关于开展机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定试点工作的通知
杭档发[2007]16号
关于开展机关文件材料归档范围和文书
档案保管期限规定试点工作的通知
各有关单位：
为了进一步贯彻实施国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）的各项内容，有计划地分步推进、以点带面，统一标准、明确要求，市档案局决定于4月份开始在市直属单位中选择部分单位开展《规定》的试点工作。现将有关事项通知如下：
一、试点单位
杭州市人民政府办公厅
政协杭州市委员会办公厅
杭州市人民政府国内经济合作办公室
中国共产主义青年团杭州市委员会
杭州市人事局
杭州市林业水利局
杭州市建设委员会
杭州市国土资源局
杭州市房产管理局
杭州市文化广电新闻出版局
杭州市发展和改革委员会
杭州市交通局
中共杭州市委杭州市人民政府农业和农村工作办公室
杭州市旅游委员会
杭州市教育局
浙江省杭州市人民检察院
杭州市对外贸易经济合作局
杭州市档案局
二、试点的内容及要求
1、制定文件材料归档范围和档案保管期限表。深刻领会《规定》精神，并根据《规定》的要求，结合本单位工作实际，突出本单位职能特色，研究、编制出本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表。
2、按归档范围做好文件材料的收集工作，确保归档文件齐全完整，严禁任何个人将应归档文件材料据为己有。
三、试点时间
四、审批程序
根据国家档案局第8号令以及市档案局关于贯彻《规定》的意见文件精神，各市级机关编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经市档案局审批同意后执行。程序详见附件（市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批办理流程及审批表）
五、保障措施
1、加强组织领导。各单位对此项工作要给予重视，督促办公室及档案人员制定计划，做到人员到位，及时收集文件材料，做好文件归档准备工作。
2、掌握编制方法。各单位档案部门要与本单位其他工作部门紧密配合，结合《规定》的内容，深入开展调查研究，认真调查各工作部门文件材料形成的情况，确定文件材料的归档范围，并按照归档文件材料的重要程度确定保管期限。
3、组织进行协作交流。充分发挥协作组的作用，开展档案工作业务协作与业务交流，促进本系统对《规定》的全面落实和整体推进。
各单位要及时反馈工作信息。在开展《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》试点工作中遇有问题，及时与市档案局业务指导处（法制处）联系。试点工作结束后，各单位将此次试点情况及时报杭州市档案局业务指导处（法制处）。联系电话：88229927；85355222——305
附件1 ：市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批办理流程
附件2 ：市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表
杭州市档案局
二ОО七年四月三日
附件1：
市直单位文件材料归档范围和文书档案
保管期限表审批办理流程
审批事项：市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批
法定实施主体：杭州市档案局
设定依据：
1.《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》（2002年省人大常委会修改通过）第十四条第三款“单位档案机构收集档案的范围，由本单位审核，报县级以上档案行政管理部门备案”。
2.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令，
办理时限：30个工作日（从制发受理通知书之日算起，截止到作出行政审批决定之日）。
申请方式：申请单位以函的方式向档案行政管理部门提出审批申请。
联系地址：杭州市香积寺路3号
联系部门：杭州市档案局业务指导处（法制处）
联系电话：85355222-305 88229927
联系人：李军 祁华丽
传真：85379435
办理程序：
（一）受理
条件：申请单位需提交的材料：
1、申请审定的函（《关于要求审定杭州市××局（委、办）文件材料归档范围和保管期限规定的函》）；
2、各单位的“三定方案”；
3、市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表。
要求：提交的申办材料齐全、规范、有效真实。
岗位责任人：档案业务指导处（法制处）受理人员
岗位职责及权限：按照受理标准查验申请材料。
1.申请材料不符合要求的，告知申请单位需要补正的内容；
2.申请材料符合要求的，即时受理，填写《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》，与申请材料一并转交初审人员。
时限：2个工作日内完成。
（二）初审
岗位责任人：档案业务指导处（法制处）初审人员
岗位职责及权限：
根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合申报单位上报的三定方案和主要职能、职责，提出对该单位归档范围和保管期限表的初审意见（如需修改，提出理由及修改意见），填写《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》，将申办材料转交审核人员。
时限：10个工作日
（三）审核
岗位责任人：档案业务指导处（法制处）处长
岗位职责及权限：
1.按照审核标准进行审核；
2.听取初审人员的意见，并提出审核意见（如需修改，提出理由及修改意见），填写《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》，将申办材料提交审定人员。
时限：10个工作日
（四）审定
岗位责任人：杭州市档案局分管局长
岗位职责及权限：
1.按照审核标准进行审定;
2.对审查意见进行审定后，作出审批决定（如需修改，提出理由及修改意见），填写《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》，将申办材料转交受理人员。
时限：3个工作日
（五）制作审批文书、告知、送达
要求：
1.制发的文书完整、正确、有效；
2.准确告知申请单位审批结果；
3.及时、有效向申请单位送达审批文书；
4.留存归档的审批文书材料齐全、规范。
职位责任人：档案业务指导处（法制处）受理人员
岗位职责及权限：
1.将审查程序各个环节的具体意见按规范格式整理成审批意见；
2.按照审定结果制作《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批决定书》，并附审批意见。以有效方式通知申请单位；
3.将审批过程中形成的文件材料按要求整理归档。
时限：自作出决定之日起5个工作日内向申请单位送达审批决定书。
附件2：
市直单位文件材料归档范围和文书档案
保管期限表审批表
制表单位：杭州市档案局
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申报单位 |
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单位地址 |
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邮 编 |
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申请时间 |
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联 系 人 |
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联系电话 |
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申报材 料名称 |
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受理人 |
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受理时间 |
