四次赴英查档，引起国内同行关注，有的登门“取经”，有的电话咨询，都想去与己有关的国家查取档案。听说最近又有几个城市准备动身，还有很多城市和单位正在酝酿当中。这是件好事，听罢自然很是高兴。为了使我们的出国查档都能获得成功，在这里我想结合自己的四次赴英查档经历，谈一下到国外查档应该注意的几个问题。
  一、关于争取领导的支持
    档案部门出国曾被不少人看做是可望而不可及的事，因而，如何争取领导的支持走出国门，成为很多档案部门极为关注的问题。这里关键的一条就是摸清档案的底子。如果不清楚国外有没有本地的档案，不清楚有多少档案，不清楚都存放在哪些档案馆，那么要申请出国查档恐怕是很难批准的事。如果我们把底子搞清，把与己有关的国外档案目录向领导的办公桌上一放，那就容易多了。我们首次出国查档就是这样。整个摸底的全过程并没有向领导汇报，更没说我们要出国查档。当档案目录来了之后，我们便复制了一套送给领导，接下来的不是我们着急，而是领导着急了，是领导催促我们组团出国的。
  二、关于档案信息的获取
    摸清底子不仅仅是争取领导支持的需要，也是到国外查档的真实需要。如果不清楚档案的存放地点、案卷目录、相关内容，到了国外也无法开展工作。因而，在出国之前获取档案信息至关重要。获取档案信息大致可通过下列三种途径：
    １． 直接向国外档案机构咨询。可根据所查档案的特点，估计可能存放的档案机构，直接通过信函进行联系。估计我们所要查取的档案，大都是上世纪５０年代前的，而西方国家对这个时期档案早已对外开放，因而不必担心他们不给予提供。一般情况只要我们去信，他们都会及时答复的。如果有我们所要的档案，他们会提供档案目录及相关内容；如果档案不在他们那儿，他们还会介绍与提供可能存放的其他存档机构。２００１年我们曾同法国国家档案馆联系，要求查阅一战华工档案，接着他们回信告诉说，这批档案不在他们那里，可能在法国外交部档案馆。我们再同法国外交部档案馆联系，很快得到相关信息提要。
    ２． 在网上直接查阅。西方国家的存档机构一般都建立了自己的网站，并且所存档案的目录一般都在网上公布。因此，只要不是非常具体的内容，一般都能在网上查到。近年来，我们的很多档案信息都是在网上发现的。
    ３． 通过华人、华侨和国外朋友帮助查找。可根据所查档案的性质特点、估计可能的存档机构，让华人、华侨以及外国朋友帮助查找落实。我们首次出国之前获取的档案目录，就是彻特纳姆市（威海的友好城市）的朋友最先提供的。
  三、关于档案资源的分布
    在查取档案信息过程中，不要把眼光老是盯在各级各类档案馆，因为好多档案不一定存放在档案馆。在西方国家，档案馆、图书馆、博物馆三者的职能并不像我们国家那样单一、那样清楚，图书馆、博物馆同样保存档案。如：苏格兰议会档案并没存在苏格兰国家档案馆，而是在苏格兰国家图书馆；格林维治海军博物馆、帝国军事博物馆都保存着大量的英国皇家海军的档案。与此同时，还要注意那些大学与研究机构的图书馆，它们都有可能存放档案。如：英国基督教兄弟会的档案就存放在牛津大学图书馆，威海卫行政长官骆克哈特个人收藏品及档案就存放在乔治·沃森学院。
  四、关于出发前的准备工作
    一般地，出国查档的时间都不会安排得过长，在短时间内要想争取大的收获，必须做好出发前的准备工作。西方人很讲工作的计划性，很讲究提前预约，而且预约的提前量最好要长一些。因此，在出发之前，要根据获得的档案信息确定好到访单位和具体时间，安排好活动日程，并在一个月之前通知对方。西方人很守时，一般的他们会根据我们的预约时间安排好接待人员，在我们到后帮助办理相关查阅手续、引领我们到具体的查档位置。一般情况，只要我们提前提供了目录，他们还会把这些档案提前摆在阅览台上。需要我们注意的是，一旦到访时间通知了对方，就不要失约，确有特殊情况不能准时到访，一定要通知对方，否则不仅耽误人家的工作，而且还会给对方种下不守信的印象。
