一、总体要求

坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实档案法律法规及《电子文件管理暂行办法》、上级关于做好档案登记备份工作相关文件精神，全面推进我市档案登记备份工作。通过电子文件和数字档案登记认证与数字备份相结合的方式，创新档案管理运行机制，建立电子文件和数字档案的安全保障体系和信息服务体系，着力提高档案工作服务大局、服务社会的能力，充分发挥其在全面建设惠及全市人民的小康社会中的积极作用。

二、工作原则

1．统一规划、分步实施。全市电子文件和数字档案登记备份工作实行统一部署、统一规划，并将纳入富阳市档案事业“十二五”规划和富阳市信息化建设“十二五”规划。

2．突出重点、统筹推进。区分轻重缓急，优先安排党政机关、涉及群众切身利益的民生领域、市重点建设项目的电子文件和数字档案登记备份工作。

3．安全保密、有效利用。严格按照有关法律法规和规范标准，采取有效技术手段和管理措施，确保备份档案数据安全，确保国家秘密、商业秘密和个人隐私安全。发挥电子文件和数字档案资源高效便捷的优势，为党委、政府中心工作提供档案利用服务，为相关组织提供档案真实性认证和数据恢复服务。

三、目标任务

从2010年开始，力争到“十二五”规划期末，主要完成以下七项工作目标：

（一）建立档案登记备份中心。根据电子文件和数字档案的安全备份需求，以数字档案馆为基础，在市档案局（馆）建立电子文件和数字档案登记备份中心，实现区域内电子文件和数字档案的集中管理，并建立异地容灾备份库。

（二）创建一批示范数字档案室。按照数字档案室考核标准，积极开展机关、团体、企业、学校、村（社区）数字档案室创建活动；扶持和培育、推荐一批省级示范数字档案室；加强各单位电子文件的安全保存和规范管理，加快重要档案的数字化转换，为开展电子文件和数字档案登记备份工作奠定基础。

（三）做好进馆序列单位相关档案移交和备份工作。依托电子政务系统，加强电子文件和数字档案登记备份中心与各数字档案室的对接，对各单位形成的电子文件和档案数字化成果，进行实时或定期移交登记和安全备份。

（四）重点抓好民生领域档案登记备份工作。对劳动就业、社会保障、教育、卫生医疗等民生领域中形成的业务电子文件和数据库进行登记备份。

（五）开展重大建设项目档案登记备份工作。对辖区内市级以上重大建设项目档案数字化成果（包括项目前期文件、隐蔽工程和竣工图等）进行登记备份。

（六）拓展其他领域相关档案登记备份工作。在自愿申请的基础上，积极引导和开展规模以上民营企业、其他社会组织以及个人形成的重要电子文件和数字档案的登记备份工作。

（七）完善相关配套服务。加强对电子文件和数字档案的登记认证、灾难恢复等服务，明确服务机构，完善服务设施。

四、档案登记备份范围和数据形式

(一）范围

根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份范围的档案包括：

1.法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

2.相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是各业务主管机关、人民团体及下属单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括劳动和社会保障、城乡住房和建设、医疗卫生、公安、教育、民政、农林、残联、环保、工商、质监、食品药品监督、安全生产监督、国土资源及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）；（2）国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案；（3）重点建设项目领域。重点是由富阳市级以上重点建设项目形成的对国家和社会具有长久保存价值的档案。

3．在自愿基础上，对非国有企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

国家和省市另有规定的，依照有关规定执行。

(二)档案数据形式

主要有三种数据形式：

1．电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。

2．电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

3．档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

五、登记备份的程序与时间要求

各单位首先应填报《各单位档案管理情况登记表》（见附件1），并做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作。

档案登记备份的具体程序和时间要求规定如下：

(一)程序

1．填写材料

各单位根据档案登记备份的时间要求，在移交档案登记备份数据前认真填写《电子文件和数字档案备份情况表》（包括续表，见附件2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《档案数据登记备份情况表》（续表）以档案登记备份载体（包）为单位填写，并包含每份载体（包）的唯一认证信息。

