根据省、市关于林权档案建设的有关要求，江西省遂川县按照收集好、整理好、保管好、利用好的原则，明确了林权档案工作的要求，并分县、乡（镇）两个层次进行建设，其中乡镇的林权档案目录报县林改办备份。

 

收  集

　　林权档案可分为静态档案和动态档案。静态档案指林权登记申请表、受理表、公示表、宗地地形图等，这些档案被收集以后内容已固定，不再增加了。动态档案指综合档案中的文书档案、影像资料及林业要素市场中的林权流转资料、林权抵押贷款、森林资源资产评估、市场信息等，这些档案随着时间推移还需不断更新。为了统一林权档案的标准，遂川县的林权登记申请表、受理表、公示表等表格均由县林改办统一印制分发至各乡镇场，外业勘界结束，各类表格填写完整，经县林改办验收合格后，再由档案管理员登记入库。综合档案由文书平时注意收集，每隔一定时间整理一次。林业要素市场内设各中心的档案由各中心收集整理，年终统一归档。

 

整　理

　　档案入库后需进行分类、整理。遂川县的林权档案主要分以下两类，一是宗地档案，内容包括林权登记申请表、林权登记公示表、受理林权登记申请登记表、责任山承包合同书，权源依据、宗地地形图(蓝图)、身份证复印件、各类证明；二是综合档案，内容包括省、市、县有关林权登记文件、方案，乡、村、组林改方案，县林改办文书资料，林改简报，林权登记台账，林权证发放登记表、林权登记申请表校对表及有关统计报表、计算机数据资料，影像、图片资料，林业要素市场各中心办档案。

　　宗地档案中的林权登记申请表、权源依据、身份证复印件、各类证明等材料统一存入以户为单位的林权档案袋中。林权登记公示表、受理林权登记申请登记表、责任山承包合同书以村或组为单位装入林权档案袋中。综合档案按照一般文书档案进行整理归档。

　　林权档案分类整理好后放置到档案密集架上。为便于管理，对档案密集架进行排序编号，制作乡镇村组卡片标贴在密集架上，一般情况下，一列密集架为一个乡(镇)的档案，一个档案箱为一个村的档案，其中专门存放宗地档案中分户装袋的林权登记申请表、权源依据、责任承包合同书。组与组之间的档案用贴有组别卡片的塑料垫板隔开。宗地档案中的林权登记公示表、林权登记受理申请登记表专门安排一列存放。综合档案根据其资料多少安排数列密集架，不同性质的资料如文书档案、音像资料、今后的林业要素市场资料等分别存放于一个档案箱。林权档案卡片内容为林权档案名称、数量、建档时间、建档人。同时，还根据各乡镇场及综合档案的排列顺序，制作林权档案分布查询图，张贴在档案室的醒目位置，方便查询。

 

保　管　　

　　一是高起点、高标准完善设备设施。建立标准化档案管理机房，购置高性能的微机、专用打印机、扫描仪及移动数据备份存储设备；参照国家档案库房建设标准，建立了具备防火、防潮、防盗功能的林权档案室，配置了符合国家行业标准的直列式手动档案密集架。

　　二是建立、健全了各项规章制度及管理机构。遂川县成立了专门的林权档案管理机构，有专人负责林权档案收集、整理、归档及档案室管理工作。同时制定了《计算机机房管理制度》、《计算机房值班制度》、《遂川县林权档案管理办法》、《遂川县林权档案库房管理办法》等，确保了计算机房及设备正常有序工作，保证了林权档案的安全、整洁，延长了档案使用寿命；制定了《林权档案管理员岗位职责》，明确林权档案管理员基本职责。

 

利　用　　

　　档案利用依靠手工和电子查询来完成。手工查询通过纸质档案目录进行，由于对林权档案进行了分类整理，此种方法速度也较快。遂川县共建立了两个电子查询系统：

　　1． 林权宗地电子查询系统。这部分可以直接利用江西省林权证管理信息系统，能方便快速地查询到每宗地各项因子及其他信息。

　　2． 综合档案电子查询系统。这部分必须应用专门的档案管理软件，把档案通过扫描仪或数码设备进行数字化，建立电子检索目录，然后就可以方便快速地查询档案。?笮

林权档案应包括的内容和管理原则

（摘编自《福建省林木林地权属档案管理办法》）     

 

★文本类林权档案应当包括下列内容：

　　(一)以县(市、区)为总体，涉及集体林权制度改革及其林业经营管理活动中有关林权管理的方针、政策、法律、法规，县级、省市级林权制度改革检查验收资料，以及其他有关的规范性文件等基础资料；

　　(二)村级集体林权制度改革中依法形成的改革成果资料。主要包括：林权制度改革方案、村民会议或村民代表会议决议、上一级人民政府对该村改革方案的批复、各类承包合同等权源证明材料，改革中有关特殊事项的处理，以及村级林权制度改革检查验收资料等；

　　(三)林权初始登记过程中依法形成的宗地权源资料和技术数据。林权权利人申请林权登记申请表；个人身份证明、法人或其他组织的资格证明、法定代表人或者负责人的身份证明、法定代理人或者委托代理人的身份证明和载明委托事项及委托权限的委托书；申请林权登记的权属证明文件；按规定要求应当提交的有关文件；

　　(四)受理林权登记申请清册、林权证发证登记册、林权登记台账、自留山清册；

　　(五)林权登记公示材料、异议材料和登记机关的调查材料和审查意见；

　　(六)初始登记涉及的其他有关图表、数据资料等文件。

　　如宗地区划图、外业调查表、以村(场)为单位的初始登记林权分布图和林权权属基本图等；

　　(七)林权变更、抵押、注销登记过程中形成的宗地权属变化资料和技术数据。林权权利人申请林权变更、抵押、注销登记申请表；全国统一式样林权证；发生林权变更、抵押、灭失的有关权源证明材料；按规定要求依法应当提交的有关证明文件资料和技术数据资料；年度林权变化有关宗地数据统计表、册等；

　　(八)林权争议和尚未登记发证的有关资料。

　　★电子类林权档案应当包括下列内容：

　　(一)以县(市、区)为总体，按乡(镇)以村(场)为单位的村级林权初始登记表、册、图数据库；

　　(二)以宗地为单元的林权初始登记及林权权利人所持有的林权证及宗地界至图数据；

　　(三)林权变更、抵押、注销登记数据记录；

　　(四)林权初始登记档案电子数据光盘；

　　(五)年度各类林权变化登记档案电子数据光盘。

　　★建立林权档案应当符合便于管理和使用的原则:

　　(一)按乡(镇)以村(场)为单位，宗地为单元，按权利人建档；

　　(二)已发换全国统一式样林权证的林权登记文本原始资料，应当及时规范整理、分类存档，同时制作电子档案，备考使用；

　　(三)文本档案资料应当分类造册、做到目录清晰、规范齐全。