关于在全市卫生系统开展档案和电子文件登记备份工作的通知
关于在全市卫生系统开展档案和电子文件登记备份工作的通知
各区、县（市）卫生局（社发局）、档案局，市属各医疗卫生单位：
为进一步提高全市卫生系统档案信息安全保障能力，不断提升档案工作服务卫生事业的水平，根据省委办公厅、省政府办公厅《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）和市委办公厅、市政府办公厅《转发市档案局<杭州市档案登记备份工作实施方案>的通知》（市委办发〔2010〕158号）要求，现就我市卫生系统开展档案和电子文件登记备份工作提出如下意见：
一、统一思想，充分认识开展档案和电子文件登记备份工作的重要意义
档案和电子文件是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好档案和电子文件登记备份工作，对实现档案证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合具有重要作用。各级卫生行政部门应站在全局和历史的高度，坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实档案法律法规和浙委办〔2009〕140号、市委办发〔2010〕158号文件精神，充分认识档案和电子文件登记备份工作的重要意义，在遵循“统一规划、突出重点、安全保密、有效利用”原则的基础上，规范电子文件管理和归档工作，积极开展重要存量档案数字化，加快数字档案室建设，通过脱机、在线等登记备份方式，全面推进档案和电子文件登记备份工作。力争到“十二五”期末，全市60%县级以上卫生行政部门及直属单位建成数字档案室，实现重要电子公文、电子业务数据和档案数字化成果的登记备份。
二、夯实基础，全面实施档案和电子文件登记备份工作
（一）做好电子文件的归档和管理。各级卫生行政部门及直属单位是保障本单位档案和电子文件安全、有效的第一责任部门，要对本单位的电子文件从形成、办理、传输、保存、利用到销毁等实行全过程管理。对具有保存价值的电子文件，要按照国家和省、市的有关标准进行整理归档，确保电子文件的真实、完整、长期可用；对已归档保存的电子文件，要加强安全管理，进行实时或定期备份，确保归档电子文件的真实性、完整性和有效性。
（二）加快重要档案数字化进程。信息化建设是实现档案利用数字化、网络化和信息共享的基础性工作。各级卫生行政部门及直属单位要坚持安全保密、价值优先、实用优先、开放优先等原则，将属于永久、长期或定期30年保管期限的文书档案(涉及国家秘密的除外)，永久和长期保管期限的业务档案，永久保管期限的会计档案等按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等要求，开展数字化扫描工作，加快重要声像、照片等载体档案的数字化转换，并将数字化成果归档保存。
（三）推进数字档案室建设。各级卫生行政部门及直属单位要根据《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》的要求，积极创建数字档案室，建立面向全部室藏档案的目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库及归档电子文件数据库，集中存储并管理数字档案信息；同时从实际工作出发，建立职务任免、荣誉、编研成果等常用专题数据库，为登记备份工作打下基础。
（四）向同级档案登记备份中心进行登记备份。各级卫生行政部门及直属单位应按照同级档案行政管理部门的要求，定期报送档案和电子文件的登记信息和备份数据，并负责登记备份内容的真实性、完整性和有效性。对于电子业务数据，可根据业务系统运行实际，采取在线或离线等方式进行移交备份；对于电子公文，应先将其转换（或导出），并采用一次写光盘或磁带等存储介质脱机保存后移交备份；对于传统档案的数字化成果，应将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质再进行移交备份。
三、健全机制，保障档案和电子文件登记备份工作顺利开展
档案和电子文件登记备份工作是一项全新的工作。各级卫生行政部门及直属单位要加强领导，成立由档案部门、信息中心及相关部门参加的登记备份工作机构，明确各部门职责任务，并将登记备份工作纳入单位工作规划和目标考核内容；加大对登记备份工作的资金投入，配备必要的信息化设备；明确登记备份工作目标任务和具体工作要求，按规定及时向同级国家档案馆登记备份。
各级档案行政管理部门要与同级卫生行政部门密切联系，不断完善工作协调机制，加强对档案和电子文件登记备份工作的指导和培训，加大督查和考核力度，推动全市卫生系统登记备份工作的顺利开展。
杭州市卫生局 杭州市档案局
