发展中的西部档案信息化建设-----来自西部省市区的档案信息化工作报道
发布时间：2006-12-20
广西档案信息化工作简况
（一）成立广西档案目录中心，全面推进广西档案机读目录数据库建设
为了统一指导和规范广西档案机读目录数据库建设，广西档案局在2000年成立了“广西档案目录中心”，负责广西档案机读目录数据库建设的组织与实施，同时要求各市（地）、县档案局（馆）相应地成立档案目录中心，并把建立广西档案机读目录数据库列入广西档案事业发展“十五”计划。
广西档案目录中心经过几年的建设，至2005年底，广西各级综合档案馆已建立档案机读目录数据库达到600多万条。其中全宗级机读目录1.02万条，案卷级机读目录75.74万条，文件级机读目录500多万条。各市档案馆逐步完善计算机检索体系，为提高各级综合档案馆的现代化管理水平迈出了坚实的一步。
广西档案目录中心的建设，以报目工作推动了广西档案信息资源库建设，并为各级档案馆培养了一批档案信息化工作业务骨干。
（二）成立“广西档案数字化中心”，全面推动广西档案全文数据库建设
在各级各类档案馆（室）档案目录数据库建设取得了一定成效后，广西将档案数据库建设的重点转移到档案全文数据库建设上来。广西档案馆和柳州市档案馆进行了有益的探索，取得了初步成效，共扫描档案180多万页。到目前为止，广西各级各类档案馆（室）共完成重要档案全文扫描约447万页。
为了统一指导和规范档案全文数据库建设，使档案全文数据库建设符合国家及广西的数字化规范标准，最终达到信息资源共享的目标，2006年5月，广西壮族自治区档案局（馆）成立了广西档案数字化中心，并建立了2条档案数字化加工生产线，向社会提供高质量档案数字化加工生产服务。
（三）制定档案信息化建设标准，为档案数据交换和共享打下基础
为了规范广西档案目录数据库和全文数据库的建设，广西档案局（馆）先后制定了《广西民国档案案卷级目录采集方案》、《广西建国后档案案卷级目录数据库采集方案》、《广西照片档案目录数据采集方案》、《广西文件级档案目录数据采集方案》、《广西纸质档案数字化技术要求》等，有力的保证了档案数据库的建库质量，为档案数据交换和共享奠定了基础。
（四）研制开发、统一使用档案管理软件，推进馆室一体化进程
组织科研人员研究开发了《GD2000档案管理系统》、《革命历史档案管理系统》、《民国档案管理系统》、《建国后档案案卷管理系统》、《全宗管理系统》、《文件级档案管理系统》、《照片档案管理系统》、《广西电子档案管理系统》，在全区各级档案馆、档案室统一推行使用，以达到统一维护、统一升级、信息共享的目标。目前全区共有4000多家单位使用《GD2000档案管理系统》。《广西电子档案管理系统》荣获自治区2005年科技成果二等奖。
（五）大力开发档案信息资源，促进档案信息服务社会化
1.建立本级各综合档案馆局域网信息平台，利用计算机网络对整个档案工作业务流程进行有效控制和管理。
2.基于因特网，建立以广西档案信息网站为中心的分布式档案网站系统为依据的档案公众网平台，面向全社会提供各类服务。是一个以自治区档案局（馆）为中心网站，14个市地档案局（馆）为分支网站的分布式档案网站体系，于2005年11月建成开通并投入使用。
3.加强现行文件服务中心建设。全区各级档案部门将现行文件服务中心列入当地政府外网和内网建设平台，，作为电子政务外网和内网的便民服务窗口与政府公开的平台，收集了当地政府部门的红头文件约6万多份。其中柳州市档案局在全国率先将现行文件查询服务扩大到市区的各大公共场所，在公共场所安装现行文件查阅触摸屏，被国家档案局誉为创造了现行文件利用的“柳州模式”。
云南省昆明市档案信息化工作概况
2004年昆明市信息化领导小组将昆明市档案局（馆）的档案信息化建设列入了昆明市2004、2005两年一共投入万元进行了昆明市档案信息资源数据库一、二期建设。2004年，昆明市档案数字化加工中心建成，开始进行档案的数字化加工工作，目前已加工档案案卷级和文件级目录230万条，原文100多万页，照片1万余张。目前昆明市档案局通过电子政务网24小时向市级各部门提供文件和档案查询，同时通过电子政务网接收电子文件和电子档案。2006年由昆明市档案局牵头联合昆明市信息产业办公室、昆明市保密局联合制定了《昆明市电子公文归档管理规范（试行）》，规范全市电子公文和电子档案管理。
此外，昆明市档案局（馆）联合云南省最大的信息企业——南天信息产业集团有限公司共同开发了适合本地需求的档案管理系统——“昆明市档案信息综合管理系统”。
贵州省档案信息化情况
贵州全省档案部门共完成案卷级机读目录62.27万条，文件级机读目录579.8万条。其中至2006年9月底，贵州省档案馆完成案卷级机读目录26.7万条，文件级机读目录112.9万条；至2005年12月底，地（市、州）档案局（馆）完成案卷级机读目录12.5万条，文件级机读目录119.7万条；县（区、市）档案局（馆）完成案卷级机读目录19.5万条，文件级机读目录300.2万条；省级机关档案室（科）完成案卷级机读目录3.57万条，文件级机读目录47万条。
