监督指导
亟待加快发展步伐提高管理水平--关于高校档案工作的调查与思考
发布时间：2008-10-29
做好高校档案工作，确保高校档案的齐全、完整与安全，是高校的一项重要基础性工作，具有重要的现实意义和深远的历史意义。
日前，教育部相关部门对72所教育部直属高校档案工作进行了调查，通过调查发现，与我国高等教育事业跨越式发展的规模和速度相比，直属高校的档案工作发展较慢，远远落后于直属高校发展的整体水平，形成了高校档案工作与高等教育事业的整体发展不同步、不协调的局面。
调查情况具体反映在如下几个方面：
人员状况：调查显示，截至2007年底，教育部直属高校档案馆（室）共有72个，其中，档案馆61个，档案室11个；共有档案工作人员1129人，其中，专职人员750人，兼职人员379人，专职人员数量不足，兼职人员数量过大。在750名专职人员中，女性占70.80%，比例过大。在750名专职人员中，档案专业毕业的为450人，其余300人仅受过档案专业在职培训。
与教育部直属高校专任教师相比，档案工作人员不但年龄结构老化，其学历水平也远远低于专任教师的学历水平，档案工作人员文化程度整体偏低的情况十分突出。这些情况，非常不利于高校档案工作的可持续发展。
档案馆藏情况：调查显示，教育部72所直属高校档案馆（室）所藏档案案卷资源丰富，数量巨大，共藏有4841129卷，其中，建国前档案案卷为66761卷。调查还显示，随着直属高校的跨越式发展，招生规模逐步扩大，高校的重要活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容与日俱增，直属高校档案馆（室）的馆藏量以平均每年9.49%的速度递增。
档案开放和利用情况：与直属高校巨大的档案馆藏数量、丰富的资源相比，直属高校档案的开放度与利用情况差强人意。调查发现，高校档案部门“以藏为主”、“重藏轻用”的现象十分突出，档案资源的开放程度以及开发与利用程度很低，档案资源的服务功能没有得到有效发挥。2007年，72所直属高校开放档案1432328卷（件），仅占馆藏档案总量的23.96%；利用档案198166人次，利用档案数量共500287卷（件），利用档案总量仅占馆藏档案总量的8.37%。
档案馆及档案信息化建设情况：调查发现，直属高校对于档案工作的经费投入严重不足，高校档案馆（室）设备不全，现有设备陈旧老化现象普遍，馆舍条件普遍较差。
调查中发现，直属高校的档案信息化建设严重滞后于学校信息化建设的整体水平，部分高校领导和档案工作者对档案信息化建设的重要性认识不足，没有将档案信息化建设列入议事日程。同时，高校档案馆（室）编制紧张，待遇较差，难以吸引、留住档案信息化建设所需的人才，使得档案信息化建设进展缓慢。
教育部直属高校档案工作情况的调查，可以反映出我国高校档案工作的基本情况和总体态势，也可以为我们规划全国高校档案工作的发展提供有意义、有价值的参考。
高校档案工作是一项基础性、长远性的工作，在高校正处于改革的攻坚期、发展的关键期的今天，要改变高校档案工作落后于高校发展的整体水平的局面，就应以超前意识，处理好高校档案工作的机构设置、人员编制、经费落实、馆库建设以及档案信息化建设等多方面的问题，积极主动地应对挑战。
目前，高校档案工作亟待解决的问题是：
提高认识，加强对档案工作的领导。长期以来，高校档案工作发展缓慢，究其原因，关键还在于高校领导主要精力多集中在教学科研、人才培养等方面，高校档案工作始终没有得到应有的重视。因此，高校领导需更新观念，提高对档案工作重要性的认识，加强对高校档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展的议事日程和整体规划，在人力、物力、财力上给予大力支持。
大力加强高校档案人才队伍建设。面对新形势、新情况，高校档案工作者要树立强烈的事业心，增强责任感，以改革的思路，开拓的精神、发展的眼光、求实的作风，加强学习，联系实际，与时俱进，学以致用。同时，学校要通过培养、引进和人才流动等方式，优化档案工作人才队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队，这是把高校档案事业做大做强的重要基础和有力保障。
积极推进档案信息化建设，努力实现高校档案的现代化管理。高校要把档案信息化建设与学校的改革和发展有机地结合起来。高校档案工作人员要增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感，把档案信息化建设工作抓实抓紧抓好。
加大档案开放力度，深度开发与利用档案信息资源。高校档案部门应当加大高校档案资源的开放力度，完善档案开放制度，简化利用手续，丰富利用形式，扩展服务范围，提高服务水平，最大限度地满足各方面利用档案的需求。要对档案信息资源进行加工和开发，提供档案信息资源的增值服务，满足社会需求，以服务求发展。
