公共服务：档案馆事业的发展之本
公共服务：档案馆事业的发展之本
杭州市档案局（馆）
美国学者史蒂文·卢巴（Steven Lubar）曾说过：“档案是一种权力。生成档案就意味权力的产生，利用档案也是如此。”
随着社会主义市场经济体制的建立和发展，政府不断完善社会管理和公共服务职能，自身定位也由经济建设型政府向公共服务型政府转变。党的十六届四中全会提出：“加强党的执政能力建设，是时代的要求、人民的要求”。重视档案的公共服务，也是加强党的执政能力建设、贯彻实践“三个代表”重要思想的具体体现。档案工作虽然不是中心工作，但在为党和政府的工作大局服务，为广大人民群众服务的过程中，同样可以有为、有位。在这样的大背景下,近年来，我局馆在国家档案局、省档案局的指导下，在兄弟档案局馆的支持下，提出了“三个面向、三个服务”（面向机关、服务中心，面向社会、服务公众，面向未来、服务当前）和“以史为鉴，以人为本”的工作理念，积极发挥档案馆“四位一体”的功能，在档案公共服务方面做了一些有益的尝试，并收到了良好的效果。现向各位领导和同行们汇报如下：
一、档案公共服务的主要做法
（一）面向机关、服务中心
档案局馆是政府机关的一个部门，围绕党委和政府中心工作做好服务工作，是党和国家对档案工作的基本要求，也是档案部门的职责所在。在为中心工作服务方面，我们解放思想，破除消极被动的思维定势，主动出击，多管齐下，积极配合、参与、服务中心工作，充分发挥了档案资源之效。
一是紧密结合市委、市政府的中心工作，找准服务的着力点。
首先是围绕经济建设这一中心认真履行职责，搞好服务。2001至2002年，我市的经工、二轻、丝绸、机械、电子、仪表等8大局（公司）撤销，8大局（公司）下属很多企业单位破产、转制。我馆进行了认真的调研：撤销的8大局（公司）行政级别高，档案重要程度高；组建时间长，档案量大；过去很多是杭州的骨干企业，历史上为杭州的发展作出过巨大的贡献，在杭州工业经济史上有浓重的一笔，也是杭州市政府提出的“工业兴市”的重要基础；单位撤销，人心思走，工作难度特别大。因此我馆积极参与撤销、转制、破产的机关、企业档案工作：一是提前介入，通过市政府发文，要求各相关单位高度重视；二是加大指导力度，按规范收集整理；三是联系中介组织，加大整理力度，使这些档案及时规范进馆。近年来，我市撤销、转制、破产的机关、企业档案都在我馆下属中介机构全方位的帮助服务下及时进馆。
其次在重大事件、重大活动中主动介入，搞好服务。2003年4月中旬，我市出现了3例输入性非典病例。当时杭州市委、市政府的工作重点就是抗击非典，这成了一场没有硝烟的战争。档案工作虽然不在战场的第一线，但我们意识到，防治非典、抗击非典中所形成的档案资料是宝贵的经验积累，可为日后做好疫情防范工作提供很好的借鉴，因此在抗非典之初，就专门派员到市非典型肺炎防治工作领导小组办公室工作，负责收集档案资料，同时及时向全市各直属单位印发了《关于做好防治非典型肺炎文件材料收集归档工作的通知》，对人员的落实、归档的范围和要求，以及非典防治工作结束后档案的移交等都作了具体规定。由于在这次突发事件中我局馆有很强的责任意识和主动参与意识，为此被评为全市抗击非典先进集体。近年来，每逢市里的一些重大活动，如西博会、“七艺节”、“动漫节”、创建全国文明城市等，我们都主动介入，从活动一开始，我局馆就派人到组委会现场办公，指导档案的形成积累，确保档案的齐全完整，等该活动一结束，一整套档案资料及时进馆。
