各市、县（市、区）林业局、档案局：

根据中共浙江省委办公厅　浙江省人民政府办公厅《关于切实做好延长山林承包期工作的通知》（浙委办〔2006〕5号）精神，目前，全省各地正在陆续开展延长山林承包期工作。由于该项工作涉及面广，政策性强，工作量大，将形成大量的档案资料，这些档案资料是农民延长山林承包期的原始凭证和森林、林木、林地流转的依据。为了确保归档材料齐全、整理规范、集中保管，现将有关事项通知如下：

       一、充分认识抓好延长山林承包期档案管理工作的重要性

       延长山林承包期档案是指在开展山林延包工作中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的原始记录。它是党的山林承包政策实施的具体见证。延长山林承包期工作是一项政策性很强的工作，而且时间跨度长达50年，事关广大农民的切身利益，事关农村和社会稳定的一项重要的基础性工作。各级林业、档案部门要从实践“三个代表”重要思想、全面建设小康社会和站在历史的高度，增强历史的使命感和责任感，认真做好档案的建立和管理工作。各县（市、区）林业行政主管部门要把延长山林承包期档案管理工作列入本单位重要议事日程，各乡镇、村要将延长山林承包期档案工作作为一项山林延包管理的重要内容，切实抓实、抓好。

       二、认真做好延长山林承包期档案的收集、归档工作

      各级林业部门要重视延长山林承包期工作中形成的档案材料的收集和归档，要按照浙委办〔2006〕5号文件要求，以村为单位，在档案部门的指导协助下，将应归档材料收集齐全，并按照档案管理规范的要求进行整理。归档材料必须认真填写，字迹清楚，不得涂改；同时必须是原始件，复印件不能存档。

      各县(市、区)林业行政主管部门和乡镇政府要将责任山清册、自留山清册、统管山清册、原《山林所有权证》换新版《中华人民共和国林权证》清册、责任山承包合同及林权证登记台帐列入归档范围。村级要将责任山清册、自留山清册、统管山清册、原《山林所有权证》换新版《中华人民共和国林权证》清册、责任山承包合同、林权证登记台帐以及与延长山林承包期有关的会议记录、数据、资料等进行归档。

       三、明确延长山林承包期档案的归属与流向

       延长山林承包期档案根据不同的归档范围分别由县、乡镇、村三级保管。县级延长山林承包期档案由县（市、区）林业行政主管部门以村为单位进行整理后集中管理，并按有关规定向县（市、区）档案馆移交。各县（市、区）档案馆对移交的延长山林承包期档案要认真清点、核对和查收，妥善保管。各乡镇要将延长山林承包期档案移交乡镇综合档案室集中管理，不得分散保管或随意堆放。村级延长山林承包期档案要设专室或专柜进行保管，保证档案齐全完整。任何人都不得将应归档材料据为己有或者拒绝归档。县、乡镇、村都要建立档案借阅保管制度，定期检查，确保档案完整安全。若遇行政区域调整，对涉及调整区域内的延长山林承包期档案应及时移交给区域调整后的相关单位。

       四、重视开展档案利用服务工作

       全省林业“三定”工作已经过去20多年了，有的地方因乡镇、行政村撤扩并等原因，存放在这些地方的档案资料，部分已经遗失，直接影响了延长山林承包期工作的顺利开展。因此，各县（市、区）档案馆对林业部门及其工作人员，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明的，来本馆进行林业“三定”等档案的阅览、复制和摘录时，应当做好服务工作，并免收除复制成本费以外的各种费用。

       五、依法加强对延长山林承包期档案工作的指导监督

       各级档案行政管理部门要加大对乡镇、村档案工作的指导督查力度，加强对乡镇、村档案人员的指导和培训，不断提高档案管理水平，防止延长山林承包期档案的毁损和丢失。发现拒不归档、擅自销毁、涂改、隐匿档案的单位和个人，要依据法律法规的有关规定严肃查处，追究法律责任。

       各级林业和档案部门要加强协调，密切配合，形成齐抓共管、分级负责、层层落实的延长山林承包期档案工作管理体系。要加强对延长山林承包期档案管理的监督指导，在深入调查的基础上，研究制定有关业务规范、标准，把延长山林承包期档案管理工作纳入规范化建设的轨道。