市直各单位：

为进一步提高市直单位档案工作依法管理水平，推进档案工作科学化、规范化和信息化建设，确保档案完整、系统、安全和有效利用，提升各单位档案工作服务大局、创新发展的能力，根据《中华人民共和国档案法》等档案法律法规规定，经研究，决定对市直各单位开展2018年档案执法年检工作。现将有关事项通知如下：

一、年检对象

市直各单位（免检单位也需网上填报），具体名单详见《2018年杭州市档案执法年检对象》（附件1）。

二、年检内容及标准

检查内容为档案工作管理体制、档案基础业务、档案信息化、档案安全管理、可公开政府信息报送工作等情况。检查标准依照《2018年杭州市档案执法年检考核评分标准》（附件2）执行。

三、年检依据

《中华人民共和国档案法》《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》《杭州市档案管理条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》《杭州市机关档案工作管理规定》等相关法律法规规定。

四、材料报送方式

（一）年检材料

2018年年检材料采用网上报送的方式（操作手册见附件6），除备份表外各类年检表格不再接收纸质版本，统一使用杭州市电子文件管理系统（以下简称ERMS系统）填报《档案年检数据统计情况表》。

（二）登记表格

根据《关于开展国家专业档案和电子文件登记备份的通知》（杭档发〔2013〕32号）的要求，于11月底前通过ERMS系统完成《2018年档案与电子文件登记表》的网上报送，表格可从“杭州档案网”-政务信息-表格下载处下载“2018年档案与电子文件登记表.docx”，填写完毕后经分管领导审核同意，上传ERMS系统，随《档案年检数据统计情况表》一并报送（联系人：赵福荣，联系电话：85370076）。

（三）备份数据光盘

使用ERMS系统整理本年度档案的单位，无需报送年检数据光盘，其他单位参照《归档光盘电子档案存储结构》（附件5）的要求制作年检数据光盘，与备份表（附件3）纸质件一起报送至市档案局信息科技处（联系人：袁玥，联系电话：85370036）。有特殊原因不上报档案年检数据光盘的单位，需出具书面说明，且仍需在ERMS系统中在线填报《档案年检数据统计情况表》。

（四）电子档案移交与接收

《2018年杭州市档案执法年检考核评分标准》3.4按照《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号），开展电子档案的移交接收工作，条件成熟的单位可填写《电子档案移交与接收登记表》（附件4）表一式两份，与保管处进行移交，具体事项请咨询保管处（联系人：杨雪辉，联系电话：85355222-204）。

五、年检方式及时间安排

    （一）准备阶段（2018年5月-8月）

各被检单位根据《2018年杭州市档案执法年检考核评分标准》，认真完成各项年检任务的准备、落实工作。

（二）组织实施阶段（2018年12月10日前）

1.单位自评（2018年8月底前）。各被检单位对照《2018年杭州市档案执法年检考核评分标准》，逐项检查实施情况，按照检查标准逐一进行自我评分。

2.组织检查（2018年11月底前）。2018年度档案执法年检采取自查与抽查相结合的方式进行。协作组内部检查结束后，各单位将《档案年检数据统计情况表》通过ERMS系统报送。市档案局将依据各协作组的检查情况，将不低于每个协作组40%的比例随机确定抽查单位，并随机抽取执法人员进行现场检查。市档案局根据抽查结果，并综合各协作组牵头单位检查意见，提出初步年检结果。

3.意见反馈（2018年12月10日前）。市档案局对初步检查结果进行汇总，提出年检结果，并将检查存在情况告知被检查单位。对于问题较为严重的单位或者个人，市档案局将向其发出《档案执法监督检查通知书》，要求限期改正；如有必要，将依据《档案管理违法违纪行为处分规定》，将有关案件材料移送任免机关或者监察机关。

（三）通报阶段（2018年12月底前）

市档案局汇总年检情况，形成执法年检结果，并通过文件形式向市直各单位进行通报。

六、结果确定

（一）2018年档案年检工作考核总分为100分。考核总分得分在80分以上（含80分）的单位为合格单位，考核总分得分低于80分的单位为不合格单位。

（二）年检优秀单位。年检优秀单位要积极创新创优，体现各项工作的先进性。各协作组要根据检查情况，在本组合格单位里按20%的比例推荐报市档案局，被推荐单位必须完成“创优条件”要求，经市档案局审定后，予以通报表彰。对连续两年年检优秀单位，第三年予以免检，等同优秀。

（三）单项工作先进单位。根据彰显特点、好中择优的原则，设置档案信息化先进单位、电子档案移交先进单位、档案工作创新创优先进单位各3个，由市档案局择优选择后予以通报表彰。

七、工作要求

（一）档案工作年检，既是一次档案工作的业务指导，更是一次档案执法检查工作。各单位要按照《档案法》和《杭州市档案管理条例》的要求，加强领导，完善机制，规范各类档案资源的管理，有效服务于单位的中心工作。

（二）各单位要按照规定参加档案年检工作，及时填报相关表格。

（三）各单位报送档案年检数据光盘时，应当做好安全保密审查工作，严禁在非涉密信息系统和非涉密计算机上处理涉密信息。鉴于目前实际情况，在年检数据光盘上严禁刻录涉密信息。

（四）被检单位在接受检查时，要提供本单位档案管理工作台账材料。

附件：1.2018年杭州市档案执法年检对象（略）

      2.2018年杭州市档案执法年检考核评分标准（略）

      3.电子档案数据备份相关表格（略）

      4.电子档案移交与接收登记表（略）

5.归档光盘电子档案存储结构（略）

6.操作手册（略）

2018年4月28日