关于印发市档案馆第二次档案接收进馆有关标准规定的通知
关于印发市档案馆第二次档案接收进馆有关标准规定的通知
杭档发[2005]28号
市直属各单位：
根据《档案法》及《档案馆工作通则》的有关精神，市档案馆将开展第二次档案接收工作。本次接收进馆档案时间截止到2000年底，拟用3年时间、分3批进行（2005年度档案进馆单位名单见附件）。现将《杭州市档案馆接收档案规定》、《杭州市档案馆纸质档案数字化加工质量标准（试行）》、《杭州市档案馆馆藏纸质档案中暂时不进行全文数字化的档案的规定》印发给你们，请结合实际，遵照执行。
联系人与电话：狄煜宝, 13588113111、85355481
虞征平, 13857173009、85355222—213
附件： 2005年度档案进馆单位名单
杭州市档案局
二○○五年五月二十四日
杭州市档案馆接收档案规定
为了完好地保存和有效地利用党和国家的档案财富，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家档案局颁发的《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆收集档案范围的规定》以及档案馆设置方案和档案归属、流向的有关规定精神，特制定本规定。
第一条 本馆收集和接收工作的基本指导思想是：在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地接收进馆，建立内容丰富、结构合理、具有杭州特色的馆藏体系。
第二条 本馆收集和接收档案的范围：
(一)中共杭州市委、市政府、市人大及其常设机构、市政协、市纪律检查委员会、市中级人民法院、市人民检察院、市总工会、团市委、市妇联等机构及其工作部门和直属的单位（包括临时机构）形成的档案。
(二)经协商同意，接收或代存市级民主党派机构形成的档案。
(三)市委、市政府及其工作部门的派出性单位形成的档案（一般作为派出单位全宗的组成部分）。
(四)市政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或承担某方面行政管理职能单位形成的档案。
(五)具有代表性、典型性的基层单位的档案。
(六)经协商同意，接收或代存集体所有制和典型的民营企业形成的有进馆价值的档案和著名人物形成的档案、资料。
(七)撤销单位的档案。
(八)有助于了解或补充档案内容的各种资料。
第三条 本馆根据有关规定，确定收集对象，编制《杭州市档案馆接收单位全宗名册》，建立科学的进馆序列。
第四条 凡列入本规定收集档案范围的单位，反映其主要职能活动和基本历史面貌，具有长久保存价值，应当由本馆接收的文书档案、科技档案、会计档案、专门业务档案等各种门类和照片、录音带、录像带、光盘、印鉴等各种载体形态的档案，按规定一律进馆，维护全宗的完整齐全。
第五条 列入本规定收集范围的建国后永久、长期保存的档案，根据本馆接收工作计划由立档单位定期向本馆移交。对重点档案、电子档案等社会各方面急需广泛利用的档案，经协商同意，本馆可提前接收进馆；撤销单位和临时机构工作结束后，其档案按有关规定整理后可以向市有关单位或本馆移交。
第六条 为了确保进馆档案质量，凡列入本规定收集档案范围的单位，必须在档案进馆前，进一步做好档案资料的补充收集工作。
第七条 进馆档案必须经过鉴定、保管期限划分准确，为避免进馆档案的大量重复,鉴定工作中要注意以下几点：
（一）凡列入市档案馆档案收集范围的单位，其自己形成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案，原则上一律进馆。
（二）凡列入进馆单位之间相互发送的重要文件，除请示与批复、合同、协议和重要的来往函件外，一般由发文单位归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆。
（三）上级党政机关、业务主管部门发布的文件，分别由市级党政领导机关和业务主管部门归档进馆，其它机关保存的上述档案原则上不予进馆。
第八条 进馆档案必须以全宗为单位，编制案卷目录。纸质案卷目录一式三份，两份随档案向本馆移交，一份本单位备用。案卷目录编制应注意以下几点：
（一） 原则上以区别不同保管期限，跨年度编制案卷目录。
（二）已经有档案进过本馆的单位，必须按已进馆档案
续编目录号。
（三）一本目录内，一般单位可按同一保管期限的文书档案、科技档案、专门业务档案、会计档案、照片档案、光盘档案、录音档案、录像档案、印鉴档案、实物档案等次序排列（如专门业务档案、会计档案等量大的可单独编目录），编定案卷号，每本目录内的案卷号最大不超过三位数。
