在人类文明社会中，有些档案可以被时代流传，有些却会被历史淘汰，究其原因，则是由这些档案的价值和作用所决定的；建立档案价值理论体系的首要问题和关键所在是明确档案价值概念并给予科学定义；档案的基本价值包括凭证价值和情报价值，是根据档案价值实现领域和效果不同来划分的；档案之所以具有情报价值，是因为档案是事实、知识和经验的记录，具有可靠的广泛的、可资参考的特征；将档案的价值形态划分为第一价值和第二价值，是沿用了美国档案学家T.R.谢伦伯格的文件双重价值理论。

档案的社会作用：随着社会和人们认识的不断发展，档案的作用还在不断得以发展，目前主要的表现在政治、法律、业务、文化、教育等几个方面。

档案的法律作用：是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证价值的集中体现；各种专门业务档案中，除了以文字表达的定性记录外，还有大量的以图形、声像表达的记录，这些档案为各项业务活动的开展和进一步的发展提供了重要的参考作用。

档案的文化作用：主要是指档案是人类创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。

档案的政治作用：一方面，档案是政治斗争的必要手段；另一方面，档案是行政管理的必要手段。