  五、关于隐蔽档案的分析
    有些档案，我们可以根据提供的相对具体的目录查找到，但还有大量所需档案，目录中并没有直观地反映出来，这就需要我们对具体问题进行具体分析，从繁杂的目录中寻找所需。如，我们在牛津大学图书馆查找威海卫照片档案，照片目录中并没有威海卫的卷宗，我们便在山东卷里找，后又在华北卷里找，结果收获很大。再如，在帝国军事博物馆查威海老照片，仅从目录中是无法看到中国的城市名字，因为基本上所有目录都是以英国皇家海军军舰的名字为根目录的，从这艘军舰的诞生，到这艘军舰的退役，包括它所到各地所形成的所有档案，都是“军舰名”加“年代”为目录的。这样就需要知道都有哪些军舰来过威海卫，并且都是哪一年来的。掌握了这些资料，查档也就方便了，否则那将是大海捞针。
  六、关于复制费用的评估
    出国查档，人们最为关心的莫过于价格问题。在英国，档案的复制费没有统一的规定，基本上都是各家自行定价，但上下都差不太多。以复制Ａ３幅面为例，在英国国家档案馆，每页０．４英镑；而在苏格兰国家图书馆，每页０．３６英镑；但是，如果复印的档案是在很厚的案卷里，那么每页的价格在英国国家档案馆是０．７英镑。照片的复制费相差比较悬殊，翻拍一幅７×５的黑白照片，在格林维治海军博物馆需要１５镑，在牛津大学则需要１８镑；翻拍一幅８．５×６．５的黑白照片，在帝国军事博物馆需要６英镑，而幅面基本相同的照片在沃森学院则需要２０英镑，在伦敦大学则需要３０英镑。对特殊要求的复制价格更是不一，它需要根据档案的幅面大小、做工技艺来定，总的讲价格还是很高的。如我们在格林维治海军博物馆做了一幅２０×１６的仿真件，则花掉了４０英镑。需要提醒注意的是，用上述价格购得的照片，只允许研究历史使用，并没有出版权。如果需要公开出版，则需要缴纳一定的版权使用费才允许使用，否则将按国际上通用的版权法追究法律责任。版权费的缴纳也是非常弹性的，需要视出版物的价格和发行量来定。
  七、关于复制费的付给方式
    复制费的付给方式也不一样，有的可以当场现金结清，有的则需要建立账户，待复制结束后多退少补。还有的不收现金，必须使用英国账户转账。如在英国国家档案馆，现金少的可以当时现金结账，也可以建立账户最终结账；而在牛津大学、伦敦大学东方学院、帝国军事博物馆、格林维治军事博物馆，则必须使用英国账户。对于这种情况可以利用英国朋友的账户进行清算，我们最后同朋友结账。
  八、关于档案的携带与邮寄
    在国外查档时间一般都很短，复制数量少的可以即时完成，复制数量大的需要数月才能完成。因而，大量的档案需要对方通过邮局邮寄，或者通过到中国的朋友携带。但这里需要注意一个费用的问题。按照英国政府的规定，复制的档案，在英国国内邮寄时，需要缴纳１７．５％的附加税，而直接向国外邮寄就没有这项费用。通过朋友携带固然可以省掉部分邮费，但先将档案寄给英国朋友需缴纳附加税，而附加税远远大于邮费。另外，让我们得以放心的是，我们携带出入境都不需办理任何通关手续。而通过邮寄入境有时则需要办理通关手续，而且可能还要交１３％的税。一些特殊载体的档案，如光盘等，通过邮寄入境时，需要例行拆包检查。
    以上所谈问题都是以英国为例，而在其他欧美国家可能不尽相同，因而只能提供参考。
    （作者单位：山东威海市档案局 ２６４２００）
    编后语：本刊２００５年第３期刊登了对威海市档案局局长张建国的专访“当家园的记忆出现缺失的时候”，不少读者在为威海档案人的魄力发出感慨的同时，也对出境查档有一些想法。近两年，北京、内蒙古、青岛等地档案部门也相继派人出境查档，收获颇丰。为此，本刊特邀张建国局长撰写此文，希望能够给大家提供有益的借鉴。