湖州南浔:精研智能辅助 力推开放审核走在前列
为忠实践行习近平总书记关于档案工作“三个走向”重要论述,湖州市南浔区档案馆积极谋划、主动作为、全力做实,精研智能辅助,加速推进档案开放审核工作,不断提升档案馆公共服务功能。
新修订《档案法》明确规定,“县级以上各级档案馆的档案,应当自形成之日起满二十五年向社会开放”“馆藏档案的开放审核,由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责”。为破解档案开放审核时限要求严、质量安全要求高与每年任务量大、审核主体及人员多、人工投入重之间的矛盾,南浔区档案馆从数字化改革中寻求突破口,系统重塑、流程再造,以新一代信息技术驱动开放审核驶入安全便捷的“快车道”。
根据国家、省市档案馆关于馆藏档案开放审核新规定新要求因势而谋,及时更新完善《南浔区档案馆馆藏档案开放审核工作规范》等规定,特别是细化《馆藏档案划分控制使用范围工作规则》,新增移交单位审核流程,优化档案开放审核全流程管理体系,为科学、规范做好档案开放审核奠定制度基础。
紧跟数字化改革热潮,运用信息技术促使档案开放审核流程加快运行、闭环管理。具体由管理利用科牵头,登记备份中心等科室配合,致力于馆藏系统智能辅助开放初审模块功能升级。一方面,升级和增设句法分析、光学字符识别、机器学习等多种技术,对各类档案的内容价值进行判断,解决了开放审核工作量大、效率低、主观性强等问题。另一方面,开创性地新增移交单位审核子模块,形成移交单位线上、线下审核双通道,可实现审核数据在线推送移交单位审核,并全流程回流馆藏系统等功能,解决了传统模式档案移交单位线下拷贝、传运拟审核档案的安全与效率问题。同步,依托系统流程设置,完善《南浔区档案馆馆藏档案开放审核意见表》《南浔区档案馆馆藏档案开放审核审查单》等相关统计报表,实现统计数据在线自动生成、输出、打印等功能,为高质高效做好档案开放审核提供了智力支持。
截至目前,湖州市南浔区档案馆已完成1996年前馆藏各全宗档案开放审核工作,其中1991-1996年共计28个全宗,审核总数94786件,开放档案21066件。今年以来,已为“喜迎二十大”展览展示、南浔区地方志编纂、“双女户”补贴政策落地、专题学术文化研究等提供系列服务。
“我馆运用信息化工具开展档案开放审核已有4年,尝到了数字化智能化的甜头,这让我们坚定了一如既往走档案工作数字化改革之路的信心和决心。”南浔区档案馆党组书记、馆长徐渊潮表示,“当前我们将进一步加快数字赋能的步伐,运用好智能辅助工具,大幅提高开放审核质量和效率,让更多档案走出库房,让更多群众走进档案馆,使档案价值得到充分开发与共享。”