深圳市档案局馆创新声像档案服务机制的做法与思考
自1999年以来，深圳市档案局不断创新声像档案工作机制，直接参与全市重要会议、重要接待、重大活动、重大自然灾害和重大突发事件及重点工程项目建设过程的摄影、摄像、录音，并利用声像档案积极为市领导、各部门和社会各界服务，收到了良好效果。
一、创新声像档案服务机制的做法
1999年3月，深圳市档案局馆起草了《关于加强我市荣誉档案，声像档案管理的意见》。市委、市政府对此非常重视，市委办公厅和市政府办公厅很快向全市批转了全文，文中明确要求：“为了确保我市重大接待活动的照片齐全完整，今后凡有市委、市人大、市政府、市政协领导参加的一级外事接待、二级以上内事接待，由接待承办单位通知市档案馆派出专人进行摄影。”从此，深圳市档案局馆的声像档案工作与全市的工作大局紧密联系在一起，做到市委、市政府的中心工作开展到哪里，声像档案工作就延伸到哪里，服务就跟进到哪里。
2000年3月，经深圳市编制办批复同意，深圳市档案局馆成立了深圳市档案管理技术中心，统一负责全市重要政务活动、外事接待和重大突发事件的照片拍摄及声像档案的管理和利用工作。声像档案工作的全面开展，使各级领导和有关部门对档案工作有了进一步的了解和认识，并对档案工作给予大力支持。2001年12月，在全市机构改革中，市编办批准市档案局馆增设声像与技术管理处，2004年又更名为信息技术处，职能进一步扩大，除了信息技术工作外，负责全市重要会议、重要接待、重大活动、重大自然灾害和重大突发事件以及重点工程项目建设声像档案的形成与管理。
目前，深圳市档案局馆已拥有15名声像档案专业工作人员和近300万元的声像设备，并配备有专用车辆，每年形成10000多张照片和一批录音、录像档案归档。仅2003年，深圳市档案局馆的声像档案工作人员就外出拍摄710次，其中，随行拍摄了胡锦涛、温家宝、曾庆红、李长春等26位现任和退下来的党和国家领导人来深视察、指导工作，爱尔兰总统马丽.麦卡利斯等4位外国总统访问深圳，十一世班婵额尔德尼.确吉杰布、董建华等深圳参观考察，以及“两会”、第五届高交会、第六次高级顾问会议、深港西部通道开工建设等情况。深圳市档案局馆的工作人员还走出深圳、走出国门，随市领导率领的代表团到一些省市和香港、澳门、欧洲、南美洲、澳洲出访。
深圳市档案局馆通过创新声像档案工作机制，为深圳留下了一份完整的历史记录，为领导决策、机关工作和社会各界利用声像档案奠定了良好的基础。在记录历史、保存历史的同时，深圳市档案局馆非常重视声像档案资源的利用工作，一是通过“市领导办公决策信息服务系统”，在第一时间将重要照片上传给各位市领导；二是通过制作相册、相框等形式及时向各级领导、有关人士和外国赠送照片；三是向各部门和社会各界及时提供照片档案服务。2000年，深圳举办经济特区建立20周年成就展，市档案局馆被指定为这次展览照片的主要提供单位之一，为展览的顺利开幕做出了贡献；2002年，与市外事办、市博物馆联合举办“世界名人眼中的深圳”图片展，吸引了大批国内外观众；2003年，与市建设投资控股公司联合举办“基建工程兵转业建设深圳20周年图片展”，并走进社区，引起广大市民的广泛共鸣。几年来，深圳市档案局馆还一直是《深圳年鉴》、《广东年鉴》（深圳部分）图片的主要提供单位。
二、声像档案服务机制创新的体会
深圳市档案局馆开展声像档案工作的实践证明，创新声像档案工作机制，对于有效促进档案事业的发展具有十分重要的意义。
（一）能够体现档案工作者记录历史的神圣职责
档案工作者记录历史和保存历史的传统古已有之，古代史官集记注和典守两项职责于一身，其记注的主要目的就是为了积累关于国家重大活动的档案。记录历史与保存历史在本质上是一致的，记录历史的目的是为了更主动、更完整、更真实地保存历史。