（四）案卷目录上的项目要填写齐全，案卷目录上的案卷标题和案卷上的标题应完全一致。
（五）案卷目录本上的“案卷号”改为“档号”，“档号”由“全宗号—目录号—案卷号”组成。全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母“J”标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识，如“J002”表示建国后2号全宗；目录号以三位阿拉伯数字标识，如“003”表示第3号目录。案卷号用三位阿拉伯数字标识。如“013”表示第13号案卷。
（六）案卷目录用纸大小统一为A4纸。
第九条 进馆档案的案卷整理应以“保持文件之间的历史联系，便于保管和利用”为原则。具体要求是：
（一）同一类型、同一问题的文件要作为有机联系的一个整体立卷。
（二）文电要统一立卷。
（三）卷内文件材料排列要条理、系统，一般可按问题、重要程度、时间顺序排列。
（四）卷内文件数量要适当，案卷厚度原则上不超过
（五）卷内文件材料统一编写页码，无画面处不编。
（六）卷内目录上的项目要填写齐全，文件标题不能随意更改或简化，标题不确切的，应按文件内容另拟一个文件标题填上，以利查找（另拟的标题应用中括号标明，以示区别）。
（七）卷内备考表应填写卷内需要说明的问题，立卷人，检查人要签名，以示负责。
（八）案卷标题要简明确切，充分揭示卷内文件内容。标题一般反映责任者、问题、文种三部分，统计报表之类增加“年度”特征来区别，案卷标题字数一般不超过50字。案卷封面激光打印或用碳素墨水、毛笔正楷书写，逐项填写清楚、完整，字迹工整、清晰。全宗号、目录号、案卷号均由移交单位填写。
（九）案卷脊背填写，全宗号、目录号、年度、案卷号应填写在中间，颜色用黑色油墨或碳素墨水，一律用阿拉伯数字印章盖印。
（十）案卷装订要结实美观，装订前要去掉卷内文件上的金属物，对破损的文件要进行修补。案卷的底边和左边要取齐（对不规范的文件，要进行贴边托裱），用线绳装订，要结实整齐，不掉页、不倒页，不压住文件字迹。
第十条 为适应计算机管理档案的需要，纸质档案、照片档案进馆前，必须进行数字化加工，声像档案转化为数字格式，形成案卷级、文件级电子目录和全文影像页，并刻录光盘随同纸质档案一并进馆，电子目录和全文影像页的质量要求按《杭州市档案馆纸质档案数字化加工质量标准》（试行）执行。
第十一条 各类进馆档案的卷皮、卷盒等装具的规格要统一，符合国家档案局制定的业务建设规范标准的要求。
第十二条 各单位应根据国家档案局制定的《全宗指南编制规范》，编写本单位《全宗指南》，以及组织机构沿革、大事记等，并随同进馆档案一起向本馆移交，一式二份。
第十三条 档案的交接事宜：
（一）以全宗为单位，分阶段交接档案。
（二）纸质案卷目录作为档案移交清册，一式三份，经交接双方清点核对，其中二份交本馆，一份存移交单位。档案材料交接单一式二份，在交接双方签字盖章后各执一份，以作凭证。
第十四条 凡推行立卷改革的单位，立卷改革后形成的档案的接收，将另行制定办法。
第十五条 本规定自颁布之日起实施。
档案数字化是我局网上档案馆项目的重要基础工作，对档案目录数据及其影像文件的加工实行规范操作并对其进行质量检测，是纸质档案数字化制作过程中的至关重要的环节。为规范档案的著录和扫描工作，保证目录数据及影像文件的质量，提高档案的检索和利用的准确率，进而为社会各界提供优质报务。特制定本标准。
一、关于档案条目数字化加工质量标准
目录数据必须符合DA/18-1999《档案著录规则》和《杭州市档案馆馆藏建国后档案目录数据库结构与交换格式规范(试行)》的各项规定与要求。除此之外，还必须达到：
1、对案卷级著录、按卷整理的文件级著录和按件整理的文件级著录的界线把握正确，并达到各条目不错、不漏、不重。
2、著录对象准确无误。对围绕同一问题相继产生的多个文件应著录其中具有较高利用价值的文件（如请示与批复、定稿与草稿、转发文与被转发文等）。
3、案卷级条目中反映的卷内文件份数与实际份数相符合。
4、对数据库结构中要求必须著录而档案原件中相应信息缺失时，必须认真考证后录入并加上相应的符号，或做好相应的标记。
5、自拟题名必须达到“揭示内容，表达准确，语句通顺，文字简炼”的要求，并按《档案著录规则》正确运用著录内容识别符。
二、关于档案全文数字化加工质量标准
1、全文扫描工作必须符合《电子文件归档与管理规范》和《纸质档案数字化技术规范》的精神，扫描的具体技术标准为：
