随着我国成功加入世界贸易组织和全球经济一体化的趋势，国有企业走出国门参与国际市场的竞争变得日益频繁。国有企业到境外建立分支机构、与外方合资合作，在境外推广品牌、开拓市场已形成一定规模。对于国有企业档案部门，如何开展境外企业的档案管理工作是值得我们深入研究的新课题。

　　2005年9月，国家档案局下发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，对驻外机构和境外企业档案的工作提出了原则性要求和指导性意见，为国有企业加强对境外企业档案的管理提供了有力的指导依据。

　　笔者所谈对境外企业的档案管理，主要是指国有企业在境外设立的分支机构、全资公司、合资公司（以控股公司为主）的档案管理问题。境外企业档案主要是指境外企业在工作中形成的具有查考和保存价值的各种形式的记录。境外企业从筹建到发展过程中，档案，作为企业资产的一个重要组成部分，其管理问题应当予以足够的重视。国有企业应通过建立有效的监督与管理机制，加强对境外企业档案的指导与管理。

    一、境外企业档案管理工作当前面临的主要问题

　　1. 境外企业档案的管理还得不到足够的重视。由于驻外机构、境外企业受国内母体公司的领导，主要任务是开展业务、开发市场，业务指标的完成情况是考核的唯一依据，至于档案的管理目前还提不到领导的议事日程。特别是新设立的境外企业，其内部人事、财务、业务等各项管理措施尚未建立、有待规范与完善，至于档案的管理很容易被忽视。另外，国外的档案管理机构对企业档案管理方面基本上没有什么明确的规定，企业的档案由企业自己来管。国外档案管理模式与我国档案管理又有很大差异，因此境外企业，尤其是处于起步阶段的企业，易忽略档案的管理问题。国有企业派出的境外企业负责人在主观上对档案管理问题还是予以重视的，但是由于没有专门的人员，档案在业务管理上缺少参考依据，是造成境外企业档案管理不力的生原因素。

　　2. 档案管理要求在境外企业落实有一定困难。国有企业在境外的办事机构，其管理模式如同国有企业一个部门，人员主要从国有企业内部派出，这些驻外人员工作方法与工作习惯往往沿袭母公司管理方式，各方面管理相对来说会规范一些，加强档案管理的要求便于落实。而对于国有企业在境外的全资、合资公司（主要指控股公司）而言，落实档案管理的要求难度则相对大一些。这些公司管理体制是全新的模式，许多工作人员是从当地聘用的，对于国内提出的档案管理问题他们在观念上难以认同，实际管理过程中也有诸多问题。比如我们国有企业档案管理是集中统一管理的原则，而国外企业则是各个部门管理自己部门形成的文件，基本上是各自为政。境外企业在内部机构、人员的设置上，类似国内企业的综合管理部门主要职能是管理公司内部行政事务、法律事务、公共关系事务等，基本上没有对各部门、全公司文件收集管理的职能。因此，我们对其提出的相对集中及做好各类文件的收集管理要求等，在一定程度上难以实现。

　　3. 境外企业的组成结构影响档案的有效管理。当国有企业在境外的全资公司作为运营主体且规模较大的情况下，我们提出档案管理的要求还尚可实现。如果境外企业管理结构复杂的话，档案管理就面临很多问题。比如，境外企业不是运营主体，主要业务是通过再次投资设立的全资、合资公司来管理运营，并且这类公司往往不止一家，分别经营着不同的业务、分布在不同的国家和地区等等。在这种复杂的结构情况下，境外企业的档案管理也就复杂得多。不是运营主体的境外企业基本不做具体要求业务，具体业务由所属投资合作企业来运营管理，这样的境外企业本身业务少，形成档案也就很少。境外企业如何管理所属投资合作企业形成的档案，如何界定其档案的归属与管理方式等问题，尚无明确的依据和办法。这也是影响境外企业档案有效管理的重要因素之一。

