通常情况下，行政机关属于进馆单位，属于档案登记备份的重点范围。根据行政机关的性质和主要职能，可将其分为五大类：即党的机关、人大机关、政府机关、政协机关以及民主党派和群众团体。每类行政机关由于行使不同的行政职能，由此产生的文件种类与行文重点各不相同。根据档案登记备份工作的指导思想与总体目标，各试点单位在机关推行档案登记备份工作时，可在档案进馆范围的基础上，确定登记备份的范围：

第一类是综合机关，主要是指各级党委办公厅、政府办公厅、人大办公厅及政协办公厅等。这一类型的机关产生的文件大多都是一些重要的、事关本地区的决策性、纲领性、依据性、指导性的文件，因此可按照本单位根据国家档案局8号令重新制定的机关文件材料归档范围和保管期限规定，重点将划分为永久和30年保管期限的重要文书档案作为档案登记备份的范围，并根据其是否涉及民生、现实凭证价值等因素，适当将部分10年或10年以下保管期限的档案（包括电子文件）列入登记备份的范围。

第二类是除综合部门以外的各级党的机关、民主党派和群众团体。这一类型的机关相对独立行使某项职责权力，比如纪检、组织、宣传、统战、团委、工会等，其形成的文件主要以文书档案为主，因此也可按照本单位根据国家档案局8号令重新制定的机关文件材料归档范围和保管期限规定，将划分为永久和30年保管期限的重要文书档案作为档案登记备份的范围。

第三类是各级政府机关，即通常所说的业务主管部门。这一类型的机关除形成一般的文书档案之外，还会形成大量的业务档案，如审计、财税、工商登记、环保评估、城市建设、房产、用地审批、工程建设、社保等等，这类档案往往量多且有系统统一的业务管理要求，有些还有专门的业务信息管理系统。这类机关进行档案登记备份的范围除传统的重要文书档案之外，还应包括重要业务档案。各试点单位在具体操作时，可选择那些信息化基础较好、现行利用价值较高的业务档案先行开展档案登记备份。