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初审意见： 初审人： 2007年 月 日 | |||
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复核意见： 复核人： 年 月 日 | |||
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审批意见： （审批单位盖章） 年 月 日 | |||
杭档发[2007]16号
关于开展机关文件材料归档范围和文书
档案保管期限规定试点工作的通知
各有关单位：
为了进一步贯彻实施国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）的各项内容，有计划地分步推进、以点带面，统一标准、明确要求，市档案局决定于4月份开始在市直属单位中选择部分单位开展《规定》的试点工作。现将有关事项通知如下：
一、试点单位
杭州市人民政府办公厅
政协杭州市委员会办公厅
杭州市人民政府国内经济合作办公室
中国共产主义青年团杭州市委员会
杭州市人事局
杭州市林业水利局
杭州市建设委员会
杭州市国土资源局
杭州市房产管理局
杭州市文化广电新闻出版局
杭州市发展和改革委员会
杭州市交通局
中共杭州市委杭州市人民政府农业和农村工作办公室
杭州市旅游委员会
杭州市教育局
浙江省杭州市人民检察院
杭州市对外贸易经济合作局
杭州市档案局
二、试点的内容及要求
1、制定文件材料归档范围和档案保管期限表。深刻领会《规定》精神，并根据《规定》的要求，结合本单位工作实际，突出本单位职能特色，研究、编制出本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表。
2、按归档范围做好文件材料的收集工作，确保归档文件齐全完整，严禁任何个人将应归档文件材料据为己有。
三、试点时间
四、审批程序
根据国家档案局第8号令以及市档案局关于贯彻《规定》的意见文件精神，各市级机关编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经市档案局审批同意后执行。程序详见附件（市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批办理流程及审批表）
五、保障措施
1、加强组织领导。各单位对此项工作要给予重视，督促办公室及档案人员制定计划，做到人员到位，及时收集文件材料，做好文件归档准备工作。
2、掌握编制方法。各单位档案部门要与本单位其他工作部门紧密配合，结合《规定》的内容，深入开展调查研究，认真调查各工作部门文件材料形成的情况，确定文件材料的归档范围，并按照归档文件材料的重要程度确定保管期限。
3、组织进行协作交流。充分发挥协作组的作用，开展档案工作业务协作与业务交流，促进本系统对《规定》的全面落实和整体推进。
各单位要及时反馈工作信息。在开展《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》试点工作中遇有问题，及时与市档案局业务指导处（法制处）联系。试点工作结束后，各单位将此次试点情况及时报杭州市档案局业务指导处（法制处）。联系电话：88229927；85355222——305
附件1 ：市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批办理流程
附件2 ：市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表
杭州市档案局
二ОО七年四月三日
附件1：
市直单位文件材料归档范围和文书档案
保管期限表审批办理流程
审批事项：市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批
法定实施主体：杭州市档案局
设定依据：
1.《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》（2002年省人大常委会修改通过）第十四条第三款“单位档案机构收集档案的范围，由本单位审核，报县级以上档案行政管理部门备案”。
2.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令，
办理时限：30个工作日（从制发受理通知书之日算起，截止到作出行政审批决定之日）。
申请方式：申请单位以函的方式向档案行政管理部门提出审批申请。
联系地址：杭州市香积寺路3号
联系部门：杭州市档案局业务指导处（法制处）
联系电话：85355222-305 88229927
联系人：李军 祁华丽
传真：85379435
办理程序：
（一）受理
条件：申请单位需提交的材料：
1、申请审定的函（《关于要求审定杭州市××局（委、办）文件材料归档范围和保管期限规定的函》）；
2、各单位的“三定方案”；
3、市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表。
要求：提交的申办材料齐全、规范、有效真实。
岗位责任人：档案业务指导处（法制处）受理人员
岗位职责及权限：按照受理标准查验申请材料。
1.申请材料不符合要求的，告知申请单位需要补正的内容；
2.申请材料符合要求的，即时受理，填写《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》，与申请材料一并转交初审人员。
时限：2个工作日内完成。
（二）初审
岗位责任人：档案业务指导处（法制处）初审人员
岗位职责及权限：
根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合申报单位上报的三定方案和主要职能、职责，提出对该单位归档范围和保管期限表的初审意见（如需修改，提出理由及修改意见），填写《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》，将申办材料转交审核人员。
时限：10个工作日
（三）审核
岗位责任人：档案业务指导处（法制处）处长
岗位职责及权限：
1.按照审核标准进行审核；
2.听取初审人员的意见，并提出审核意见（如需修改，提出理由及修改意见），填写《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》，将申办材料提交审定人员。
时限：10个工作日
（四）审定
岗位责任人：杭州市档案局分管局长
岗位职责及权限：
1.按照审核标准进行审定;
2.对审查意见进行审定后，作出审批决定（如需修改，提出理由及修改意见），填写《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》，将申办材料转交受理人员。
时限：3个工作日
（五）制作审批文书、告知、送达
要求：
1.制发的文书完整、正确、有效；
2.准确告知申请单位审批结果；
3.及时、有效向申请单位送达审批文书；
4.留存归档的审批文书材料齐全、规范。
职位责任人：档案业务指导处（法制处）受理人员
岗位职责及权限：
1.将审查程序各个环节的具体意见按规范格式整理成审批意见；
2.按照审定结果制作《市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批决定书》，并附审批意见。以有效方式通知申请单位；
3.将审批过程中形成的文件材料按要求整理归档。
时限：自作出决定之日起5个工作日内向申请单位送达审批决定书。
附件2：
市直单位文件材料归档范围和文书档案
保管期限表审批表
制表单位：杭州市档案局
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受理人 |
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受理时间 |
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初审意见： 初审人： 2007年 月 日 | |||
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复核意见： 复核人： 年 月 日 | |||
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审批意见： （审批单位盖章） 年 月 日 | |||