再次是围绕市委、市政府的重点文化工程建设，提供服务。去年，市委、市政府在进行西湖整治的同时，决定开展西湖文献征集和《西湖丛书》编纂工作，以进一步弘扬西湖文化。根据市委、市政府的工作部署，我局馆全力以赴做好配合工作，落实好“四提供”和“四明确”任务；同时按照“档案先行”的要求，提出了“九个一”的具体措施，得到了市委主要领导的高度评价。省委常委、市委书记王国平在批示中说：“在西湖文献征集工作中，要充分发挥各级档案部门的作用。”根据西湖丛书编纂指导委员会办公室的统一部署，承担了《西湖文献集成》第六卷《中华人民共和国成立以来西湖重要文献专辑》的编纂任务。为了使社会各界加深对杭州的了解，我局馆加强了档案资料编研工作，在挖掘馆藏资源的同时，多次派人到北京、上海等地图书馆搜集查找杭州旧日照片，在此基础上编辑出版了《杭州历史文化图说》和《近代杭州图集》。由于其中一些照片是目前发现的杭州最早的照片，特别珍贵，所以受到市领导和社会各界的重视，市委书记王国平先后两次批示给予肯定。为了进一步配合杭州市的文化建设，我馆现已着手进行《中国城市通鉴》（杭州卷）的编纂工作。
二是积极配合当前形势，发挥档案资源的效用。
今年以来，根据中央的统一部署，保持共产党员先进性教育活动在全国全面展开。作为全国开展保持共产党员先进性教育活动的试点城市，我市在这方面积累了较好的经验，得到了中央有关部门的高度评价。为配合全市开展的先进性教育活动，经过长时间的酝酿筹备，今年3月，我局馆与市委组织部联合举办了《杭州市党史和城市基层先进性教育活动试点工作成果图片展》。20多天的展览，市档案馆每天门庭若市,共有3万余名党员干部和群众前来参观。参观的人群中，除了来自市、区机关、直属企事业单位的在职党员外，还有许多入党积极分子，七八十岁高龄的老同志、老党员，年龄最大的为89岁。参观的同志普遍认为，在全市先进性教育活动期间举办这次展出，非常及时，具有深刻的教育意义。
在先进性教育图片展取得成功经验的基础上，我们又一鼓作气，与市委宣传部等部门联合举办了《以史为鉴、面向未来——杭州市纪念抗日战争胜利60周年展览》。展览运用馆藏的档案、图片和报刊资料、声像，以及征集的实物等翔实史料，在图文并茂地介绍全国抗日战争的同时，突出展示了杭州人民前仆后继、不屈不挠的抗日英勇事迹，揭露了日本帝国主义的侵略罪行，为全市广大市民和青少年进行爱国主义和革命传统教育提供了难得的教材。展览图片中有相当一部分是首次与杭州市民见面。展览于
（二）面向社会、服务公众
档案馆只有向社会开放，为公众提供全方位的档案资料利用服务才会有生命力。我馆在做好日常的档案查阅利用服务外，还在现行文件的查阅利用和爱国主义教育基地的建设上找到了开放服务新的突破口。
一是建立现行文件查阅中心，不断完善软硬件建设。
早在2002年新馆开馆之际，我馆就建立了现行文件中心并对外开放服务；今年 2月，经市编委批准，“杭州市现行文件查阅中心”在我馆正式挂牌。目前，我馆现行文件中心收集了杭州市的最新文件，包括地方性法规、行政规章、市政府文件，市政府各部门的政策性、规范性文件，以及1998年以来的《杭州政报》等刊物、资料共有7000余件（册）。去年4月，杭州市政府发布了《杭州市政府信息公开规定》，把各级各类档案馆及现行文件查阅服务中心作为政府信息公开的场所之一；去年9月，市政府办公厅又下发了《关于认真做好<杭州市政府信息公开规定>实施工作的通知 》，明确要求市和区、县(市)档案馆作为查询、利用同级政府部门主动公开信息的主要场所,要设置公共查阅室和资料索取点,并为公众做好服务工作。按照文件精神，我局馆积极抓好落实工作：首先是抓好全市各区、县（市）档案馆现行文件中心的设立工作。目前，全市8区5县（市）已全部设立了现行文件中心，接待公众查阅利用。其次是抓好本馆内的硬软件建设。在原来现行文件利用中心的基础上，对政府信息公开阅览室进行了场地改造。如扩大接待服务台，降低原服务台高度，以便更好地为利用者“面对面”和“平起平坐”的服务；添置了9台电脑，以便查询杭州市网上档案馆的档案资料；重新设计布置了墙面，不仅把本馆查阅利用指南上墙，而且把各城区档案馆、各专业及部门档案馆的地址和联系电话也上墙，进一步为利用者提供服务；进行了信息报送的业务研究，设计了信息报送目录格式，准备了有关材料；在网上设计加载信息数据交换模块，以便进行信息的电子报送等，得到了报送机关和利用者的好评。到目前为止，我们共接待利用了3000多人次。
