浅谈民营企业信用档案的归档范围
档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之十六
浅谈民营企业信用档案的归档范围
及保管期限
浙江华特实业集团有限公司 毛伟芳
内容提要：随着我国加入世界贸易组织以及国内社会主义市场经济体制的逐步完善，我国民营经济的快速发展已经引起国内外的广泛关注。但我国的民营企业在发展中也遇到了不少问题，“信用危机”就是其中之一。因此近年来，随着“信用政府”、“信用经济”口号的提出，建立企业信用档案的问题逐渐引起各级档案部门和民营企业的重视。本文结合我公司建立企业档案的工作实践，明确了企业信用档案的归档范围及保管期限。
关键词：企业 信用档案 归档范围 保管期限
中国加入WTO之后，正面临国际贸易中“信用经济”的往来。随着我国经济体制改革的不断深入，社会主义市场经济体系的不断完善，民营企业已经成为我国市场最活跃的主体。加强民营企业信用档案建设，已显得十分必要和迫切。而建立企业信用档案，首先必须明确企业信用文件材料的归档范围，并准确其各类信用记录的保管期限，使企业全部的信用记录得到科学、合理、妥善、有效的保管，并为今后民营企业的档案利用工作奠定良好的基础。本文试就民营企业信用档案的归档范围和保管期限谈几点看法，与大家共同探讨。
一、关于民营企业信用档案的归档范围
民营企业信用档案，主要是指政府机关为企业建立的和企业自身在政治、经济、法律、道德等社会初中活动中形成的有关企业信誉和行为规范等文件材料。它是民营企业在生产经营、日常管理、信用借贷等活动中形成的反映本企业、客户、合作者信誉状况，对国家、社会和企业具有保存价值的各种记录。是企业档案和社会诚信体系的重要组成部分。从企业生产、经营管理的活动过程来看，民营企业信用档案的主要内容有如下十个方面：1、机构设置材料：公司设立、转制、变更文件，验资报告，所属机构设置文件，公司法定代表人、经营管理负责人任职批文、简历等。 2、管理运行材料：股东大会材料、董事会会议材料、业绩报告、绩效考核表、有关统计材料（如总产值、销售额、劳动人事、工资福利等），以及公司章程、董事会工作、合同管理、会计管理、审计管理、年报监督、贷款担保等制度和决议等原始记录。 3、资质凭证材料：营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码证、国有土地使用证、房屋产权证、产权登记证、土地租赁协议、资质（许可）证、质量认证体系证书、产品检验（验收）证书、商标证书、专利证书等文件。 4、荣誉证书材料：文明单位称号、“重合同守信用”称号、上市公司百强企业称号、国内十佳企业称号、国内销售百强企业称号、名优产品称号等文件。 5、年检资信材料：工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等文件。 6、投资融资材料：投资项目可行性报告、增加投资申报材料、贷款审批报告、集资协议书、股票发行材料、合资意向书、资产收购方案等文件。 7、合同履行材料：各类合同文本及其履约情况记录。 8、经营服务材料：客户、代理商和其他合作者的资质、信誉文件，客户反馈、投诉记录，产品售后服务记录。 9、宣传推介材料：公司标识及其他形象设计材料，产品简介、承诺书、广告，公司业绩推介材料等。 10、其他有关材料，如上级重要领导人、社会知名人士视察、访问本企业形成的材料，国内外社会舆论、新闻媒体对本企业的重要报道和评价文章、照片以及声像材料等。
二、关于企业信用档案的归档期限。
民营企业档案的保管期限，国家档案行政管理部门尚未对此作出明确、具体的规定，目前企业一般按照行政机关、事业单位和国有企业及原乡镇企业的有关规定执行。我认为，民营企业信用档案保管期限的确定，应按照自身的特点和需要制定。在遵守企业档案管理有关规定的前提下，可以根据企业产品生命力、市场销售及经营管理等具体情况，适当延长或缩短。这有利于维护企业利益，在反倾销和激烈的市场竞争中提供有力证据。根据我公司历年来尤其是近几年来的工作实践，对企业信用档案的保管期限提出如下意见： 1、记录与反映信用企业资格、资质、资信能力的最后文本的信用档案，企业消亡后保存5年。 2、企业品牌、商标注册、评价等档案材料永久保管。 3、证明企业履约能力、信用等级、经营管理水平等方面的最后文本的档案材料，企业消亡后保存5年。 4、企业的产品认证、复验方面的信用档案，在该产品不再生产经销后保存10年。5、企业获得的各类荣誉的文件、证件，国家级的永久保管；自治区级的保存20年；其他的保存10年。 6、企业涉及重大案件的查处结论性档案保存20年，一般案件的查处结论性材料保存10年。 7、企业受到审计、投诉等类结论性档案材料，保存5-10年。 8、企业其他良好信用记录视重要程度保存10～15年；不良信用记录保存5～10年。 9、其他无法确定保存期限的文件材料，参照其他门类档案同类文件材料的保存期限处理。
企业信用档案是企业的生命、是企业发展的源动力，建立企业信用档案已迫在眉睫。在建立企业信用档案过程中，做好民营企业各类信用记录的归档工作，是确保企业信用档案完整收集、规范整理、科学鉴定、妥善保管和有效利用的重要前提。而要做到这些，就必须要制定企业完整的信用档案归档范围和信用档案保管期限表。这两者可以说是做好企业信用档案收集、保管工作的“纲领性文件”。在具体制定这两个“纲领性文件”时，企业要结合企业实际，适应工作需要，并在实践中不断探索，逐步完善，为建立健全科学、合理、有效的民营企业信用档案体系奠定扎实的基础。
参考文献：1.《信用档案和社会信用体系》，浙江省档案学会编。 2．《民营企业档案工作指南》，浙江省档案局编。
作者简介：毛伟芳，女，浙江华特实业集团有限公司专职档案员，高中学历，助理工程师职称，1998年起从事档案管理工作，2004年获浙江档案网“民营企业与档案工作”网上竞答三等奖和《杭州日报》档案工作知识竞赛鼓励奖，通讯方式：0571—63753032。