面对创造历史的人们，面对日新月异的建设成就，档案工作者勇敢地从幕后走到前台，将档案工作的触角往前延伸，从单纯保存声像档案，到拿起照相机、摄像机、录音机直接摄录声像档案，把党和政府领导人民创造历史的进程记录下来，把中华民族伟大复兴的历史记录下来，把人类与大自然抗争的历史记录下来，只有这样，才会不辱使命。从单纯地保存历史，变为先记录历史，再保存历史，让历史延续，理应是广大档案工作者的神圣职责，我们责无旁贷。2003年，在做好抗击“非典”档案材料的收集归档、及时提供档案信息为抗击“非典”斗争服务的同时，深圳市档案局的工作人员还勇敢地走近抗击“非典”第一线，到“非典”隔离区、“非典”病房和紧急处置“非典”疑似病例现场，与医务工作者及非典病人零距离接触，留下了大量宝贵的声像档案资料，这丝毫不逊色于古代史官“秉笔直书”的精神。
深圳市书记李鸿忠曾说，党委和政府开展的一些重大活动，特别是一些具有划时代意义的重大会议和重大活动，由档案局用声像的形式记录下来十分必要。实践证明，档案部门既记录历史又保存历史不仅是非常必要的，也是完全可行的。
（二）可以弥补新闻记者摄录的不足，保证归档声像档案的完整、真实与准确
在大多数情况下，反映重大会议、重大活动和重大自然灾害、突发事件的声像档案主要是新闻记者摄录的。由于新闻记者摄录的直接目的是为了宣传报道，显然，只要能够满足报纸登载和电台、电视台播出的需要就达到了目的，至于拍摄内容是否完整地反映了事务的全过程，拍摄的照片、底片、录音带、录像带是否应该归档，往往考虑的很少，客观上造成收集归档难，很容易造成散失。同时，一旦当新闻记者具有“档案意识”、认识到声像档案的重要性，就更不会将其归档了，往往作为自己的私人财富加以收藏。一般来讲，电视台的档案室收集的录像带比较完整，但很少移交给地方综合档案馆，给利用工作带来很大不便。至于报社，如果能够将见报的照片和底片归档已是相当不错的了，几乎每个摄影记者手中都保存有大量本应归档案馆（室）保存的照片、底片。
档案部门参与要务摄录的目的是为了完整、真实地记录要务发生、发展的过程，是为了记录和保存历史，因此其摄录的角度与新闻记者有所不同。正如古代史官秉笔直书的品德一样，档案部门摄录要务时，往往注重完整性，全程跟踪摄录，力求完整地反映事务的全貌；力求做到真实、准确，比如，在传统相机与数码相机的选择上，新闻记者会选择数码相机，档案部门则会选择传统相机，因为胶片更真实地反映了事物的本来面貌，不能修改；有的记者为了追求宣传效果，喜欢摆拍或补拍，而这恰是档案工作者所忌讳的，因为档案必须是当时当地情况的真实反映。
可见，新闻记者代替不了档案工作者的职责，档案工作者和新闻工作者共同参与要务摄录，是现代社会科学分工的结果。
（三）能够直接为党和政府中心工作服务
贴近党和政府的中心工作，找准切入点和着力点，直接为中心工作服务，已成为各级档案部门的共识。如何利用声像档案工作为中心工作服务，也是档案部门一直在认真思考并努力探索的一个重要课题。声像档案是一种特殊的档案类别，其形象、直观、生动、真实的特点，不仅是记录重大历史事件和社会发展进程的重要载体，也是为党和政府中心工作服务的生动素材，在三个文明建设中发挥着不可替代的重要作用。
用声像的形式及时全面地记录本地区党委、政府正在开展的中心工作，不仅为利用声像档案为领导科学决策、中心工作以及各部门和社会各界服务奠定了基础，也赢得了服务时间。仅2003年，深圳市档案局就通过“市领导办公决策系统”给市领导上传了1230张照片，市领导可以及时、形象、直观地了解本市刚刚召开的重大会议、开展的重大活动、发生的重大自然灾害和突发事件以及重点工程建设的情况，有助于领导及时做出科学的决策。在2003年抗击“非典”的非常时期，各地档案部门利用摄录和收集到的声像档案资料，及时举办档案图片展、编印宣传画、制作VCD，对于增加防治“非典”工作的透明度，增强人民群众的信心，提高公众的科学卫生常识，搞好全民预防，最终取得抗击“非典”斗争的伟大胜利，发挥了重要作用。在“两个务必”教育中，档案部门利用拍摄的城市建设照片，与接收、征集的老照片一起举办档案图片展，采取新旧对比的方法，全面展示城市面貌发生的巨大变化，对广大市民特别是青少年进行“致富思源、富而思进”教育，收到很好的效果。