档案馆通过档案文件的开放和服务的延伸，扩大了社会的影响力，提高了档案馆的知名度和美誉度。今年元旦，南京大学教授王尔康专门写来感谢信，对我馆的查档服务工作表示肯定和赞赏。信中说：“在查档过程中，我深感贵馆对资料的保存工作做得十分严谨细微，虽片纸残笺亦精心装订，使人得以窥见历史的真实面目，实为难得。”信中还写道：“贵馆的建筑气势恢弘，但踏入大楼却处处感到人性化的管理，毫无衙门气，使人有宾至如归之感。”
二是建设爱国主义教育基地，不断丰富教育内容。
我馆从2002年新大楼投入使用后，即着手进行爱国主义教育基地建设。2003年3月，被命名为下城区爱国主义教育基地，同时正式对外开放；同年8月，又被命名为杭州市爱国主义教育基地。我馆爱国主义教育基地展厅计面积1000余平方米，包括一楼固定展厅、二楼专题（活动）展厅、档案实物陈列厅、音像厅、休闲厅等。一楼固定展厅，面积有
（三）面向未来、服务当前
档案工作是一项功在当代、利在千秋的事业，是一项事关长远的社会基础工作。档案的开放服务，既要有丰富的档案资源为基础，又要有现代化的利用服务方式和手段作保证，两者相互作用，缺一不可。为此，我们一手抓基础建设，一手抓信息化建设。
一是加强收集，夯实档案资源基础。
为了保证档案馆为社会开放服务的可持续发展，我们把档案馆资源建设作为头等大事来抓。每年除按规定接收党政机关、部分企事业单位的永久、长期档案及破产企业档案外，我们着重在收（征）集地方特色档案、名人档案、重大活动、照片、视频档案上下功夫，收集的范围也从本市扩大到全国。去年4月份，我局派专人赴北京，在中央档案馆、第一历史档案馆及北京图书馆征集到有关杭州的珍贵档案资料，如毛主席
在扩大文书档案收集的同时，我们还加强了声像档案资料的采集。我局馆在2002年就成立技术处声像档案室，年底购置了非编系统。我们通过网上下载和电视采集卡进行采集，用摄像机、照相机进行拍摄等技术手段进行素材的采集和积累；通过非编系统对视频、音频及照片等声像资料进行加工、编辑、备份和刻录。到目前，已下载采集了杭州新闻、杭州专题节目、杭州市重大活动和重大会议约
二是加快网上档案馆建设步伐，更好地适应信息化时代档案的开放服务。
现代信息技术的应用，“以人为本”观念的确立引发了档案管理和开放服务方式等的一系列重大变革。政治文明、精神文明的发展，社会公众民主意识的觉醒，文化需求的增长，信息需求的多元化等等，对档案开放内容和服务方式提出了新的要求。为适应新形势的发展，2003年4月，我们启动了杭州市网上档案馆项目的建设。之所以叫“网上档案馆”，而不是一般所说的“数字档案馆”，是因为我们考虑的重点是在档案资源的数字化基础上，通过不同层次的网络，向社会各界提供档案、文件信息的利用服务，真正提高档案信息化的成效。
在建设杭州市网上档案馆时，我们以实际应用需求为出发点，充分利用现代计算机技术，尤其是数字图像处理、网络和数据库等高科技手段，全面解决目前档案资料管理难度大、效率低、调阅困难等问题，使档案管理实现科学化、现代化、自动化。目前已完成馆藏档案数字化260万页，录入条目220万条。杭州市网上档案馆的建设目标是依托杭州市政务外网，与杭州市所属的各级档案管理部门实现电子档案自动采集、统一的档案资源管理，通过信息技术手段实现杭州市档案馆的各类档案资源充分的、有效的、依据相关权限和安全控制的利用和检索，为杭州市各级政府部门实现档案信息资源检索、协同办公、决策支持等服务；同时，通过英特网，对全社会实现开放档案的网上服务，以达到文件档案资源的便捷共享。经过各方的努力，目前网上档案馆项目一期已通过验收，二期业已运行，三期正在进行招投标。
