很多县级综合档案馆都保存着一定数量的１９８３年以前形成的短期档案，这部分档案早已超过了保存期限，如何对它们进行期满鉴定，应该制订什么样的鉴定标准，已成为档案界普遍关注的焦点。为积累鉴定经验，江苏省扬州市邗江区档案馆选择部分全宗进行了尝试。
    一、馆藏短期档案现状
    期满档案鉴定，即对期满档案价值重新进行甄别和判定，确定档案是留存还是销毁，其结果会使一部分档案的实体消亡，它是关系到档案“生死命运”的一项责任重大、十分严肃的工作，要求我们必须做好大量的前期准备。首先，必须对鉴定对象做到心中有数，要熟悉、掌握短期档案的保存状况。其次，必须全面了解各鉴定全宗所有档案的状况，包括永久、长期档案的内容、完整程度等，不能仅仅局限于对短期档案做鉴定。从邗江区档案馆选择鉴定的８１个全宗３０００余卷短期档案看，主要存在以下三方面情况：
    质量上：保管期限划分不准确，短期档案中混有应永久、长期保存的文件材料。造成这种状况的原因有：
    客观因素：保管期限表几经调整，有些标准不统一。建国以来，国家档案局于１９５６年、１９５７年、１９６４年、１９８３年、１９８７年先后五次制订、修改关于档案保管期限的规定，文件保管期限的确定经历了在实践中总结、完善的过程。各个时期价值鉴定标准存在的差异，导致归档文件的价值划分前后不一致。例如，下级机关报送的“年度统计报表”，１９５６年定为保存１０年，１９６４年改为长期保存，１９８３年又定为永久或长期，１９８７年再改为长期。另外，保管期限表不完善，可操作性不强。对各种档案保管期限概念的解释比较笼统、含混不清，存在一定的期限界限模糊，而且在多个条款中用“一般”、“重要”这些不确定的模糊语言来作为鉴定文件价值和划分保管期限的标准，随意性较大，档案人员在实际操作中难以把握。
    主观因素：基层文书、档案人员大部分是兼职，且变动频繁，档案业务水平较低，缺乏对档案价值鉴定标准的认真了解和思考，对一些在保管期限表上不能“对号入座”的、价值分辨不清的文件，容易错误地判定其保存价值，常会把重要的文件划入短期。此外，在一部分文书、档案人员中存在着片面的档案价值观，没有真正把档案价值鉴定的原则、标准作为衡量文件价值的尺度，有的片面强调红头文件的重要性，将上级及本单位红头文件均划为永久或长期保存，而本单位形成的没有文头的材料则放在次要位置，如将工资审批表、协议、合同、人员调动介绍信存根等列入短期。有的认为本单位形成的材料都要永久或长期保存，而收文应作短期保存。
    数量上：一方面，少部分全宗由于存在的时间较短，短期档案的数量极少，多的五六卷，少的仅一二卷，而且，不仅短期档案数量少，永久、长期档案数量也很少。如：１９５６年成立、１９５８年因邗江县并入扬州市而自然消亡的县委财贸部，共留存档案９卷（其中永久２卷、长期２卷、短期５卷）；１９６６年成立、１９６７年１月“夺权”后瘫痪，后未再恢复的县委财贸工交政治部，形成档案３卷（其中长期１卷、短期２卷）。另一方面，“文革”期间，尤其是“文革”前期，由于历史的原因，大部分全宗留存的档案都极少。这些数量极少的档案都不能全面反映一个全宗或全宗某一时期的历史面貌。
    利用率上：文件在立卷归档时确定的保管期限，实际上是人们对其日后被利用的可能性的一种判断和预测，而档案价值只有通过实践的“检验”才能最终被体现。通过分析近十多年来社会对邗江区档案馆档案利用的需求，有些短期档案虽然早已超过保管期限，但其利用率仍然比较高，如：１９６５年至１９６６年社教运动中社教总团保存的各社教分团工作队员个人登记表，“上山下乡”热潮中各公社、各大队接收的知识青年登记表等，由于此类登记表记载的信息比较全面，可以补充长期保存的汇总表中没有的内容，因此目前还在为人们解决工龄、落实政策、办理退休等提供有力的依据。
    二、确定短期档案鉴定标准