（四）可以发挥档案部门作为历史重大事件“鉴证人”的作用
服务是档案工作永恒的主题，也是档案工作生命力之所在。随着历史的发展，21世纪的档案工作在继续发挥服务作用的同时，还应当也能够发挥更为广泛的重要作用。
2003年，深圳市率先对市食品总公司、燃气集团、公交集团等国有企业进行国际招标招募试点改革，引进境内外战略投资者。为了保证做到这一重大改革的公平、公正，要求招标招募评审会要做到绝对保密，“参会内容不能以任何形式向外透露”，除评委会成员、企业高层管理人员、市监察局代表以外，有关主管部门还特别邀请市档案局派人摄影、录音，“做好评审会议历史资料的存档工作”。在会后印发的评审会议纪要中除列出参加摄录的市档案局工作人员姓名外，还写明：“市监察局作为政令检查方监督了评审的全过程，市档案局也将会议声像资料记录在档”。在2004年深圳市公开邀标聘请市能源集团海外上市承销商的过程中，时任深圳市长李鸿忠特别在有关文件上批示“~评标投票、确定全过程都要在公正监督下进行，并摄影、照相留资料。”在这种具有重大意义的事件中，档案工作者以鉴证人、公证人的身份、利用声像手段发挥历史鉴证作用，这对于档案工作本身也具有十分重大的意义。这是时代赋予我们档案工作者新的历史使命，档案部门理应充分利用这种难得的机遇，发挥好历史鉴证作用。
（五）便于保守机密
党委、政府和有关部门的许多重大会议、重大活动，在一定时间内有一定的保密要求，要限制在一定的知情面，因此新闻记者不宜在现场出现。同时，并非所有的要务都需要宣传报道，所以不需要记者在现场摄录采访。但既为要务，则必将对本地区、本部门甚至更大的范围发生重大的影响。长期以来，我们有一种非常好的传统，凡重要的场合，有关部门一般会指派专人对要务的原始情况做文字记录并存档，但这种记录方式也有明显的不足，那就是不够形象、直观、全面，可信度也受一定影响。由档案部门对重大会议、重大活动进行现场摄录，不仅可以将会议情况和活动进程形象、直观、完整地记录下来，而且由于档案部门本身就是保密部门，保守机密是档案工作人员的基本职业操守，也有利于保守机密。
同时，档案部门对声像档案的整理有一套严密科学的方法，保管有专门的设施设备，利用有严格的规章制度，这种科学化、专业化、制度化、规范化的管理，有利于声像档案的安全保密，也有利于声像档案的长久保管，这种优势是其它任何部门都不具备的。
（六）可以充分展示档案人的形象，提高社会档案意识
档案工作者从幕后走到前台，参与要务摄录，可以充分展示档案人的形象，以实际行动，宣传档案工作，可以有效地提高社会档案意识尤其是领导的档案意识。几年来，凡深圳市有重大会议、重大活动和重大自然灾害、突发事件的场合，都活跃着身着“深圳市档案局”或“深圳档案”、“SHENZHENG
ARCHIVES”字样专门服装的市档案局工作人员的身影，这种流动的“广告”，市领导看得见，各部门看得见，人民群众看得见，并且经常因无意中被新闻记者摄入镜头而在报纸、电视上“曝光”，更扩大了档案部门的影响。久而久之，如果某个重要场合没有了档案工作者的身影，领导就会主动让有关部门通知你参加；各部门需要利用声像档案时，自然而然地想到档案馆、室，会主动上门寻求你的帮助；有了丰富的声像档案资源，你可以自如地利用声像档案开展诸多活动，自然而然地会吸引更多人关注档案，关注档案工作，重视和支持档案工作。诚如此，则档案事业就会拥有更加广阔的发展空间。