二、档案馆公共服务的初步成效与体会
通过档案的公共服务，我们深深地体会到：档案馆公共服务是自身的需要，是档案馆存在的理由，发展的动力，生命的灵魂。对于档案馆而言，公共服务带给档案馆的不仅是利用者的需求满足，还有日益广泛的领导重视、社会认可，以及随之而来的理解、支持和各种资源。档案的公共服务对档案馆的自身建设也提出了许多新的要求，从而对档案馆的发展起到了全面地推动作用。总之，档案馆公共服务是档案馆的立足之本，也是自身前进的动力机制。开放档案对社会、公民不仅仅是简单的给予，更是一种获得，档案馆通过公共服务获得的来自档案馆外部和内部的强大动力，是推动新时期档案馆转型和发展的巨大能量。
（一）公共服务赢来了领导的重视和关心。
一是领导到局馆视察指导工作多了。去年，市委常委、常务副市长盛继芳，副市长孙景淼、裴长洪分别来我局馆视察调研工作，对我市档案工作提出了要求和希望。今年3份举办先进性教育图片展前夕，市委常委、组织部长于跃敏亲临档案局馆检查图片展准备工作。展览期间，市政协主席虞荣仁，市人大常委会党组书记、常务副主任吴键、副主任安志云，副市长杨戌标等领导参观了展览并听取工作汇报。在筹备《以史为鉴、面向未来——杭州市纪念抗日战争胜利60周年展览》期间，市委常委、宣传部长张鸿建在展前、展中三次亲临档案馆了解和察看展览情况，对我馆工作提出要求。
二是档案工作在领导心目中的份量重了。去年，省委常委、市委书记王国平在短短半个月时间里连续3次对我局馆工作作出批示。我局馆拟订《中国城市通鉴》（杭州卷）编写的主体方案上报市政府后当天就得到了孙忠焕市长的批示支持，并落实了经费；最近，孙忠焕市长又在德国大使馆关于“德国海德堡建筑设计”展事宜的来函上批示，要求市外办与我局馆研究与德国海德堡市联合办展事宜；平时在内外事接待活动和出国访问中，孙市长还经常把我馆编著的《近代杭州图集》作为礼品书赠送。市人大常委会党组书记、常务副主任吴键在今年4月视察档案局馆、听取工作汇报后，当场表态，同意我局提出的档案立法建议，指示我们抓紧做好立法调研准备工作，并表示今年下半年市人大主任会议专门安排听一次市政府关于档案执法情况的汇报；前不久，应我局要求，市人大常委会副主任安志云调整了原有计划，带领我局和人大有关工委同志，专程赴广东进行立法调研。市政府办公厅及有关部门领导也给予我们的工作极大的支持。去年，由市政府副秘书长、办公厅主任许小富带队，专程去北京拜访了国家档案局领导，并参观了中央档案馆和一史馆。
三是影响档案事业发展的一些实际问题得到解决。在市有关部门的大力支持下，档案经费有了大幅度的增加。今年，在去年经费较大幅度增加的基础上，又增加了100多万，全年我局馆各项经费总额超过了1000万。增加了机构编制和领导职数。今年，市编委发文同意我馆档案保管处增挂杭州市现行文件查阅中心牌子，同时还增加事业编制2名，处级领导职数1名。市政府还将《杭州市档案事业发展十一五规划》和《杭州市档案信息化建设实施纲要》列入全市“十一五”规划编制体系中；把网上档案馆的开发和建设纳入《杭州市信息化发展总体规划》（2004-2010年）中，并列为杭州市电子政务重点建设项目之一。
（二）公共服务赢得了社会的理解和支持