（1）分辨率：黑白图像和彩色图像均不得低于300DPI。其中页面为黑白两色并且字迹清晰的档案采用黑白两值模式；页面为黑白两色但字迹清晰度差或多色文字的档案采用灰度模式；页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的，采用彩色模式。
黑白扫描为基本扫描方式，方便和满足利用者需要为基本原则。当由于纸质、污渍、印油扩散、折叠等原因影响辨认时要采用灰度调节，当运用灰度调节后仍难以辨认时应运用彩色扫描。
（2）影像纠正：每页影像文件端正度达到1度以内。
（3）影像去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页应无污斑、无黑边，外观达到基本清晰、平直、干净。
2、影像格式统一为TIFF（G4）、JPEG文件格式，对每页进行OCR识别（若不能识别，进行人工摘要），并全部保存文本文件。
3、文件级目录数据与相对应的影像文件相关联的逻辑位置应绝对保持一致，著录项内的数据与档案原件的数据相一致。
4、影像文件的存储应为单页TIF格式，影像文件的命名应符合全宗号、目录号、案卷号、页号的规则。
5、正确应用标板。系统对由于档案原件的原因，且运用灰度调节、彩色扫描后均无法完整再现档案信息的：
（1）由于档案原件的污渍、粘贴、字迹模糊等原因，致使局部不清晰无法辨认的，应为“原件难辨认”标板。
（2）由于档案原件的局部破损致使影像页不完整的，应为“原件破损”标板。
（3）由于档案原件缺张少页致使扫描不完整的，应为“原件短缺”标板。
标板粘贴的部位以不遮盖档案原件内容为原则，一般情况下应处于影像页右上角的位置。
6、由于历史原因造成的装订顺序与实际顺序不一致情况时，以实际阅读顺序为准。
7、对因档案原件严重残破或幅面过大而无法扫描的档案，应将该情况的专项记录一并送验。
三、关于验收程序与标准
1、加工单位的档案数字化成果必须经过全面自检，并以全宗为单位（较大的全宗可以目录为单位）通过杭州市网上档案馆综合应用平台系统软件送验，同时报送附有负责人签字的纸质清单。
2、验收工作采用普查和抽查相结合的方式：
（1）当对某一全宗（目录）按顺序连续普查500条数据及影像页，错误率超过5%时，应作退回加工方重查处理；当对某一全宗（目录）按顺序连续普查1000条数据及影像页，正确率达到95%以上时，方可由普查方式转为抽查方式。
（2）抽查采用抽样方式，抽查率为20%。当抽查正确率达到95%，方能通过验收。在对验收通过的档案目录数据与相应的影像文件填写验收单并由双方代表签字后，由数据库管理人员导入专库并刻入光盘一式三份保存。
杭州市档案馆馆藏纸质档案中暂时不进行全文数字化的档案的规定(试行)
一、涉及个人的案件档案（个人专卷）；
二、未系统整理过的人员调动行政、组织关系介绍信（只录条目到人名，不进行扫描）；
三、档案案卷中20页以上的各种精（简）装出版物；
四、各种的会议(学习)记录；
五、整卷的、大于A4纸的工程图纸；
六、文件最后稿本以外的其他稿本；
七、各种统计报表中未填写实质内容的空白表格。
（注：案卷级及文件级条目照录）
附件：
2005年度档案进馆单位名单
序号 全宗号 单位 名 称
1 J001 中共杭州市委办公厅
2 J023 杭州市人民政府办公厅
3 J003 中共杭州市委宣传部
4 J027 中共杭州市委、市府农办
5 J007 中共杭州市直属机关工作委员会
6 J025 杭州市计划发展委员会
7 J026 杭州市经济委员会
8 J028 杭州市建设委员会
9 J115 杭州市旅游委员会
10 J095 杭州市财政局、杭州市地方税务局
11 J039 杭州市人事局
12 J072 杭州市房产管理局
13 J060 杭州市农业局
14 J063 杭州市水产局
15 J085 原杭州市文化局
16 J088 原杭州市广播电视局
17 J100 原杭州市新闻出版局
18 J090 杭州市计划生育委员会
19 J089 杭州市体育局
20 J098 杭州市统计局
21 J033 杭州市人民政府外事办公室
22 J034 原杭州市经济体制改革办公室
23 J012 中共杭州市委党校
24 J093 杭州市社会科学院
25 J126 共青团杭州市委
26 J040 杭州市老干部局
27 J125 杭州市总工会
28 J106 中共杭州市纪委、监察局
29 J103 杭州市人民政府国内经济合作办公室
30 J049 杭州市质量技术监督局
31 J130 杭州市对外贸易经济合作社
32 J076 杭州市人民防空办公室（民防局）
33 J010 杭州市档案局
