1 总则

    1.1 为了统一生态公益林建设档案标准，规范档案信息管理,充分利用和发挥档案信息在工程建设和科学研究中的作用,促进档案信息资源开发利用的社会化和网络化，根据国家有关规定，特制订本规范。

1.2 生态公益林建设档案是指林业部门在组织和从事生态公益林建设过程中，开展项目部署、规划设计、区域界定、建设施工、检查验收、效益评价、环境监测、科学研究等一系列活动而形成的，具有现实或历史价值需归档保存的技术文件材料（以下简称档案）。档案包括文字材料、原始记录、统计表格、图纸、照片、幻灯、影像、软盘、光盘等多种形式存在的技术文件资料。

1.3 生态公益林建设档案信息系统是应用计算机技术、数据库技术、网络技术、“3S”技术以及多媒体技术等先进的科技手段，将生态公益林建设档案进行系统整合，使之成为具有信息录入贮存、加工处理、组织管理、检索访问、统计分析、模拟比较等特定功能，并能实现信息快速交流或联网共享的档案信息群体（以下简称档案信息）。

1.4 档案信息管理是实现生态公益林建设科学化、规范化、精确化、现代化管理的基础工作，也是建立林业信息网络和“数字林业”的重要组成部分。各有关单位必须严格执行国家和地方有关的法律、法规、条例、规定，对档案实现统一集中管理，保证档案信息的完整、准确、系统、安全和有效利用。维护档案信息的安全，保守档案信息机密。

2 管理体制、机构

2.1 档案信息管理遵循以下原则：

2.1.1 “三统一”原则。即统一管理规范，统一构建框架，统一调控信息安全（网络安全）。

2.1.2 分级建档、管理和维护的原则。按行政级别及管理职能，分级（或分专业）负责提供档案信息、分级建档、分级管理和维护。

2.1.3 信息共享的原则。档案信息分层开放、实现信息资源共享，为使用者提供服务。

2.2 省林业局和市、县（市、区）林业主管单位应加强所属单位的档案信息管理的领导，确定由主管生态公益林建设（或林业重点工程建设）的行政负责人分管档案工作。

2.3 县级以上林业部门应根据档案信息管理的需要，配备具有一定林业专业知识、档案管理知识、计算机基础知识、并能胜任档案信息管理的技术人员担任档案管理员，从事档案管理工作。档案人员必须认真执行有关的法律法规、档案管理和保密制度，钻研业务知识，提高管理水平，做好本职工作。

3 档案的形成及归档

3.1 生态公益林建设单位必须建立有健全的档案文件资料的形成、积累和归档制度。使生态公益林建设全过程各阶段的每道工序都有完整、正确、系统的技术文件归档保存。

3.2 档案的形成、积累、整理和归档，纳入生态公益建设管理程序，列入工程建设项目管理有关技术人员的职责范围。档案人员应按有关规定检查归档文件资料是否齐全，对文件资料不完整、不准确的项目不予验收、不予上报成果。

3.3 归档范围：

3.3.1 有关生态公益林建设的政府文件、信函、决议、重要会议记录、请示、批复等。有关的分类区划、资源调查及规划、专题调查中形成的技术文件资料，及其有关的技术规程、标准和操作细则等。

3.3.2 生态公益林建设任务书、年度计划、营造林设计等技术文件资料。以及区域界定过程中的林地林权责任书、经济补偿协议等文件资料。

3.3.3 生态公益林建设在育苗、造林、封山育林、低效林改造、抚育管护、资源利用、病虫害防治、护林防火、林政管理等生产活动全过程所形成的技术文件资料，及其有关规程和细则等。

3.3.4 生态公益林建设实施过程中的质量检查、竣工验收的原始记录、测量图纸、统计图表、检查验收报告等技术文件资料（包括乡镇自查、县级验收、省和国家抽查的详细资料）。

3.3.5 生态公益林建设工程投资概预算、资金来源、工程投资决算、补偿金管理、投资效益分析等经济文件资料。

3.3.6 有关生态公益林附属工程建设的可行性报告、规划设计、项目审批文件、计划任务书、工程预决算、工程质量检查验收、以及工程建设全过程的技术文件。仪器设备的名称和数量，及其购置计划、有关批文、质保书等技术文件资料。

3.3.7 有关的科研、技术推广应用、环境监测方面的规划、计划、任务书、专项合同，及其有关调查、实验、测试、分析等过程中形成的原始记录、专题报告、成果论文及其评审鉴定。出国考察、成果交流等活动中形成的技术文件资料。

3.3.8 在项目生产、建设、科研、设计等过程中，不论项目完成或中断、成功或失败、独自承担或与其它单位协作，所形成的技术文件资料，凡有保存价值的均须归档保存。

3.4 工程项目建设在完成或告一段落后，必须将所形成的文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由有关负责人审查签署意见后，及时归档。

3.5 档案信息根据文件资料的重要性及其保存价值确定保存期限。一般可以分为永久（五十年以上）、长期（十六年至五十年）、短期（五至十五年）三种。

3.6 档案信息根据文件资料的重要性以及允许访问权限确定档案密级。一般可分为机密、秘密和内部等三个等级。

3.7 归档要求：

3.7.1 凡归档的技术文件材料，要求做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，不得用铅笔(野外小班调查原始记录和测量图纸除外)、圆珠笔书写和复写纸复写。并须附有电脑软盘（或光盘）文件。