2．生成备份载体（包）

各单位应根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一认证信息），并做好备份载体（包）的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求分别如下：

(1)电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保障条件，确定不同的备份策略和方式，采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据（库）备份，并形成备份载体（包）。报送单位应确保备份数据的真实性、完整性和安全性。登记备份数据是否需要加密，根据各单位实际确定。

(2)电子公文。登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

(3)档案数字化成果。各单位应按照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》（浙档〔2007〕4号）和《富阳市机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》（富档〔2010〕 28号）等规定，优先将纳入登记备份范围的具有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换，并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。

　　3．报送和移交。

各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送给档案登记备份中心，同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类档案数据的移交方式分别如下：

(1)电子业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体（光盘、磁带等）方式移交。

(2)电子公文。采用在线传输或脱机载体移交等方式。

(3)档案数字化成果。采用光盘移交方式。

　　4．受理、审核。

档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家、省有关规定，及时进行受理、审核。审核内容包括以下两个方面：

(1)材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合浙委办〔2009〕140号文件和有关档案法规政策规定，《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整、有效。

(2)技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。

5．反馈。

档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案登记备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。

(二)时间

首次登记备份时间根据市档案局的通知安排办理。其后，各类档案数据的登记备份时间要求如下：

1．电子业务数据

电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每旬、每月备份；对于数据变动少的，可每季、每半年备份，但每年至少一次。

2．电子公文

电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。具体参照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

3．档案数字化成果

档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。

六、几点要求

（一）统一思想，提高认识。档案登记备份工作是省委、省政府的一项重大战略部署。通过此项工作的开展，可以有效保障档案(电子文件)的法律凭证价值；可以有效保障经济社会重要领域的档案(电子文件)安全；可以实现档案信息资源集约化管理，节约政府投资；可以强化对国家、社会重要档案资源的统筹监管。因此，市级机关、各乡镇（街道）和其他进馆序列单位要加强对上级有关文件精神的学习，统一思想，提高认识，增强信心，强化执行。

（二）加强领导，扎实推进。市级机关、各乡镇（街道）和其他进馆序列单位是保障档案（电子文件）安全和有效的第一道防线和第一责任部门。因此，各单位要加强领导，统一部署，要建立健全相关工作机构和协调机构，明确工作职责，健全管理制度，为电子文件和档案登记备份工作的顺利开展提供组织保障。要加大对档案登记备份工作的资金投入，为开展该项工作提供必要的经费保障。确保本部门、本单位电子文件和数字档案登记备份工作的顺利完成。

（三）强化监管，细化考核。根据省委建设“平安浙江”领导小组印发的《2010年度浙江省平安市、县（市、区）考核评审条件》（浙平安〔2010〕5号）文件精神，档案安全监管工作已纳入我省“平安浙江”考核体系，档案安全监管工作的重要内容就是档案登记备份工作。市档案局将根据文件精神，加大督查和考核力度，进一步细化考核条件，结合档案工作年检、档案执法检查、档案达标升级等工作，切实将此项工作落到实处。

（四）注重培训，提高技能。档案登记备份工作专业性强，技术要求高。市档案局将结合我市档案工作队伍实际，积极开展档案信息化知识技能培训，进一步提高我市档案工作水平。各单位也要在加强档案管理人员档案业务培训的同时，着重加强的计算机业务知识培训，重视新时期档案人才培养。另外，要充分发挥档案中介服务机构的作用，吸引社会力量参与电子文件和数字档案登记备份工作。在营造有利于电子文件和档案登记备份工作开展的环境上取得实效。

附件：1.各单位档案管理情况登记表

2.电子文件和数字档案备份情况表(包括续表)

3.档案备份数据移交、接收检验表