一、征集工作现状、问题及成因   
档案馆全面开展征集工作以来，一批批数量可观、价值珍贵的档案资料被征集进馆，并在利用中大显身手。但是，从档案馆征集工作的职能和开展征集工作的成效看，从保管档案资料基地和各方面利用档案史料的中心定位看，从社会对档案利用的客观需求看，征集工作任务还相当繁重：一方面档案资料流失严重，流失现象还在继续；另一方面我们喊了多年丰富馆藏，改变结构，结果馆藏既不丰富，结构也不合理，尤其在举办展览和开展编研时，我们往往因为馆藏资料缺乏而尴尬不已。
    存在上述问题有多方面原因：
    从客观因素分析，一是档案征集工作难度大，档案资料来源分散，对象复杂。二是档案资料征集工作无章可循，《档案法》虽然规定公民有保护档案的义务，却没有对这些档案征集进馆做出明确规定，实际上也不可能做出规定，档案馆的征集工作基本上是各自为战。三是征集工作形势发生新变化，民间收藏异军突起，境外征集方兴未艾，计划经济条件下的无偿征集已成为历史。
    从主观原因分析，有四个不适应：一是认识不适应，在工作安排上重接收轻征集，征集工作零打碎敲，可有可无。二是投入不适应，据对辽宁省１４个地市级档案馆调查，有征集机构的３家，仅占２１．４％，其他馆的征集职能都含在管理（利用）处（科）内；预算内征集经费为零，只有少数档案馆能争取临时征集费用。三是方法不适应，对新形势下档案资料征集工作缺少系统研究和相应对策，没有明确的征集工作目标，征集工作只满足于下发一两个征集文件。四是人员不适应，征集工作人员配备虽达到１００％，但素质参差不齐，有的缺少责任心和使命感，有的有畏难情绪，工作很难打开局面。同时还存在眼界不宽、信息不灵、底数不清、渠道不畅的现象。有人说：民间收藏家的征集和收藏是专业水平，而档案馆的征集工作却是业余水平，此话不无道理。

  二、重新认识征集工作的地位、作用和特点   
１． 从征集与接收工作在档案馆中的地位和作用看，征集工作是丰富和优化馆藏的重要手段。我们习惯把接收与征集统称为收集，实际上两者有极大区别。国家对档案馆接收档案的范围、对象、内容和年限等都做出了明确规定。就接收而言，丰富馆藏主要体现在数量、门类和载体上，而且首先体现在数量上，但衡量馆藏是否丰富的尺度不仅是数量，更主要是质量，即丰富和优化馆藏应该是统一体。征集工作不仅可以起到丰富和补充馆藏的作用，它更是优化馆藏的重要手段。
    ２． 从征集工作自身特点看，征集工作是档案馆最富活力的工作之一。正常的接收工作是按国家规定进行的，一般都是按章办事，可供选择的余地不大。征集工作则不同，主要的表现：一是征集工作的广泛性。接收工作因有年限和范围的制约，时空概念已被锁定，而征集工作则不然，征集的对象可以是档案也可以是资料和实物，因此说征集工作内涵更丰富，潜力更大。二是征集工作极富挑战性和刺激性。征集工作难度更大，充分体现了档案馆的个性和活力，征集工作的复杂性、征集内容的广泛性、征集方法的多样性，赋予了征集工作更多的挑战意味，成为锻炼和考验征集人员敬业精神和公关能力的试金石。三是征集工作有极大的伸缩性。主要表现在对征集工作人力和经费的投入上。因为征集工作的付出与征集材料的多寡、优劣是成正比的，征集效果如何，取决于对征集工作的投入程度，对征集物价值的鉴定水平，征集工作人员的公关能力和对征集品下落的知情程度，以及采取征集方式的创新等。
    ３． 从征集工作的性质看，档案资料的征集工作是传承人类文明、抢救文化遗产的重要行动。我国是具有悠久历史和灿烂文化的文明古国，在千百年的历史进程中，形成了大量的、珍贵的档案资料，由于自然、历史和其他因素的影响，许多档案资料分散保管在各个地区和部门，或散失于民间。档案馆担负着保护和传承人类文明的重要使命，因此，加强对档案资料的征集，是档案馆义不容辞的职责。同时档案馆征集工作开展情况，所收藏历史档案资料的珍贵程度，也可以直接反映一个档案馆的社会知名度和文化品位。
    ４． 从档案馆征集工作的实践看，馆藏最有价值的档案资料，往往是通过征集获得的。正常的接收工作一般是你形成什么我就接收什么，而且各单位形成的档案良莠不齐，甚至一些没有什么查考利用价值的档案也被接收进馆。相比之下，征集工作更能反映档案馆藏结构的合理性和主动意识。
