文书档案案卷格式

(国家技术监督局1988年9月5日批准，1989年3月1日实施)

1　适用范围

本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

2　案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

21　硬卷皮格式

211　硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌(见图1)。

本标准推荐使用250克占皮纸制作案卷硬卷皮。

212　案卷封面项目

封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名。时间、保管期限、件、页数、归档号、档号各项目具体位置、尺寸(见图2)。

213　封面项目的填写方法

2131　全宗名称：

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局。”不得简称为“本部”、“本委”、“本委人事局”等。

2132　类目名称：

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

2133　案卷题名：

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟，案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

2134　时间：卷内文件所属的起止年月。

2135　保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2136　件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2137　归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

2138　档号的编制：

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷号。

案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷目录号。

214　卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸(见图3)。

22　软卷式格式

使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

221　软卷皮外形尺寸：

软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格(见图4)。

222　软卷皮封面项目：

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置(见图4)。

223　软卷皮封二项目：

软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸(见图5)。

224　软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。

软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置(见图9)。

23　卷盒格式

231　卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒(见图6)。

232　卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

其中起止卷号填写××-×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸(见图7)。

24　填写要求

填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。

3　卷内文件目录格式

31　目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型或国际标准A4型。

32　页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白(天头)宽20±0.5mm

卷内目录用纸下白(地脚)宽15±0.5mm

卷内目录用纸左白(订口)宽25±0.5mm

卷内目录用纸右白(翻口)宽15±0.5mm(见图8)

33　卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸(见图8)。

34　卷内文件目录填写方法

341　顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。

342　文号：文件制发机关的发文字号。

343　责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。

344　题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能

说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

345　日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。

346　页号：卷内文件所在之页的编号。

347　单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件首页的右上角，其格式尺与寸是：mm

348　备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

4　卷内备考表格式

41　卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录(见图9)。

42　卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸(见图9)。

43　卷内备考表填写方法

431　本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

432　立卷人：由责任立卷者签名。

433　检查人：由案卷质量审核者签名。

434　立卷时间：填写完成的立卷日期。

5　案卷各部分的排列格式

51　使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：

案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

52　使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。

6　文书档案案卷格式监制

61　文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

62　在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。