根据市委王国平书记在《西湖丛书》编委会办公室工作汇报会上的讲话精神和市委常委、顾树森秘书长在西湖文献史料征集工作会议上的讲话要求，市档案局于6 月 4 日 在处以上干部参加的局务会议上，就做好西湖文献的征集工作进行了传达部署。会上，市政府办公厅副主任、市档案局局长伍彬要求全局（馆）各处室一定要提高认识，馆内、馆外全面发动，全市档案系统要全力以赴，配合市委、市政府开展的这项西湖文献征集工作，落实好“四提供”和“四明确”任务。会后，结合本局（馆）工作实际，确定了具体要抓好的九项任务：

一、建好一支工作队伍。明确局里此项工作由伍彬局长主管，赵建国副局长具体分管，档案保管处为职能处室，由方财元副处长分管；谢智灵、虞征平为查档接待人员、胡宝珍为档案史料征集人员。

二、发好一个文。要求全市各级各类档案馆、各机关综合档案室要切实配合好市委、市政府的西湖文献征集工作，做好馆（室）藏中涉及西湖有关内容档案史料的目录上报市档案馆和日常接待利用工作。

三、开好一个会。召集各有关档案馆和机关档案室负责人，传达好市委、市政府西湖文献征集工作会议精神，具体部署落实配合工作。

四、组织好一次赴京西湖史料征集联系工作。去中央档案馆、中国第一历史档案馆和北京大学图书馆，了解其馆藏涉及杭州和西湖的档案史料情况，联系征集工作有关事项，并征集有关档案目录和史料。

五、补充建好一个专题数据库。在本馆现已建有的“西湖专题计算机数据库”里已有馆藏西湖档案文件级700 余条数据和馆藏有关西湖图书资料 100 余条数据的基础上，进一步补充建立馆藏《杭州日报》、《浙江日报》上西湖文章专题数据和馆外其他档案馆（室）西湖专题计算机数据。

六、汇编出版好一本书。编辑出版《中共杭州市委、市人民政府保护、建设、开发西湖档案史料汇编》，将馆藏的建国五十年来市委、市政府及有关单位保护、建设、开发西湖的重要文件史料汇编出来，提供给利用者研究西湖之用。

七、刻录好一张盘。将馆藏市委、市政府、园文局、城建局等全宗中涉及西湖的纸质文件全部进行全文数字化加工，并刻录于光盘中，既方便查阅，又保护档案原件不因频繁使用而损坏。

八、报送好一套档案资料目录。于7 月中旬前完成现有馆藏档案资料“西湖专题目录”的打印编制和上报工作。于 9 月底前完成待进行的《杭州日报》和《浙江日报》等报刊登载有关西湖文章专题目录和其他馆（室）藏西湖专题文件级目录的集中打印编制和上报工作。

九、提供好一系列优质查档服务。一切围绕“想利用者之所想，急利用者之所需”，提供好优质服务：

1、“西湖专题文件、资料目录”上“杭州市档案网”（ http://www.hzda.zj001.net ）网站，凡有需要的利用者可事先在我局 ( 馆 ) 网站上查阅专题目录 , 并下载所需要的条目。

2、备好两套查找西湖史料用的检索工具，一套是计算机检索的机检目录 , 一套是传统的纸质书本式目录，可根据利用者的使用习惯与需要 , 随意使用。

3、开展预约查档服务 , 凡利用者在休息日或中午休息时间需要查档的 , 可事先预约 , 我馆照常服务。

4、热情接待好每一位来馆查档利用者 ,15 分钟内将其提供的目录所需要的档案送到利用者手中。

5 、及时复印好利用者所需要的档案。

二〇〇四年六月二十三日