主管市长首提建立机关档案中心

2002年8月，国家档案局召开“档案工作服务机制创新座谈会”后，档案馆建立已公开现行文件利用中心得到普遍推广，哈尔滨市档案局在2003年初，向市里提出要设立哈尔滨市已公开现行文件利用中心。报告呈报到市里，正值哈尔滨市政府新办公大楼筹建之时，主管档案工作副市长王世华根据未来新办公大楼建成后政府机关集中的特点，提出应建立政府机关档案管理中心，这一动议使哈尔滨在寻求建立服务创新机制外，获得了尝试机关档案管理机制创新的机会，当时这种管理模式只有北京市西城区一家。但限于全市机构改革精简，只能批设机构，不能新增编制。哈尔滨市档案局经过认真研究，认为新政府办公大楼建成后，若楼内政府各部门无论职能大小，档案数量多少，一律分设档案室，设专兼职档案员，必然会造成政府投入增加、机构臃肿和重复浪费，如果成立政府机关档案管理中心，由市档案局出人管理，虽然大大增加了工作量和责任，但这样做既可以大幅降低管理成本，又可以保证一流的管理质

量。权衡的结果，市档案局决定以大局为重，肩负起机关档案管理中心的担子，走出一条档案管理的新路。

机关档案中心工作开始起步

步入市政府办公大楼，首先映入眼帘的是各机关所在楼层的指示牌，档案中心也醒目地嵌挂其中。按市编委所批机构，它为市政府机关档案管理中心和市现行文件利用中心，实行一个机构，两块牌子，隶属市档案局管理，是不以营利为目的的独立事业单位，机构规格为处级。档案中心职责任务是接收、管理、保管市政府办公楼内各市直部门全部档案，并按规定向市档案馆移交；监督指导市政府办公楼内各部门纸质与电子文件材料的收集、管理、归档工作；为市政府各部门提供档案利用服务，并对不需要进馆的档案进行鉴定销毁。当时暂定事业编制2名，2006年又增加了2名编制，市财政全额拨款。

为保证管理规范，一是市政府一次性划给中心档案库房450平方米 、办公用房200平方米，先后投入120万元用于基础设施建设和购置现代化办公设备；二是用制度来调整规范。市档案局印发了《关于成立市政府机关档案管理中心和调整搬入市政府大厦各机关档案工作职责的通知》，指出“取消市政府楼内各机关档案室，并不意味着取消各机关档案工作的全部职责，各机关仍要按照《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》、《哈尔滨市档案管理条例》的规定，指定专人负责本单位的档案工作”，并具体规定履行四个方面职责和遵守两个方面要求，于每年6月底前将本单位各门类档案向档案中心移交，完成档案行政管理部门布置交办的各项档案工作任务。三是综合运用会议、培训、指导检查等办法加强监督管理；四是市档案局派5名业务骨干到档案管理中心工作（另还有2名在现行文件中心，加在一起共7人）。

经济实惠安全高效各方满意

    现档案中心接收立档单位增为38家，共已接收7万卷（件），平均每天查档7—8人次。档案中心建立以来，已达到三个目标或效果：其一为经济实惠，省人省房省钱；其二为安全高效，实行统一领导，集中管理，专业化程度高，防护措施齐备到位；档案能及时收集进来，也能及时检索查取，一家一卡（查阅卡）、编号管理、持卡查阅；其三为各方满意，领导满意在于省房省钱、管好放心；各单位满意在于安全责任降低、用起来也不十分麻烦；档案员文书满意在于指导人员就在身边，获得帮助及时便利；档案局也满意在于领导信任、影响力增加、地位提高。

机关档案中心存在的条件

什么情况下能建立机关档案中心？通过对哈尔滨市政府机关档案管理中心建立过程的了解和观摩：一是多家一地办公，建立档案中心集中管理大大降低行政成本与档案管理成本，收集方便，利用也比较方便；二是与同级档案馆相距较远，不能把档案中心直接设在档案馆内；三是有新建办公楼的机会，因为过去办公楼一般机关数量不多，建立档案中心改变不大，并需改造投入；四是领导有很强的档案意识，并对档案管理有一定的了解。