开放服务带给档案馆的不仅是利用者的需求满足，更多的还是日益广泛的社会理解和公众的支持。我馆今年举办的两次展览，让更多的人走进了档案馆并理解了档案工作。有些参观者在参观展览后说，印象中的档案是尘封的历史，档案工作远离中心和大局，往往不在人们的视野中，而《图片展》不仅与中心工作紧密结合，同时也让他们走近档案局馆，真切地感受档案和档案工作，档案局馆不是铁门紧闭的衙门，而是有历史的厚重感、浓浓的文化气息和品位的公共文化事业机构。有些参观者还带上家属和小孩一起来档案馆，接受革命传统和文化教育。先进性教育图片展中的图片和文字素材，都是由杭州各城区和市属各大系统组织部门提供，我局馆负责统一编辑制作。在筹备展览初期，有个别城区和系统对提供资料并没有给予太大的重视，展览一展出，各单位提供和展出的资料数量一目了然，可比性强，对各自的工作触动很大。参观者在看到自已熟悉的图片和面孔时，往往驻足流连，指点再三，久久不肯离去，说幸亏档案工作做得细，资料收得全，有些单位和同志还在自己相关的图片前拍照留影，有些城区把本区的所有图片和参观工员加以拍摄再归档。那些图片展出相对较少城区和系统的有关领导不无遗憾地说：有些工作我们都做过的，由于一时疏忽，做过的工作要么没留档，要么没有及时提供，总之，这一次展览也是对我们档案意识的培养和教育，在平时工作中，我们一定要注重档案资料的积累和收集，重视和支持档案工作，在需要提供利用时能有更多的资料可以调用。不少社会人士在参观杭州市纪念抗日战争胜利60周年展览之后也主动联系工作人员，捐献出了自己收藏的有关抗日战争时期的历史资料和实物，丰富了展览内容。一些捐赠者说，这些东西是平时自己喜欢的收藏品、传家宝，但把它捐献出来，放在展厅让更多的人参观接受教育，更能体现其社会价值。
（三）公共服务引来了媒体的聚焦关注
档案馆的开放服务是媒体追逐的热点。2002年9月，《钱江晚报》上曾有一整版报道，宣传档案馆设立现行文件查阅中心开放“红头文件”；《杭州日报》曾以“档案馆的新热点：房产、就业”作了大篇幅的报道，其他媒体也常有追踪报道。去年10月，《都市快报》专门为我馆开辟了《杭州老底子》栏目。杭州市纪念抗日战争胜利60周年展览更是受到了新闻媒体的普遍关注，各新闻媒体竞相对展览进行了多角度的报道宣传。对于展览的筹备和开幕式情况，《杭州日报》、《每日商报》等报纸给予了跟踪报道；
（四）公共服务促进了档案馆的自身建设
为了切实做好档案馆的开放服务工作，我馆在狠抓业务建设的同时，注重抓好机关的自身建设：一是按照全市统一部署，结合局馆实际，扎扎实实开展了机关效能建设，努力提高依法治档之能，发挥档案资源之效。二是采取一系列措施，开展机关文化建设。为了使局馆的文化品位更高，文化气息更浓，凝聚力和战斗力更强，通过召开动员会、座谈会、向全局干部职工征集机关文化主题词、向社会征集“杭州档案”形象标识等形式，积极开展机关文化建设，努力增强广大机关工作人员的大局意识、开放意识、创新意识、沟通意识，营造“敬业、求实、合作、创新”的机关文化和“想干事、敢干事、能干事、干好事”的良好氛围。为了外塑形象，专门设计印制了自己的“名片”——“杭州档案”宣传册，包括“杭州档案”形象标识、局馆简介、工作理念、机关文化主题词、联系电话和地址、档案馆基本功能、查档指南等内容；对办公楼的大厅、楼道等公共场所进行重新设计装修，装修后的大楼，灯光通透明亮，地毯色彩柔和，墙上挂着的一幅幅近代杭州的照片，散发出浓浓的历史和文化气息。为了更好地为广大市民服务，特地在局馆大门外的两侧竖起两块“杭州市档案馆欢迎您”的大幅彩色喷绘牌子，除介绍档案馆“两基地、两中心”的基本功能外，专门介绍了档案资料和现行文件查阅中心、爱国主义教育基地的具体情况，其查阅利用和开放参观的内容、时间和联系电话一目了然，尤其是标题中一个“您”字，为民服务多了颗“心”，体现了“立党为公、执政为民”的公仆意识，也树立了开放的档案馆形象。三是加强队伍建设。通过竞争上岗、公开选聘、内部交流等方式，加快干部队伍的年轻化、专业化；通过请进来、走出去，举办各种讲座、培训、演讲比赛等方式，开阔视野、更新观念，不断提高广大干部职工的综合素质，努力培养和造就一支适应新时期新要求的档案专业队伍。