   三、做好征集工作的几点思考
    第一，征集工作要与时俱进。时代在发展，我们必须变革传统征集工作的思维定式，积极探索新形势下档案工作的规律和特点，树立大征集理念，增强使命感和责任感，一是将征集工作列入档案馆重要工作日程，加大对征集工作的投入，建立机构，配备人员，给予经费保证。二是强化宣传，强调保护档案资料是每个公民的义务，在全社会营造良好征集氛围，使征集工作进入良性循环的轨道。三是以地方党委、政府名义制发相应的征集工作文件，制订征集办法，以便在征集工作中争取主动。四是建立征集工作指标考核体系和激励机制，对有突出贡献的人员给予重奖。
    第二，建立征集网络，突出征集重点。建立畅通的征集网络是做好征集工作的必要条件。这个网络由重点部门和重点人员构成，重点部门是：地方党委、人大、政府、政协等几大机关；各新闻媒体和新闻出版部门；文联、科协、社科联及所属组织；文博、图书、情报部门和信息中心；各级各类档案馆、室等。重点人员是：战斗英雄、劳动模范、老领导、老专家、地方名人、民间收藏家等。该网络要覆盖整个地区，要建立兼职征集人员队伍，并输入信息库进行动态管理。
    征集工作没有既定的范围，可跨越时空，但亦要考虑地域因素，应包括：（１）有关地区行政区划、建置沿革等档案资料；（２）有关地区地质地貌，山脉、河流资源，物产等方面的档案材料；（３）有关地区的人文历史方面的档案资料；（４）上级领导人视察检查地区工作形成的题词、讲话、声像、报导等档案资料；（５）本地区获得上级机关授予的各类荣誉称号的牌匾、证书、锦旗、奖状以及上级新闻媒体对本地区的重要报导；（６）本地区领导和有关部门外事活动中收受和接收的各种礼品、纪念品、荣誉称号等方面档案资料和实物；（７）本地区的名牌产品、老字号、城市标志物如市树、市花、市徽、市歌、市鸟以及标志性建设方面的档案资料；（８）反映本地区著名人物或家族的档案资料，包括生平传记、著述发明、宣传报导、信函日记、声像等档案资料；（９）反映本地区重大灾害、重大活动、重大事件的档案资料；（１０）反映本地区特定历史时期的档案资料，如“文化大革命”时期各类小报、像章、语录、袖标等；（１１）其他有利用和收藏价值的档案资料。
    第三，探索多种征集渠道和征集方式。除平时征集外还要做到：一是在接收档案的同时开展征集，如正常接收全宗的有关参考资料（大事记、沿革、简介、汇编等），接收撤销机构档案时应连同有关资料全部接收；二是通过会议和大型活动开展征集；三是通过业务指导和执法监督开展征集或发现收集、征集线索；四是开展专题性征集或通过举办展览开展征集；五是围绕编研课题征集相关档案资料。
    档案资料征集进馆方式有六种：一是征缴法，即以法规形式对党政机关、人民团体、国有企业等单位做出征缴档案资料规定，让他们无偿向地方档案馆报送或移交，此法适用于各类出版物和公务活动中形成的其他材料。二是捐赠法，指捐赠者自愿将自己形成或收藏的档案资料无偿向国家档案馆捐赠，其所有权为该接收捐赠的国家档案馆所有。三是征购法，有两种情况：其一非国有组织保存的对国家和社会具有保存价值的档案资料，该组织可向国家档案馆出售，或因保管条件差等原因，由国家档案馆强行收购；其二是公民个人收藏的档案资料，向国家档案馆出售或由国家档案馆征购。四是寄存法，非国有组织或个人因保管条件等原因，本着自愿原则，在国家档案馆寄存资料，其档案资料所有权不变，国家档案馆可按约定收取一定整理、鉴定、保管费用。五是复制法，对于确有收藏利用价值而又难以征集进馆的资料，档案馆可采取复制方法，将其原件或复制件征集进馆。六是交换法，档案馆之间，档案馆与图书馆、博物馆之间，档案馆与档案室之间进行交流，互通有无。对某些重份档案资料或出版物可进行交换。
    第四，提高征集人员素质。征集人员是开展征集工作的主体，档案馆应将政治素质好、业务能力强、工作作风过硬的人员配备到征集岗位。征集人员也应提高素质：一是要熟悉档案收集工作的方针、政策和法规，并能灵活运用；二是具有较强的公关协调能力，掌握征集心理学；三是具有鉴别真伪的能力，特别是要懂得一些文物、古籍、书画等方面的鉴赏常识；四是要有敬业精神，只要有努力必有所获的信心，征集工作一定会取得成功。