北京市档案局、北京市信息化工作办公室关于印发《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》的通知
各区、县档案局、馆和信息化工作主管部门，市属各委、办、局、总公司（集团）、人民团体、高等院校档案部门和信息化工作主管部门：
为加强本市各级国家机关和具有行政管理职能单位的电子文件归档工作，确保电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，市档案局和市信息化工作办公室根据相关政策法规，结合本市电子文件归档工作的实际，联合制定了《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》。
现印发给你们，请认真组织学习，并研究制定或修改本单位的电子文件归档制度。市档案局和市信息化工作办公室将对落实情况进行检查，检查结果将纳入各单位年终信息化绩效考核。
北京市档案局 北京市信息化工作办公室
北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）
（
第一条 为加强本市的电子文件归档工作，保障电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等法律法规以及国家和北京市有关电子文件归档与管理的标准规范，结合本市实际，特制定本规定。
第二条 本规定主要适用于本市各级国家机关和具有行政管理职能的单位电子文件归档工作的管理职责、归档范围、归档要求、归档时间及方式。
第三条 市、区县档案局会同本级信息化工作主管部门负责对本行政区域内电子文件归档工作实行监督和指导。
第四条 各单位要明确电子文件归档工作的管理职责，制定电子文件归档制度，做好电子文件归档工作。
（一）各单位档案部门要会同信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。
（二）各单位信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。
（三）各单位电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作。
第五条 各单位应依据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）及《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号），并参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。
在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子文件的归档工作：
（一）记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；
（二）本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；
（三）本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；
（四）本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；
（五）与电子文件相对应的元数据和背景信息。
第六条 各单位要依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。
第七条 各单位应依托本市网络信任体系和数字证书，根据本单位的实际情况，采取有效措施，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
（一）真实性要求
1．可靠地保证电子文件自最终形成时起，其内容、结构、元数据和背景信息保持完整，未被更改；
2．当电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同或不相同时，保证能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；
3．保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；
4．对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；
5．能够识别电子文件的发送、接收的人员和时间。
（二）完整性要求
1．确保应归档的电子文件全部归档；
2．电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
（三）有效性要求
1．有效地表现电子文件所载内容，并保证其可供随时调取查用；
2．保证存储归档电子文件的载体长期有效，随着软硬件升级换代，及时对电子文件进行迁移作业。
第八条 各单位归档电子文件应符合格式要求。
文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式；依现阶段实际情况，Microsoft Office Word、WPS文字以及北京市政府推荐的其他文字处理软件所产生的文件在记录版本信息情况下也可以直接归档。
图像文件以JPEG、TIFF为通用格式。
影像文件以MPEG、AVI为通用格式。
声音文件以WAV、MP3为通用格式。
其他类型电子文件的归档格式，另行规定。
第九条 电子文件在归档时，均应在《电子文件登记表》和《电子文件目录》（见《北京市电子文件归档与管理暂行规定》(京档发〔2004〕14号)附表1和表2）中登记。
第十条 档案部门应将具有永久和长期保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
对于采取技术手段对内容进行加密的电子文件，应在解密后进行脱机保存。
存储电子文件的载体或装具上应注明反映其内容的检索标识。检索标识一般包括载体序号、全宗号、类别号、保管期限、存入日期等项目。
存储涉及国家秘密的电子文件的载体或装具上还应注明相应的密级和保密期限，并按照国家保密法律法规的有关规定进行管理。
第十一条 各单位电子文件形成部门一般于次年6月底之前，将上年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档。有条件的单位，电子文件形成部门于电子文件形成后3个月内将其向本单位档案部门进行在线归档。
第十二条 本市各级国家机关和具有行政管理职能以外的单位参照执行。
第十三条 本规定自2007年2 月 1日起施行。