贵阳市档案馆以及云岩区档案馆、南明区档案馆、花溪区档案馆、小河区档案馆、白云区档案馆等对馆藏革命历史档案、婚姻档案等进行全文扫描，可实现全文检索；扫描照片档案8000张。
内蒙古自治区档案信息化工作简况
（一）1999年，内蒙古档案馆档案信息化开始起步。截至目前为止，自治区档案馆已建成和在建的全区革命历史档案、全区民国档案、蒙古文档案、现行文件、党群档案、政府档案、影像档案资料等各类档案信息资源数据库十余个，共录入案卷级、文件级目录数据120万条，全文扫描52000页，刻录各类档案资料光盘800盘，部分数据库实现自治区档案信息资源共享。
（二）内蒙古档案局开发完成了《蒙古文档案管理软件系统》、《农牧户档案管理系统》等档案管理软件，《蒙古文档案管理软件系统》通过了国家档案局专家组鉴定，获得国家档案局优秀科技成果一等奖。
（三）内蒙古档案局先后开通了“内蒙古档案信息网”、“内蒙古信用档案信息网”两个网站。“内蒙古档案信息网”全面介绍自治区档案馆馆藏、特色档案、工作动态、网上展览等情况。提供网上档案、现行文件查询服务。“内蒙古信用档案信息网”是国内唯一一家由档案馆收集和发布企业、事业单位信用信息的网站。
（四）标准规范的制定：内蒙古自治区档案局（馆）先后制定发布了《内蒙古自治区档案信息化建设实施方案》、《自治区档案馆接收机读目录暂行规定》、《内蒙古自治区文书档案机读目录数据交换格式与著录暂行规则》、《内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理办法》等规范和标准，并在《盟市档案局（馆）工作考核标准》、《内蒙古自治区档案利用服务考核办法》中都明确了档案信息化建设的目标。
（五）“十五”期间，自治区档案局召开了2次全区档案信息化建设工作会议，明确了各级国家档案馆信息化建设目标，对推动全区档案信息化建设产生了较大的影响。
（六）加强与政府信息化主管部门的联系与沟通，将内蒙古自治区档案局馆信息化和电子政务建设工作主动纳入全区电子政务建设规划中，得到政府信息主管部门的支持。内蒙古自治区档案局馆是内蒙古自治区信息化领导小组成员单位，2003年列入区直机关首批电子政务试点单位。2006年内蒙古档案局馆信息化工作受到自治区政府表彰。内蒙古自治区被国信办列为电子政务试点地区，内蒙古档案馆是组成单位。
甘肃省档案信息化建设发展简况
（一）积极争取资金，开展档案信息化建设基础工作。
甘肃省档案馆的档案信息化建设起步于1997年。2002年底正式开通了甘肃档案信息网站。2003年，完成了局（馆）局域网布线任务，组建了局（馆）局域网。2005年底，甘肃省档案局从省财政争取了专项资金200万元，全部投入购买档案信息化建设所需要的设备。到2006年，甘肃省档案局已拥有微机140余台，交换机20台，服务器6台，存储设备2套，扫描仪11台，仿真复制机1台，多媒体制作设备1套。
（二）大力推进档案部门“三网一库”建设，积极接入政府政务网，准备接收电子文件。
目前，甘肃省档案馆已建立了一定规模的档案信息数据库，包括档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案信息数据库，拥有案卷级目录20多万条，文件级目录230多万条，档案资料目录3万余条，档案全文扫描数据40万幅，多媒体数据10G，数字照片400多幅。
甘肃省档案局（馆）局域网有700多个信息点，通过交换机和服务器可以任意组成各种小局域网，方便实现局（馆）机关内部办公自动化、档案数据录入、档案全文扫描、档案数据计算机检索、馆藏档案管理等多重任务。
甘肃档案信息网站已上传档案文件级目录19万余条，现行文件文件级目录1万余条，资料目录3万余条。
甘肃省档案局抓住当前全省电子政务建设的契机，积极接入全省电子政务系统，以政务网建设为基础，依托甘肃省政务网络平台，建立电子文件归档和电子档案管理的标准规范体系，设立文档数据中心，构建甘肃省电子公文归档管理系统。为省直机关各用户提供电子文件的归档、查询、利用等服务，实现电子文件信息的资源共享、电子文件的实时管理与利用、档案信息资源数字化、档案信息利用服务网络化、档案管理工作自动化和电子文件信息的资源共享，使电子文档数据中心成为全省信息资源库的重要组成部分。
甘肃省档案局对档案信息化建设的体会：
（一）抓住机遇，积极争取，使档案信息化建设与社会信息化同步协调发展；
（二）解放思想，更新观念；
（三）积极跟踪最新技术的发展；
（四）优化专业知识结构，抓好人才队伍建设。
甘肃省金昌市档案信息化建设
