打开认识的阀门

　　从事档案工作，是社会的分工，是企业管理的需要。而情况是不断变化的。随着国家各项改革的推进，企业档案管理的外部环境越来越不容乐观，企业制度的一次次改革，使不少单位的档案管理机构降格、档案人员大幅精减。人手紧、忙不过来，已成为许多企业档案人员面临的突出问题。对此，多数档案人员都能冷静分析、从容面对、科学处理，但部分档案人员却不能理解，有的情绪低落、工作消极；有的虽拼命干，但心里很不痛快。究其主观原因，这恰恰是自我封闭的结果，是认识走入了误区。在企业市场竞争日趋激烈的今天，企业要生存、要发展，降本增效已成为企业管理的重要手段。而压减企业在职人员，降低人工成本，又作为降本的重要措施，甚至成为经常性的手段。实际上，在职人员被大力度、快速度的精减，在企业是一种普遍现象。如果我们从宏观上去调查、去认识、去分析，就能豁然开朗地看到：这，并不只是我们一家，这，并不是意外的挫折。如果能理解到这是正常的、合理的现象，是企业发展、社会发展的必然，我们就能像打开了认识的阀门一样，理通、气顺，将怨气化解，就能想出应对的办法而逐步适应。但确有个别企业不切实际地过分压减档案人员，致使重要的档案工作无法开展。即使遇到这种情况，我们也要冷静对待，既要积极服从，还要主动寻求解决办法。通过多方位的宣传、争取领导的重视、适时提交解决问题的申请，去努力争取问题的解决。一时解决不了，就继续争取；一时干不过来，就拣最要紧的干。

努力提高工作效率和知识水平

　　一个人的工作效率往往大有潜力可挖。有许多中国人受聘到外资企业工作，少数人因工作太紧张、太累而退出，而多数留下来的，经过一段磨炼之后反而比外国人干得还好。当在校学生面临大考时，复习的效率格外高；当人们承担某项突出任务时，工作速度也格外快，这也说明每一个人都有大量的能力和潜力可挖。同样在档案管理上，如果你觉悟高、业务强，你就能以“高效率”部分解决甚至完全解决由于人手少所带来的困难。
　　想干，还得会干。档案工作效率是与其业务能力、知识能力紧密相连的。登高才能望远。如果你的业务和知识水平高、阅历广，你就能较快速地进行档案分类、检索、操作微机、撰写文章；如果你的操作技能高，你就能以超人一倍、两倍的速度完成某项具体工作。要提高业务水平，不排除要外出参加培训、考察，参加本专业学会的活动等，但更主要的还是要靠刻苦自学，要从书本中学，从实践中学。只要持之以恒，锲而不舍，一般经过几年时间就能达到较高的理论水平和操作水平。

努力争取外部条件

　　企业档案管理的外部条件往往是更重要的条件。领导的重视，全员档案意识的提高，档案管理制度、考核制度的落实，管理硬件的配备等等，如果这些方面都落实得好，档案人员就如鱼得水。另外，在企业暂时不能为档案部门增配人员的情况下，从下列方面争取外部力量是解决人手紧的较好办法：返聘或外聘较内行的档案人员，雇长期或短期临时工从事档案管理的一般性工作，对档案的后期鉴定、原纸质档案的文字转录等工作实施有偿的外委托或总承包等等。但无论是宏观的还是具体的外部条件的争取，都得靠档案部门率先呼吁、宣传、申报，等是等不来的。
　　总之，解决企业档案人员人手紧是个大课题。要解决它，必须从各方面着手，从自我挖潜和争取外部条件两个方面双管齐下。只要认真做了，人手紧的矛盾就会逐步得到缓解。

　　原载于《中国档案报》2008年5月12日 第三版