(作者:蔺海波 系教育部办公厅档案处处长 摘自《中国教育报》2008年6月18日第12版)
日前，教育部相关部门对72所教育部直属高校档案工作进行了调查，通过调查发现，与我国高等教育事业跨越式发展的规模和速度相比，直属高校的档案工作发展较慢，远远落后于直属高校发展的整体水平，形成了高校档案工作与高等教育事业的整体发展不同步、不协调的局面。
调查情况具体反映在如下几个方面：
人员状况：调查显示，截至2007年底，教育部直属高校档案馆（室）共有72个，其中，档案馆61个，档案室11个；共有档案工作人员1129人，其中，专职人员750人，兼职人员379人，专职人员数量不足，兼职人员数量过大。在750名专职人员中，女性占70.80%，比例过大。在750名专职人员中，档案专业毕业的为450人，其余300人仅受过档案专业在职培训。
与教育部直属高校专任教师相比，档案工作人员不但年龄结构老化，其学历水平也远远低于专任教师的学历水平，档案工作人员文化程度整体偏低的情况十分突出。这些情况，非常不利于高校档案工作的可持续发展。
档案馆藏情况：调查显示，教育部72所直属高校档案馆（室）所藏档案案卷资源丰富，数量巨大，共藏有4841129卷，其中，建国前档案案卷为66761卷。调查还显示，随着直属高校的跨越式发展，招生规模逐步扩大，高校的重要活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容与日俱增，直属高校档案馆（室）的馆藏量以平均每年9.49%的速度递增。
档案开放和利用情况：与直属高校巨大的档案馆藏数量、丰富的资源相比，直属高校档案的开放度与利用情况差强人意。调查发现，高校档案部门“以藏为主”、“重藏轻用”的现象十分突出，档案资源的开放程度以及开发与利用程度很低，档案资源的服务功能没有得到有效发挥。2007年，72所直属高校开放档案1432328卷（件），仅占馆藏档案总量的23.96%；利用档案198166人次，利用档案数量共500287卷（件），利用档案总量仅占馆藏档案总量的8.37%。
档案馆及档案信息化建设情况：调查发现，直属高校对于档案工作的经费投入严重不足，高校档案馆（室）设备不全，现有设备陈旧老化现象普遍，馆舍条件普遍较差。
调查中发现，直属高校的档案信息化建设严重滞后于学校信息化建设的整体水平，部分高校领导和档案工作者对档案信息化建设的重要性认识不足，没有将档案信息化建设列入议事日程。同时，高校档案馆（室）编制紧张，待遇较差，难以吸引、留住档案信息化建设所需的人才，使得档案信息化建设进展缓慢。
教育部直属高校档案工作情况的调查，可以反映出我国高校档案工作的基本情况和总体态势，也可以为我们规划全国高校档案工作的发展提供有意义、有价值的参考。
高校档案工作是一项基础性、长远性的工作，在高校正处于改革的攻坚期、发展的关键期的今天，要改变高校档案工作落后于高校发展的整体水平的局面，就应以超前意识，处理好高校档案工作的机构设置、人员编制、经费落实、馆库建设以及档案信息化建设等多方面的问题，积极主动地应对挑战。
目前，高校档案工作亟待解决的问题是：
提高认识，加强对档案工作的领导。长期以来，高校档案工作发展缓慢，究其原因，关键还在于高校领导主要精力多集中在教学科研、人才培养等方面，高校档案工作始终没有得到应有的重视。因此，高校领导需更新观念，提高对档案工作重要性的认识，加强对高校档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展的议事日程和整体规划，在人力、物力、财力上给予大力支持。
大力加强高校档案人才队伍建设。面对新形势、新情况，高校档案工作者要树立强烈的事业心，增强责任感，以改革的思路，开拓的精神、发展的眼光、求实的作风，加强学习，联系实际，与时俱进，学以致用。同时，学校要通过培养、引进和人才流动等方式，优化档案工作人才队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队，这是把高校档案事业做大做强的重要基础和有力保障。
积极推进档案信息化建设，努力实现高校档案的现代化管理。高校要把档案信息化建设与学校的改革和发展有机地结合起来。高校档案工作人员要增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感，把档案信息化建设工作抓实抓紧抓好。
加大档案开放力度，深度开发与利用档案信息资源。高校档案部门应当加大高校档案资源的开放力度，完善档案开放制度，简化利用手续，丰富利用形式，扩展服务范围，提高服务水平，最大限度地满足各方面利用档案的需求。要对档案信息资源进行加工和开发，提供档案信息资源的增值服务，满足社会需求，以服务求发展。
(作者:蔺海波 系教育部办公厅档案处处长 摘自《中国教育报》2008年6月18日第12版)
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