市委办发〔2010〕158号

各区、县（市）党委和人民政府，市直属各单位：

市档案局拟订的《杭州市档案登记备份工作实施方案》已经市委、市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻实施。

2010年12月31日

杭州市档案登记备份工作实施方案

为认真贯彻市委十届八次全会精神，进一步加强新形势下档案安全保障体系和档案信息资源体系建设，进一步提升档案工作的服务能力，根据省委办公厅、省政府办公厅《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）要求，结合我市实际，特制定本实施方案。

一、总体要求

坚持以科学发展观为指导，按照统一规划、分级管理，突出重点、统筹推进，安全保密、有效利用的原则，以数字档案馆（室）建设为依托，以机关单位、民生领域和重大建设项目等为重点，全面推进档案登记备份工作，努力构建覆盖经济社会主要领域、满足民生发展需求的档案安全保障体系和档案信息资源体系，为我市共建共享“生活品质之城”，全面建设惠及全市人民的小康社会，开创杭州科学发展新局面作出积极贡献。

二、组织领导

各级档案行政管理部门要根据统一部署，加强与有关部门的密切配合，切实抓好档案登记备份工作的组织实施。研究制定本地区档案登记备份工作总体规划和具体方案，将档案登记备份工作纳入档案工作相关考核要求。制定和完善相关标准规范，积极引导、推进档案登记备份中心规范化建设。加强档案登记备份工作队伍建设和人才培训，吸引社会力量积极参与，形成档案登记备份工作的良好格局。

各级国家综合档案馆要加快档案馆基础设施和登记备份软硬件平台建设，抓紧建立档案登记备份中心。通过建立制度，落实机构，搭建软硬件平台，配备信息安全、网络管理、数据库、硬件维护等方面专业人才，切实做好本级档案登记备份数据的接收、管理、维护等各项准备工作。

各级机关、团体、国有企事业单位要根据档案行政管理部门的统一安排，加强对本单位档案登记备份工作的领导，明确专门机构和人员，配备必要的信息化设施，确保本单位档案登记备份工作顺利开展。

三、目标任务

（一）建立各级档案登记备份中心。2011年上半年，市档案局和上城区、萧山区档案局建成档案登记备份中心，其他区、县（市）档案局要抓紧制定建设方案并做好前期准备工作。“十二五”期间，全市各级档案局均要建立档案登记备份中心, 全面开展档案登记备份工作。同时，根据国家有关要求，各地要在馆际间建立异地备份库。

（二）加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各级机关、团体、企事业单位要加强对本单位重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案（包括纸质、照片、音像等）的数字化转换工作，为开展档案登记备份工作打下基础。“十二五”期间，全市60%县级以上机关、团体、国有企事业单位要建成数字档案室。

（三）抓好重点民生领域档案登记备份工作。优先开展涉及群众切身利益的重要电子业务数据、数字档案的移交备份工作，重点对劳动就业、社会保障、民政、教育、卫生医疗、建设等民生领域档案实施登记备份，建立一批民生档案登记备份数据库。

（四）开展进馆单位档案登记备份工作。各级档案行政管理部门应对列入进馆范围的机关、团体、企事业单位档案进行登记认证，在全面登记的基础上，各地每年要完成5%以上进馆单位电子文件和数字档案的移交备份工作。根据电子文件中心建设有关要求，开展机关单位电子文件归档备份工作。

（五）做好重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则，市档案局对杭州市“十大工程”重点项目等的档案实施登记备份；各区、县（市）档案局根据档案登记备份工作要求，结合本地实际，确定重点建设项目档案登记备份具体范围，有序开展重点建设项目档案登记备份工作。

（六）拓展其他领域档案登记备份工作。积极引导国有企业、科技文化事业单位开展档案登记备份工作，鼓励其将知识产权、品牌、信用、产品信息等档案向档案部门进行登记备份。同时，根据自愿原则，开展民营企业、基层自治组织和重要人物的档案登记备份工作。

四、档案登记备份的范围、数据形式

（一）档案登记备份范围

根据电子文件和数字档案权属关系及进馆要求，以下档案列入登记备份范围：

1.法定进馆单位的重要电子文件和数字档案，包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成的未到进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

2.重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：

（1）涉及公共利益或单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是各级业务主管机关、群众团体及下属的二、三级单位形成的与人民群众密切相关的重要业务档案和电子数据（包括劳动保障、建设、卫生、教育、民政、农业、林水、环保、工商、质监、食品药品监管、安全生产监管、房管、国土资源等部门及其他重要民生领域所形成的业务档案和电子数据）。

（2）国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案。

（3）建设项目领域档案。重点是县级以上重点建设项目形成的对国家和社会具有长久保存价值的档案。

3.在自愿基础上，对民营企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

（二）档案登记备份数据形式

1.电子业务数据：指各级业务主管部门及下属单位通过专门的业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。

2.电子公文：指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

3.档案数字化成果：指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

五、档案登记备份的程序与时间要求

（一）登记备份程序

1.前期准备

各单位应填写《各单位档案管理情况登记表》（见附件一），并做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作。

2.填写表格

各单位应根据档案登记备份的时间要求，填写《电子文件和数字档案备份情况表（1）（2）》（见附件二）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件三），其中《电子文件和数字档案备份情况表（2）》按档案登记备份载体（包）逐一填写，并包含每份载体（包）的唯一认证信息。

3.生成备份载体（包）

各单位应根据档案登记备份工作要求，在移交档案登记备份数据前将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果生成备份包或导出到脱机载体，同步生成唯一性认证信息，并做好备份载体（包）的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求分别如下：

（1）电子业务数据：根据各单位的业务需求与安全保障条件，确定不同的备份策略和方式，采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据（库）备份，并形成备份载体（包）。报送单位应确保备份数据的真实性、完整性和安全性。登记备份数据是否需要加密，根据各单位实际确定。

（2）电子公文：登记备份方式和要求按照国家和省、市有关电子文件管理的规定执行。

（3）档案数字化成果：各单位应按照市档案局《杭州市纸质档案数字化技术规范》（杭档发〔2007〕45号）等规定，优先对纳入登记备份范围的具有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换，并按规定格式存储到一次写入型光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。

4.报送与移交

各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送给档案登记备份中心，同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类档案数据的移交方式分别如下：

（1）电子业务数据：采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体（光盘、磁带等）方式移交。

（2）电子公文：采用在线传输或脱机载体移交等方式。

（3）档案数字化成果：采用光盘移交方式。

5.受理、审核

档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家和省、市有关规定，及时进行受理、审核。

（1）材料审核：审核各单位档案登记备份范围是否符合相关规定，《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整、有效。

（2）技术检测：审核移交的登记备份载体是否符合国家档案局《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95））等要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。

6.反馈

档案登记备份中心应根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位。对不符合要求的档案登记备份数据（或书面材料），报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新备份并移交、报送。

（二）登记备份时间要求

首次登记备份时间由当地档案行政管理部门安排确定。其后，各类档案数据的登记备份时间要求如下：

1.电子业务数据：根据各单位业务信息管理系统数据安全需求确定登记备份时间。对数据变动频繁的，可每日备份；对数据变动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少备份一次。

2.电子公文：每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。具体参照国家和省、市有关电子文件管理规定执行。

3.档案数字化成果：每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。

附件：1.各单位档案管理情况登记表

      2.电子文件和数字档案备份情况表(1)(2)

      3.档案备份数据移交、验收检验表