甘肃省金昌市档案馆档案信息化建设从2002年开始启动。从2002年起，金昌市档案局先后向市财政申请资金70多万元，通过各种途径和对外服务筹措资金近30万元，为档案信息化建设和档案管理现代化建设提供了财力支持。目前，金昌市档案局（馆）有品牌计算机11台，交换机1台，扫描仪2台，刻录机2台，激光打印机4台，彩喷打印机1台。数字复印机1台，档案管理软件10套，办公自动化管理软件1套，多媒体制作设备1套，数码照相机1台，数码摄像机1台，电视图像采集设备1套。已建成由馆藏档案文件级目录数据库、多媒体档案数据库、照片档案数据库、荣誉档案数据库、必要的全文扫描档案数据库、未进馆档案文件级目录数据库和图书资料数据库等7个子数据库组成的综合档案信息数据库，录入信息35万条。
在档案信息化建设过程中，金昌市档案局成立了档案信息化建设领导小组，研究制定了《金昌市档案信息化建设实施方案》及《金昌市档案馆文件级档案目录著录细则》，并从2002年11月起采取了“内包外聘”的用人机制，以保障数据库建设的顺利进行。
甘肃省天水市档案信息化建设
一、天水市档案信息化建设的发展情况
天水市档案信息化建设始于1996年。十年来，主要开展了以下几方面工作：
（一）积极探索开展计算机管理档案的新途径。一是联合引进开发档案专业管理软件。二是派人外出考察先进地区计算机管理档案工作。三是举办全市计算机管理档案培训班。四是在全市推广使用统一的档案管理软件。
（二）积极开展计算机管理档案试点工作，不断提高全市档案管理现代化水平。
（三）加快档案信息数据库建设进程。首先是加大投入，加快各级档案馆档案数据库建库工作。天水市档案馆和七个县（区）综合档案馆先后建立文件级档案目录数据库和案卷级目录数据库等10多种，其中：市档案馆有重要档案的全文数据库、声像档案数据库、现行文件数据库和以件为单位进馆档案数据库（归档文件数据库）等6种数据库；每个县区档案馆都建有不少于3种数据库。同时，加快档案数据录入工作。截止目前，全市8个综合档案馆和市城建档案馆已输入各种档案目录90多万条。市档案馆全文扫描输入市委、市人大、市政府、市政协四大组织档案3万多页，扫描输入照片档案2000多张。另外，市档案馆利用计算机和派专人摄录等方式悼念有关天水的电视专题片、重要新闻和天水重大活动的声像资料，建立了多媒体数据库，并刻录成VCD光盘40多张，改善了馆藏结构，丰富了馆藏内容。其次是加快机关档案室各种数据库建设。第三是加快各行业专业档案数据库建设。
（四）积极构建档案信息网站，建立档案馆内部局域网。天水市档案局于2003年7月开通了“天水档案方志信息网”，于2005年初建立了档案馆内部专业局域网。
（五）天水市档案局对“十一五”期间市直部门和机关单位的档案信息化建设进行了科学规划。制定了《天水市关于加强全市档案信息化建设的意见》和《天水市档案信息化建设实施办法》。从2006年起，天水市市直机关部门、单位开始进行电子文件归档和移交进馆工作，十二个市直部门还被作为全市实现室藏档案全文扫描输入的试点单位。
二、几点体会
（一）领导重视，是搞好档案信息化建设的关键。仅“十五”以来，市、县（区）党委、政府为档案管理现代化投入的资金达70多万元。
（二）加快数据库建设，是搞好档案信息化建设的重要基础。
（三）坚持与时俱进，是做好档案信息化建设的重要环节。（四）档案信息化建设，是加快档案管理现代化的有效途径。
西藏自治区档案局档案信息化建设情况
西藏自治区档案馆局域网于1999年7月建成，从2000年开始进行档案数据库建库工作，对馆藏现行档案文件级目录及部分原件进行了录入、存储。西藏自治区档案局就西藏档案信息化建设提出以下几点建议：（一）加快各级国家综合档案馆数字化网络建设步伐。（二）建立标准数据库，选择统一的扫描件存储格式。（三）加强各级档案信息化管理专业人才队伍建设。（四）进一步规范和完善已公开现行文件利用中心建设。（五）进一步采取一切有效措施加快人馆藏档案数字化。
重庆市江北区档案信息化建设工作简况
2004年重庆市江北区政府就全区档案信息化建设提出了贯彻意见，2005年政府办公室又发出进一步加强全区档案数字化工作的通知，2006年“重视档案工作，建成区数字档案馆”的目标经区人代会通过，列入《重庆市江北区国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要》。
目前，江北区档案局（馆）的局域网、档案查阅系统、OA办公系统、档案信息网等已初步建立起来。已完成12633卷174万页重要档案和社会利用率高的档案信息的录入及扫描，初步建立了可供社会利用的档案目录数据库和档案原文数据库。
全区档案信息化建设一期建设硬件和软件部分已投资45.75万元，其中硬件部分11.3万元，软件部分34.45万元。
（资料来自在广西召开的12省市区档案信息化工作会议 责编 四川省文件档案信息中心）
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