在日常公务活动中，各机关形成了大量非常有保存价值的实物档案，这些实物档案客观真实地记录了机关发展历史。为规范管理各种载体形式的实物档案，优化档案资源建设，市档案局印发了《青岛市机关实物档案管理规范》（以下简称《规范》）。

《规范》规定了各机关在公务活动中产生的，具有保存和参考价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用、移交进馆的原则和方法。依照实物形状进行分类和整理，实物形状具体分为平面实物、立体实物两个类别。按实物形状结合级别，区分进馆和非进馆，依其时间顺序分别排列编号。同时要求所有实物档案应使用数码相机数字化，并将数码照片按照片档案规范整理。

按照《规范》，非进馆实物档案的归档范围有以下两类：一是属于进馆范围以外的荣誉实物；二是本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。应进馆的实物档案有以下三类：一是本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等；二是本单位举办或承办重大活动形成的有保存价值的凭证性实物；三是本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。