中华人民共和国行业标准

 

档案馆指南编制规范

 

DA/T 3-1992

 

1 主题内容与适用范围

1.1 本规范规定了档案馆指南的编制原则、结构和编写细则。

1.2 本规范使用于各级各类档案馆。档案馆在编制指南时应从本馆实际出发，参照执行。

 

2 档案馆指南的编制原则

　　编制档案馆指南应做到内容全面、系统、准确、实用、文字简洁。

 

3 档案馆指南的结构

　　档案馆指南的结构如下：

 

4 提示部分

4.1 封面内容

4.1.1 指南名称：由档案馆名称加“指南”构成。

4.1.2 编著者：一般用编著馆馆名。

4.1.3 出版者：承担指南出版的出版社名称。

4.1.4 厚度超过6mm的指南，应在书脊上重复标示封面所署指南名称、出版者。

4.2 扉页内容

4.2.1 指南名称、编著者、出版者同封面。

4.2.2 指南版本:指修订本、增订本、续编、简本等。

4.2.3 指南出版年代

4.3 前言

　　前言的内容包括编著指南的目的和作用、指南框架结构、使用方法、编著指南的简要过程、参加编著工作的人员及其他与要说明的问题。

　　前言另页排印，结尾落编著馆名和完稿日期。

4.4 目次

　　目次由指南各章节的题目及其所在的页号组成。

　　目次另页排印，单记页号。

 

5 正文部分

5.1 档案馆概况

5.1.1 档案馆历史沿革：馆址，成立时间，档案馆类型，隶属关系，档案馆代码，历任正、副馆长，内部机构设置，工作发展概貌。

5.1.2 馆藏档案综述

5.1.2.1 档案的来源、进馆方式。

5.1.2.2 档案总数量：全宗（非全宗形式档案的类别等）总数，案卷（包括作为案卷看待的册、袋、盒）总数，档案上架排列总长度（m）。

　　如有特殊的档案统计单位或其他专用术语，应在附录中予以解释。

5.1.2.3 档案起止年代；馆藏档案形成的最早和最晚年代。一般用公元纪年表示，必要时可使用朝代纪年表示。亦可以其一为主，另一为辅，为辅者书于后并加圆括号。

5.1.2.4 档案的种类、各类档案的整理简况。

5.1.3 馆藏资料综述

5.1.3.1 资料的来源，进馆的方式。

5.1.3.2 资料的总数量：册（件）数、上架排列总长度（m）。

5.1.3.3 资料的种类及分类方法。

5.1.4 汇编出版档案资料情况

5.1.5 利用工作综述

5.1.5.1 接待利用者的日期和时间

5.1.5.2 开放的档案、资料的范围及其查、借阅手续。

5.1.5.3 档案资料检索工具编制情况综述。

5.1.5.4 提供利用的方式：提供原件、复印件、缩微件、档案资料汇编等。

5.1.5.5 索取档案资料内容的方法：摘抄、复印、外借、购买、函调、咨询等。

5.1.5.6 为利用者提供的实际服务设施。

5.2 馆藏档案介绍

　　馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。

　　按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。

5.2.1 全宗介绍

　　全宗介绍是档案馆指南的核心部分，馆藏重要全宗一般要逐个介绍；非重要全宗可将职能、任务、性质相近的组合在一起综合介绍；一些案卷数量少、利用率不高的小全宗，可只列如附录中的全宗名册，不作具体介绍。

5.2.1.1 全宗介绍的内容

　　a.全宗名称的全称、简称、全宗号

　　b.全宗构成者（立档单位）沿革：名称、成立时间（如是已撤消单位，应注撤消时间）、性质、主要职能、隶属关系、内部机构设置及其演变情况。

　　个人全宗构成者主要介绍个人姓名、别名、生卒年月、简历、籍贯、职务、职称、主要业绩及荣誉称号等；

　　c.全宗来源：一般可参见5.1.2.1不再说明。特殊情况（如私人捐赠等）应予说明；

　　d.全宗内案卷数量、上架排列总长度（m）、起止年代；

　　e.使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况；

　　f.全宗内案卷分类排列非纸质载体的档案的情况；

　　g.档案内容介绍：一般按全宗内档案的实际分类体系，结合问题进行介绍。

　　反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案，具有全国和国际影响和知名人物、历史事件及具有地方特色和具有重要科学研究价值的档案，馆藏年代久远和特殊载体的档案要详细介绍，需要保密的档案不作介绍。

5.2.1.2 全宗介绍的排列

　　全宗介绍可以按馆藏档案全宗号编排顺序排列，也可结合全宗重要程度、全宗构成之间的隶属关系（组织机构序列）或地区特征等进行排列。

5.2.2 非全宗形式档案介绍

　　a.非全宗形式档案的名称全称、档号；

　　b.档案集中的简要进程、主要档案形成者（或主持单位）的名称、职能；

　　c.案卷（册、袋、盒）数及其上架排列总长度（m），起止年代；

　　d.使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况；

　　e.类别、项目内档案分类、排列和编制检索工具情况；

　　f.档案内容介绍：一般按类别、项目内档案分类、排列体系，组合重要程度并参照

5.2.1.1g的规定进行。

5.2.2.1 非全宗形式档案介绍的排列

　　非全宗形式档案一般可按历史时序、重要程度或参照《中国档案分类法》的有关类目进行排列。

5.3 馆藏资料介绍

　　对馆藏档案有重要补充作用的资料应逐类介绍，一般性资料不作具体介绍。

5.3.1 资料介绍的内容

　　a.资料类目的名称、代号；

　　b.资料的数量、起止年代；

　　c.重要资料需注明编撰者；

　　d.资料内容介绍：按资料的实际分类体系结合资料涉及的问题参照5.2.1.1g的规定进行。

5.3.2 资料介绍排列按资料的实际分类体系进行。

 

6 补充部分

6.1 索引

　　“馆藏档案介绍”、“馆藏资料介绍”中重复出现的、分散在指南各章节的人名、地名、机构名、历史事件及专题，必要时按以下方法编制索引。

6.1.1 人名索引：由人名及其在指南中的页号组成，按姓氏笔画或汉语拼音顺序排列。

6.1.2 机构索引：由机构名称及其在指南中的页号组成，按机构名称首字的笔画或汉语拼音顺序排列。

6.1.3 事件索引：由事件名称及其在指南中的页号组成，按事件名称首字的笔画或汉字拼音顺序排列。

6.2 附录

　　附在指南正文之外与正文内容有关文字、表册等材料。

6.2.1 全宗名册：馆藏全部全宗（全宗名称需保密者除外），应按实际编号顺序逐一列出全宗代号、全宗名称、起止年代、案卷数量及其在指南中的页号等内容。

6.2.2 档案资料出版情况一览表：本馆公布出版物名称、出版单位名称、出版日期、册（卷）数、字数等内容。

6.2.3 馆藏档案形成单位系统表：根据档案形成单位之间或其内部机构的隶属关系，采用直线连接法示意。

6.2.4 开放利用档案规章制度：一般应将本馆有关规章制度原文照录。

6.2.5 直观图表

6.2.6 纪年对照表

6.3 插图

刊印于指南中的用以表现馆藏珍贵档案、资料、馆舍建筑以及需要用形象介绍工作情况的照片与图形，应配有图号和文字说明。