3.7.2 档案员应将需要归档的技术文件资料进行认真检查，看资料是否齐全、内容是否准确、手续是否完备，并按其内容和保存价值进行系统整理，组成保管单位。一个独立完整的项目或专题，可以组成一个保管单位；也可以按工作阶段、分专题或内容组成若干个保管单位。

3.7.3 每个保管单位必须填好档案封面。档案封面使用国家统一格式，内容包括档号、档案馆（室）名、缩微号，以及案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。

3.7.4 保管单位组成后，经档案员验收，填写移交目录一式两份，履行交接手续。

3.8 林业部门有责任检查和协助有关部门承办人员做好生态公益林建设档案的立卷、归档工作。归档的技术文件材料，必须符合归档范围和立卷技术要求，经清点无误才可接收。

4 建立档案信息系统：

4.1 生态公益林建设档案信息系统建立在地理信息系统（GIS）与社会公共信息系统（PIS）集成的信息总平台之下，属林业信息系统的子系统。

4.2 在档案形成及归档的基础上，按其文件属性及管理功能分三个层次建立生态公益林建设档案信息系统。

4.2.1 建立综合档案信息子系统。将归档的技术文件资料,按照本规范5.2节规定，进行大纲系统分类，按统一的档案系统管理模块输入电脑，组建综合档案信息子系统。要求综合档案信息子系统具有档案信息处理、分类管理和检索查询等功能，并为开放性的网络版，能够联网实现远程档案信息快速交流和资源共享。

4.2.2 建立数据库档案信息子系统。将森林资源调查、生态公益林规划设计、区域界定等有关信息，以经营小班为单位按统一的数据库管理模块，逐一输入电脑，建立县级生态公益林资源数据信息库。内容包括详细的森林资源调查因子、生态公益林建设规划设计、营林管护措施、以及区划界定和工程建设责权利等。数据库档案信息子系统必须具备检索查询、筛选排序、分类汇总、统计分析、图表绘制、动态模拟、超级链接等基本功能。

4.2.3 建立地理档案信息子系统。统一使用MapInfo作软件平台，分别建立省、县二级地理档案信息系统。县级地理档案信息子系统以1：10000比例尺地形图 为底图，绘制乡镇、村庄和小班界线，并录入森林资源小班调查因子，绘制县级森林资源分布电子图。并在此基础上以小班为单位录入数据库档案信息和有关的综合档案信息，使地理空间同步链接对应的小班属性档案信息，建立规范完整、直观明了的地理档案信息系统。省级地理信息系统以1：25万地形图为底图，将森林资源调查小班进行归并后绘制电子图，链接相关的数据库信息和综合档案信息，建立省级生态公益林档案地理信息系统。

4.3 档案信息系统的维护。档案信息系统维护包括添加新形成的档案信息和更新数据库原有数据信息二个方面。凡在生态公益林建设活动中新形成的归档文件资料，均应按其发生时序及时添加录入管理系统，或更新原数据库中的档案信息。并及时统计分析工程建设、资源状况和环境信息的动态变化。每年度必须将更新后的档案信息录制成数据库软盘（或光盘）存档备查。

4.4 档案信息的输入实现双轨制作业。确保输入的档案信息正确无误。

4.5 为了保证档案信息在传递过程中不被窃听和修改，档案管理员应根据有关规定及时对输入系统的档案信息加密，限制修改和访问权限。

5 档案信息管理和利用

5.1 归档后的档案信息，应及时进行分类、编目、登记和必要的加工整理。档案人员应根据大纲分类，编制目录、卡片、索引等检索工具，积极有效地开展档案信息利用工作。

5.2 档案信息必须分类保管或组建分类系统。生态公益林档案信息参照下列省林业局统一的分类大纲进行分类编号。编号力求简单明了。大纲使用英文字母，编号一律使用阿拉伯数字。

A 综合类

B 资源调查和区划

C 森林保护

D 营造林及检查验收

E 国营场圃

F 资源利用及林政管理

G 科研教育和效益监测

H 附属工程建设

I 仪器设备

5.3 县级林业部门应建立专用的档案库房。库房要求通风、干燥、坚固，有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和污染等安全措施。电脑应配置足够档案管理运行的硬件、软件设备，并有专人维护与管理。

5.4 根据工作需要建立健全档案信息的借阅制度。按不同密级履行不同的批准手续。联网的档案信息应设置严格的安全控制系统，保证网络安全。并根据档案信息的不同密级限制访问权限，对不同层次的领导（或管理人员）实现分层开放、信息共享。

5.5 任何单位和个人在利用互联网查阅档案信息时，必须遵守有关协议、保障档案信息系统的运行安全和信息安全，自觉抵制各种违法行为。如有违法活动，依照国家有关法律法规查处。（详见：《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》2000年12月28日第九届全国人民代表大会常委会第十九次会谈通过）。

6 档案信息的鉴定和销毁

6.1 档案信息的过期鉴定要在单位技术负责人的领导下进行。由有关专业科技人员和档案工作人员组成鉴定小组，按有关规定和标准，对已过保管期限的档案信息进行鉴定，及时把失去保存价值的档案资料剔出销毁，并相应地删除电子档案信息。

6.2 销毁档案必须造具清册，经单位领导审查批准，并报送主管部门备案。销毁时应指定监销人，防止失密。

7 附则

7.1 本规范自公布之日起执行。过去有关规定与本规范有抵触的以本规范为准。