做好档案工作  服务城市建设

杭州市建委在全市档案年检会议上的发言

“十五”以来，在城市化战略的推动下，杭州市城市建设进入前所未有的发展期，城建项目多，面貌变化大，对城市建设档案工作提出了新的更高的要求，在省、市档案局的具体帮助指导下，我委把档案工作作为工作的一个重要有机组成部分，创新机制，完善制度，规范管理，使建委的档案工作上了一个新台阶。2003年5月，档案工作目标管理通过了省二级认定，同10月又通过了目标管理省一级认定。近年来先后被评为全市档案工作优秀集体、“十五”期间全市档案工作先进集体。历年档案年检都取得较优好成绩。我们主要做法是：

1、领导重视，目标明确。建委领导对档案工作一直十分重视，通过不断地学习、宣传和贯彻《档案法》，把档案工作纳入以法治档，科学管理的轨道。同时通过调研，针对薄弱环节，解决实际问题。在城市建设高速发展期，我们审时度势，提出了档案工作“基础实，制度严、思路新、服务好”的指导思想，从抓好基础建设和理顺档案管理体制入手，充分发挥档案专业优势，整合档案信息资源，在狠抓工程建设同时，着力加强对档案工作领导，确保城市建设高速发展时期档案价值作用的充分体现。在人力、物力、资金上舍得投入，只要是档案工作需要的尽可能满足。从根本上保证了建委档案工作的顺利开展。

2、注重基础 强化收集。我们从三个方面来保证档案的收集归档工作有序开展。一是建立和完善机关档案网络小组，充分发挥兼职档案人员的作用，通过定期召开档案网络小组会议，不断提高兼职档案人员的档案意识，平时注重加强与兼职档案人员的联系，采取年初收集与平时收集，定期移交与登门收集相结合，及时了解业务档案形成和相互间的联系;二是规范管理，把档案收集、移交列入各处室年度目标考核，我们在2003年就建立了分门别类的档案收集范围目录，通过多次征求各处室、部门的意见，最后以会议纪要的形式下发各处室执行。会议纪要既明确共性收集的文件材料，还根据各处室的工作职责，细化了需收集和归档的目录，逐步地、有计划地扩大业务档案的收集管理范围。三是编辑每周《城建动态》，及时了解掌握机关工作内容与动向，做到心中有数，积极主动地介入各项重点工作，超前服务。四是加强对临时机构的指导帮助。近年来为推进重大工程的建设，创新管理机制，组建了指挥部或领导小组办公室，针对这一实际，我们及时介入管理，如 “一纵三横”道路综合整治办公室、“五纵六路”、“两口两线”“十纵十横”等建设指挥部办公室等，我们在成立之初，就及时上门进行档案业务知识的宣传和指导培训，督促制订相关制度，落实人员，确保工程建设按计划推进的同时，档案工作同时跟进。通过多种努力，档案的收集归档日趋完整、规范，不仅保证所有登记在册的文件完整，还不失时机地收集了各部门的业务文件。丰富了档案信息，档案利用率大大提高

3、整理规范,归档有序。根据国家档案局第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，在市直机关中率先对机关原档案归档范围和保管期限进行修订，期间主动与市档案局沟通，反复酝酿，形成比较完善的文本，并经各处室讨论委领导同意后，报送市档案局审核批准。2007年度档案实施新的保管期限。我们在档案整理、装订、盖章、装盒等工作中，严格按照有利于档案保管、查找利用等要求，规范操作力求完美。

4、搞好衔接，一体化管理。我们从2002年开始就尝试将建委OA网与市档案局提供的档案软件有效链接，先后使用了安特、泰宇软件，去年开始又升级为龙宇，经过与软件开发单位及建委信息中心沟通协调，逐步完善了档案转换接口，使机关文件能及时完整转入档案软件，档案全文归档有明显提高。

5、主动编研,服务社会。我们围绕建委中心工作，先后编辑不同载体，不同形式的编研成果，一是以文字为载体编辑《全宗介绍》、《组织沿革》、《历年大事记》、《历年年鉴》、《会议简介》等；二是以图片为载体编辑了《构筑大都市——2003年杭州市建设管理纪实》（2004年被市档案局评为编研成果一等奖）；三是以媒体为载体编辑《城建1999》、《杭州的昨天与今天》、《迎接钱江新时代》、《入城口整治》等录像片。结合近年来城市重点建设，还先后编辑了《“33929”工程简介》（2006年被市档案局评为编研成果三等奖）、《“三口五路”综合整治工程简介》及《一纵三横道路综合整治专题汇编》等编研成果。为保持重点工程档案资料的完整性，连续性，我们对改革开放以来特别对九十年代的市政重大建设项目进行了整理编研，编辑完成了《“八五”“九五”期间重点建设项目集录》，这些编研材料真实地记录了城市建设发展时期的历史轨迹，是档案信息的浓缩，为研究利用者提供翔实资料。

回顾近年来建委的档案工作，主要有以下几点体会：

1、机构创新是关键。从组织体制上体现精简、统一、高效的特色，委领导结合建设任务繁重的实际，提出“一馆两地”的档案工作新思路，从体制上将委机关综合档案和城建档案相统一，实行一个机构，两地管理，也就是把市建委机关及全系统的档案管理与市城建档案管理紧密结合，实现了统一协调管理，理顺了档案工作的各种关系。

2、制度建设是保障。管理措施体现制度创新的特色。档案工作列入机关各处室年度工作目标考核，根据各处室档案工作存在问题和薄弱环节，分别确定档案工作考核目标，并与年终奖励挂钩。这一制度的建立推动了基层档案工作的规范化管理。

3、档案队伍建设是基础。在档案工作发展中，档案人员的工作责任心和业务素质很重要，我们有一支热爱档案工作，为档案事业默默奉献和有强烈责任心的档案队伍，并通过不断地学习培训、交流，提高业务素质和能力。

4、机制创新是活力。工作中我们注重档案实体管理到同时注重档案信息数字化管理的转变；注重文书档案管理到同时注重各门类档案管理转变；注重机关内部档案的整合到同时注重所属单位档案的整合三大转变。在具体工作中坚持三个创新，即创新档案管理机制；创新档案工作制度；创新档案服务方式。

近年来我们档案工作虽然取得了一些成绩，但与领导和业务主管部门的要求。与兄弟单位相比，还有一定的差距，我们将认真贯彻这次会议精神，学习借鉴大家的先进经验，取长补短，进一步做好建委档案工作，为共享生活品质之城再作新贡献。