‰以内。

经过一年的努力，已著录完馆藏建国前青岛地方报纸中的《青报》、《青岛公报》、《公言报》、《健报》、《民治报》、《民言报》等，共计形成38万余条数据，报纸篇名级数据库已初具规模，并开始发挥作用，结合数字化全文提供利用，有效地保护了报纸原件。