二、开展境外企业档案管理的几点建议　　

　　1. 依法履行档案业务指导职责。依据《中华人民共和国档案法》第二章第七条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。可见，对所属机构档案业务的监督与指导是国有企业的工作职责。境外企业作为国有企业有境外的分支机构，国有企业档案管理部门应当做好境外企业档案管理的指导工作。这项工作的开展，首先要争取国内企业主管领导的支持，并积极与境外企业负责人沟通，强化档案管理的观念和意识，最终予以落实; 通过与境外企业的文件管理部门取得联系，建立内部工作联络机制，实现档案业务沟通渠道的畅通，为便于开展境外企业档案的业务指导工作提供保障。例如，我公司各级领导对境外企业档案工作就非常重视，特别是在收到国家档案局《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》的文件后，集团公司领导在文件上予以批示，要求重视和落实境外企业档案管理工作。

　　2. 做好境外企业档案的调研工作。做好境外企业档案管理工作，首先应做好调研工作，摸清情况后，有针对性地出台相关工作管理规定。国内企业档案管理部门，可以通过电话、信函、电子邮件等方式，对本企业在境外企业的数量、规模、组成结构等问题进行调研； 对境外企业日常工作所产生的文件范围、种类、保存方式、保存价值等问题进行调研。另外，境外企业通常和国内企业相关部门业务上联系紧密，档案部门可以通过这些部门了解有关情况。以我单位为例，集团公司国际业务管理部门在业务上与境外企业进行联络，我们在制定境外企业档案管理办法过程中多次征询该部门意见，共同商定管理办法相关条款。通过深入、细致地了解境外企业运营机制、管理模式、文件的形成规律等，做到对境外企业文件、档案心中有数。如果能够在充分调研的基础上制定境外企业档案管理制度、管理办法，则会更有针对性，也便于各项管理要求的落实，增强规章制度的可操作性。

　　3. 做好重点文件的收集工作。由于各驻外机构的工作环境不同，规模不同，业务流程也不一样，档案实现规范化管理较为困难。面对这种情况，国内企业档案管理部门应当根据境外企业的实际情况，有针对性地对境外企业提出明确的管理要求。对于境外企业档案的管理，要有适当的灵活性，重点要求境外企业做到重要文件，如企业注册登记、业务档案、法律文书、合同协议、资产权属证明、业务经营权的批准文件等重要文件予以归档。总之，境外企业应着重做好重点文件的收集工作。

　　4. 加强境外企业备份文件的管理。境外企业在经营管理中，会产生一些关系到境外企业的股权、企业资产、重大业务合作合同协议等重要文件。这些重要文件的原件如果条件允许能够运回境内最为稳妥，但有的国家或地区有相关法律规定不允许此类文件出境，那么国内企业档案管理部门应及时掌握产生重要文件的情况，定期收集重要文件的备份件、复制件，国内企业将这些收集到的备份件妥善保管，以备查用。同时，也要指导境外企业自身采取有力的措施，做好文件的备份及保存工作，以防因突发事件而导致文件档案的丢失、损毁。以我集团公司上市企业为例，该公司是在香港注册设立的，但运营管理部分是在境内，档案也是由境内企业管理。我们在收集董事会议形成的文件时遇到了困难，即香港地区有明确的法律规定，董事会议等重要会议文件原件须在公司注册地保存，为此我们就要求这类文件须将备份文件（复印件）交回集团公司总部予以保存。

综上所述，境外企业档案作为真实的原始记录，反映着境外企业建立、经营、管理等活动的真实面貌。国内企业档案管理部门应结合本企业实际，积极开展境外企业档案调研工作，建立联络机制，正确引导境外企业做好档案的收集与管理，维护企业的利益。境外企业是国有企业在国际市场上的拓展与延伸，由于身处不同国家和地区，文化、地域、法律、社会环境、语言等方方面面的不同，导致境外企业的各项管理与国内企业存在着较大的差异。对于如何使境外企业既不违反国外法律、法规，又能够符合国内企业档案管理要求，最大限度地维护国有企业的经济利益与合法权益的问题还有待于进一步探索和研究。