    鉴定标准是鉴定工作得以顺利进行的关键，是鉴定质量的重要保证，因此，鉴定标准的确立举足轻重。为保证鉴定准确，去留无误，在制定鉴定标准时，就必须全面考虑被鉴定档案的实际状况，必须立足于现状，根据存在的不同问题制定相应的鉴定标准。
    （一）规范性文件标准
    严格依据国家档案局１９８７年１２月颁发的规范性文件——《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》，把它作为鉴定时的技术性参照标准，对确无保存价值的短期档案予以剔除、销毁，而将当初鉴定时价值划分不当的，要重新划定其应有的价值，升入长期或永久保存。
    （二）档案内容标准
    由于保管期限表存在一定的原则性和不确定性，因此，当使用保管期限表无法直观判断档案的保存价值时，应具体分析其内容。档案本身所含有的内容，记述着事件、事物等发生、发展的全过程，是档案信息的核心部分，直接体现着其所具有的价值。根据档案文件的内容判定其有无价值或价值大小是档案价值鉴定的主要标准。
    以内容标准衡量档案的价值，主要应分析内容的重要性，看其所记述的史实是反映机关主要职能，还是非主要职能；是重要事项，还是一般活动；是重要业务，还是行政事务；是政策性法规、条例，还是参考性普发文件；内容针对多年、一年，还是季度、月度等。文件记载和说明的内容越重要，其价值就越大，反之越小。
    （三）档案相对价值标准
    这是针对全宗内档案数量少、完整程度不高而采取的鉴定标准。我国档案界学者陈兆礻吴、和宝荣曾言：从理论上讲，每一份文件的价值取决于档案客体属性及其满足利用者需要的程度，都是客观存在的，但是从我国档案管理体制和档案工作原则出发，在实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值，即在一定情况下某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。档案价值的相对性，决定了全宗内档案的完整程度和数量多少，应该是鉴定档案价值必须考虑的一个重要因素。
    针对档案数量极少的全宗，可以采取将短期档案全部升入长期保存的办法，以弥补档案材料的严重不足。针对档案完整程度不高的全宗，可将其部分短期档案提升为长期，填补永久、长期档案的欠缺。如某全宗１９６２年无年度工作总结，而短期案卷中保存有季度、月度工作总结，此时，该季度、月度工作总结的相对价值就较高，将它升入长期继续留存，可以最大限度地保证全宗内档案的完整和历史面貌的全面反映。
    （四）特殊年代标准
    这一标准适用于“文革”时期，尤其是“文革”初期形成的档案。对“文革”初期各立档单位的短期档案，要从长处理，特别是本单位形成的文件材料，要尽可能多地升入长期保存，以便后人了解和研究这一特定时期的政治、经济、文化等状况。
    （五）档案利用率标准
    社会对档案的利用需求，是构成档案保存价值的重要因素，同时也是档案价值得以实现的必要条件。随着社会的发展进步，社会对利用档案的需求也在不断发展变化，伴随着利用需求的改变，档案的价值往往也会发生相应的变化。现实中，常常出现这样的情况：现在认为有用的，将来可能没有用，而现在认为没有用的档案，将来可能有用。因此，要分析近期社会对档案的实际需要，尤其是短期档案被利用的概率，将那些已到期的但对社会仍有价值的档案保留下来，继续发挥效用。
    以上各个标准不是孤立存在的，它们互为补充。在实际工作中，要根据各全宗的不同状况，具体分析，灵活运用，从而切实保障鉴定工作的准确性，保证该留存的必须留存，没有价值的坚决予以销毁。
    参考文献：
    陈兆礻吴、和宝荣，《档案管理学基础》（修订本），北京：中国人民大学出版社，１９９６。
    （作者单位：江苏省扬州市邗江区档案局　２２５００２）